RODO w kadrach - strona 2 - Portal Kadrowy

Poznaj praktyczne odpowiedzi ekspertów na pytania związane z ochroną danych osobowych osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy.

Termin wypłaty ekwiwalentu za urlop po rozwiązaniu umowy – stanowisko GIP z 2 marca 2026 r.

Rozwiązanie umowy o pracę w połowie miesiąca zawsze rodzi pytania o prawidłowy termin rozliczeń. Jeśli pracownik odchodzi 15 marca, a stały termin wypłaty wynagrodzeń w firmie przypada na 10. dzień kolejnego miesiąca, dział kadr musi ustalić, kiedy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Czy należy poczekać do 10 kwietnia, zgodnie z harmonogramem płac, czy rozliczyć świadczenie już w marcu? Czy wypłata dopiero w kolejnym miesiącu może zostać uznana za wykroczenie przeciwko prawom pracownika? Czy też może pracodawca – dla bezpieczeństwa – może wypłacić ekwiwalent wcześniej, np. dzień po ustaniu stosunku pracy? Wyjaśniamy, jakie rozwiązania są dopuszczalne i które podejście minimalizuje ryzyko sporu z pracownikiem lub kontroli PIP.

Zgody kandydata do pracy na przetwarzanie danych – gdzie je przechowywać?

Pytanie: Czy w aktach osobowych mogę przechowywać klauzulę zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy, zgoda na nieodpłatne rozpowszechnianie wizerunku?

Analiza ryzyka związana z przetwarzaniem danych osobowych – jak pracodawca powinien ją przeprowadzić?

Pracodawca-administrator danych osobowych jako organizator procesów ich przetwarzania, powinien dobrać zabezpieczenia do ryzyka wiążącego się z przetwarzaniem danych osobowych. Właściwa inwentaryzacja procesów przetwarzania umożliwi przypisanie im konkretnego ryzyka, a na tej podstawie środków ograniczających stwierdzone ryzyko. W jakich okolicznościach i w jaki sposób administrator powinien taką analizę przeprowadzić?

Pracodawca nie zapewni niezależności IOD – jakie mogą być konsekwencje?

Pracodawca-administrator wyznacza Inspektora Ochrony Danych (IOD) w sytuacjach określonych przepisami RODO, np. jeżeli jest podmiotem publicznym lub przetwarza na dużą skalę szczególne kategorie danych osobowych, np. danych dotyczących zdrowia. Jednocześnie, na gruncie przepisów RODO pracodawca ma obowiązek zapewnienia niezależności inspektora. Kiedy ten obowiązek nie jest wykonywany prawidłowo? Jakie konsekwencje mogą dotknąć pracodawcę, jeżeli nie zapewni inspektorowi ochrony danych niezależności?

Odpowiedzialność pracodawcy za dane osobowe na stronie internetowej i w mediach społecznościowych

Nierzadko na stronie internetowej administratorzy udostępniają możliwość wyrażania opinii i dodawania komentarzy; jeszcze większe możliwości w tym zakresie oferują administratorom media społecznościowe. Tym samym na stronie/profilu mogą znaleźć się różne treści, nawet dane osobowe. Czy za informacje wprowadzane przez innych użytkowników odpowiada administrator – właściciel strony lub odpowiednio profilu?

Dane osobowe – czy pracodawca może przekazać je związkowi zawodowemu?

W praktyce prawa pracy organizacje związkowe oczekują od pracodawcy określonych informacji, niezbędnych do realizacji zadań ustawowych. Czy pracodawca jest każdorazowo obowiązany do udostępnienia wnioskowanych informacji? Czy w tym trybie powinien udostępnić także dane osobowe pracowników, jeżeli związki zawodowe wnioskują o te dane np. w związku z organizowanym referendum strajkowym?

Wysłanie świadectwa pracy do niewłaściwej osoby – co powinien zrobić pracodawca?

Z przepisów RODO wynika dla administratora obowiązek ochrony danych osobowych. Dla pracodawcy oznacza to konieczność ochrony danych osobowych kandydata i pracownika we wszystkich procesach aktywnego przetwarzania, a następnie podczas obowiązkowego przechowywania dokumentacji archiwalnej (w przypadku pracownika). Czy wysłanie świadectwa pracy do niewłaściwej osoby wywołuje nowe obowiązki pracodawcy?

Czy pracodawca może informować w regulaminie pracy o monitoringu poczty, jeśli go nie realizuje?

Monitoring wizyjny jest taką postacią przetwarzania danych osobowych, której rozpoczęcie nakłada na pracodawcę szereg obowiązków. Monitoring może dotyczyć także systemów informatycznych, w tym poczty elektronicznej (służbowej). Ustawodawca kładzie szczególny nacisk na obowiązki informacyjne wobec pracowników, którzy mogą być objęci takim monitorowaniem. Czy pracodawca może informować monitoringu poczty, a następnie odstąpić od jego prowadzenia?

Naruszenie ochrony danych – jakie czynniki ryzyka powinien brać pod uwagę pracodawca?

Wystąpienie zdarzenia mogącego stanowić naruszenie ochrony danych (np. zgubienie świadectwa pracy) wywołuje liczne obowiązki administratora. Podstawowym jednak jego obowiązkiem jest ocena zdarzenia jako potencjalnego naruszenia. Administrator powinien przy takiej ocenie wziąć pod uwagę kryteria oceny ryzyka zdarzenia, określające m.in. jego charakter, skalę i konsekwencje dla osób, których dane dotyczą.

Publikacja zdjęcia pracownika np. w poczcie e-mail lub intranecie – czy pracodawca musi mieć zgodę?

Korzystanie z pracowniczego wizerunku jest standardem w wielu procesach biznesowych pracodawcy, niektóre z nich mają charakter marketingowy, inne wiążą się z potrzebami pracodawcy np. w zakresie zapewnienia sprawnej komunikacji wewnętrznej. Czy pracodawca musi pozyskać zgodę pracownika na publikację jego wizerunku w swoich zasobach? Sprawdźmy.

e-Poradnia

Zadaj pytanie ekspertowi i uzyskaj odpowiedź do 2 dni roboczych!

Kategorie