Kanały zgłoszeń nieprawidłowości w firmie i zgłoszenia anonimowe

16.07.2021AKTUALNE

Unijna dyrektywa o sygnalistach nakłada na pracodawców m.in. obowiązek ustanowienia odpowiednich kanałów zgłoszeń nieprawidłowości. Jakie kanały zgłoszeń nieprawidłowości w firmie można wyróżnić? Czym kierować się wybierając odpowiedni kanał zgłoszeń w swojej organizacji? Czy mogą one zapewniać anonimizację sygnalisty? Jak w takiej sytuacji podchodzić do kwestii jego ochrony wynikającej z przepisów?

Z artykułu dowiesz się m.in.:

Na czym polegają zgłoszenia wewnętrzne i zewnętrzne sygnalistów oraz którym z nich pracodawca powinien zapobiegać
Czym jest kanał zgłoszeń dla sygnalistów
Jakie rodzaje kanałów zgłoszeń nieprawidłowości w firmie możemy wyróżnić
Jak wybrać kanał zgłoszeń odpowiedni dla swojej organizacji
Czy kanały zgłoszeń mogą zapewniać anonimizację sygnalisty

W kolejnej części naszego cyklu artykułów dotyczącego nowych obowiązków spoczywających na pracodawcach, w związku z planowym wdrożeniem do polskiego porządku prawnego tzw. dyrektywy o sygnalistach, czas przejść do omówienia możliwych kanałów zgłoszeń nieprawidłowości.

Obowiązek ustanowienia kanału zgłoszeń nieprawidłowości

Dyrektywa w art. 8 ust. 1 nakłada na podmioty prawne, zarówno w sektorze prywatnym jak i publicznym (z uwzględnieniem wielkości zatrudnienia i harmonogramu, o którym pisaliśmy w poprzednich artykułach, obowiązek ustanowienia kanałów i procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych.

Zgłoszenia wewnętrzne to takie zgłoszenia, które dokonywane są w ramach firmy – czyli krótko mówiąc do pracodawcy. Ich przeciwieństwem są zgłoszenia zewnętrzne, dokonywane do wyznaczonych do tego celu organów.

Celem pracodawcy powinno być zapobieganie zgłoszeniom zewnętrznym. Mogą one bowiem doprowadzić nie tylko do poważnych strat wizerunkowych, ale także do odpowiedzialności finansowej czy karnej. Dlatego też tak ważna jest prawidłowa organizacja i skuteczne działanie wewnętrznego kanału zgłoszeń nieprawidłowości. Istotne jest również budowanie w pracownikach przekonania, że skorzystanie z takiego kanału nie będzie narażać go na nieprzyjemne konsekwencje.

Czytaj również:
Unijna dyrektywa o sygnalistach – pracodawcy powinni przygotować się na nowe obowiązki

Czym jest kanał zgłoszeń dla sygnalistów

Kanał zgłoszeń to sposób, w jaki pracownik może przekazać pracodawcy informację o dostrzeżonej nieprawidłowości w działaniu firmy.

Rozwiązania techniczne mogą być bardzo różne. Począwszy od skrzynki, do której pracownik może wrzucić swoje pisemne zgłoszenie, przesyłania zgłoszenia drogą pocztową bądź za pośrednictwem platformy online, po umożliwiające zgłoszenia ustnie, dedykowane do tego linie telefoniczne po wyznaczenie zewnętrznych doradców. Dyrektywa nie stawia w tym zakresie konkretnych wymogów, pozostawiając wybór pracodawcy. Trzeba wobec tego odpowiedzieć sobie na pytanie, jak dokonać wyboru kanału zgłoszeń odpowiedniego dla swojej organizacji.