Długotrwałe choroby a niewykorzystany urlop wypoczynkowy – do kiedy pracownik musi wykorzystać urlop zaległy
Pracownica większość czasu w tym roku chorowała, stąd nie miała kiedy wykorzystać ani urlopu tegorocznego, ani zaległego. Od połowy września wraca już do pracy. Czy w tej sytuacji urlop zaległy za 2025 rok może wykorzystać nieco później niż do końca września?
Skoro pracownica powróci do pracy we wrześniu, trafne będzie – pomimo długotrwałych nieobecności w 2026 roku – udzielić jej urlopu zaległego w ustawowym terminie, czyli tak, żeby zaczęła go wykorzystywać przed końcem września.
- Do kiedy najpóźniej powinien być udzielony urlop wypoczynkowy niewykorzystany w roku, za który przysługuje?
- Czy urlop zaległy może być udzielony do końca września, a wykorzystywany już w październiku?
- Czym ryzykuje pracodawca, który nie udzieli pracownikowi urlopu zaległego w terminie wymaganym przez Kodeks pracy?
- Jakiego urlopu nie dotyczy termin "do końca września kolejnego roku"?
- Co, gdy pracownik nie może wykorzystać urlopu zaległego do 30 września?
- Stanowisko GIP z 30 sierpnia 2012 r. (GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP)
Sprawdź też:
- Zaległy urlop na żądanie – do 30 września czy do 31 grudnia trzeba wykorzystać 4 dni
- Urlop zaległy – czy możemy wymagać, żeby pracownik wykorzystał go wcześniej niż do 30 września
- Czy brak 14-dniowego urlopu to wykroczenie – obowiązki pracodawcy według Kodeksu pracy
- Urlop na żądanie w systemie równoważnym – ile godzin przysługuje pracownikowi
- Zaległy urlop na żądanie – czy musi zostać wykorzystany do końca września
Do kiedy najpóźniej powinien być udzielony urlop wypoczynkowy niewykorzystany w roku, za który przysługuje?
Urlop wypoczynkowy niewykorzystany w roku, za który przysługuje, powinien być udzielony nie później niż do końca września kolejnego roku; nie dotyczy to części urlopu udzielonego na podstawie art. 1672 kp. (czyli urlopu na żądanie).
Niedotrzymanie tego terminu może skutkować odpowiedzialnością pracodawcy za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Co, gdy pracownik nie może wykorzystać urlopu zaległego do 30 września?
Mogą się jednak zdarzać sytuacje, w których urlopy zaległe nie będą mogły zostać udzielone w wymaganym terminie do 30 września. Przykładowo, jeżeli pracownica chorowała przez kilka pierwszych miesięcy roku, później urodziła dziecko i rozpoczęła urlop macierzyński, to jak najbardziej w zgodzie z przepisami z urlopu wypoczynkowego z poprzedniego roku nie skorzysta, gdyż przez okres 9 miesięcy będzie nieobecna.
Wskazana w pytaniu osoba była przez większość (nie całą) dotychczasową część 2026 roku nieobecna. To, że częściowo pracowała, mogło pomóc w zrealizowaniu urlopu, ale też nie tworzyło obowiązku nagłego udzielania urlopu. Zwłaszcza, że kolejne nieobecności chorobowe są czymś często nieprzewidywalnym i nie można było zakładać, że później urlopu zaległego nie da się zrealizować. Obecnie powraca do pracy i zakładany powrót ma nastąpić w połowie września 2026 roku.
Skoro pracownica we wrześniu br. będzie już w pracy, to urlop zaległy za 2025 rok powinien zostać jej udzielony w terminie wynikającym z art. 168 kp (do 30 września br.). Niezrealizowanie tego obowiązku w oparciu o przyjęcie, że przez większość roku pracownica była nieobecna i teraz znowu w okresie wynikającym z ilości zaległego urlopu miałaby być nieobecna, co wprost utrudniałoby realizację zadań na jej stanowisku, nie jest argumentem pozwalającym na przyjęcie zgodności z prawem takiego działania. Może być nawet tak, że urlop w tym terminie nie będzie pasował także pracownicy, jednak przepisy art. 168 kp nie dają podstaw do przesunięcia urlopu z poprzedniego roku na późniejszy termin w porozumieniu z osobą zatrudnioną.
Czy urlop zaległy może być udzielony do końca września, a wykorzystywany już w październiku?
Urlop zaległy ma być udzielony do końca września kolejnego roku, a nie wykorzystany do końca września. W tym terminie powinno nastąpić rozpoczęcie wykorzystywania zaległego urlopu, którego nawet znaczna część przypadać może w październiku.
Zdaniem PIP
Stosownie do art. 168 kp urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 kp należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 1672 kp.
Wskazany wyżej przepis przewiduje obowiązek udzielenia pracownikowi niewykorzystanego zgodnie z planem urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Przyjmuje się, że termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik rozpoczął urlop przed upływem 30 września danego roku kalendarzowego.
Pismo GIP z 30 sierpnia 2012 r. (GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP)
Marek Rotkiewicz
