Sygnaliści: Jak opracować procedurę zgłoszeń wewnętrznych – kluczowe elementy i przykłady zapisów

Procedura zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów powinna:

• stanowić instrukcję, jak krok po kroku dokonać zgłoszenia naruszenia prawa, 
• wyjaśniać, do czego kanał zgłoszeń sygnalistów ma służyć i co może być przedmiotem zgłoszenia sygnalisty,
• informować, w jakim czasie sygnalista otrzyma potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa i informację o sposobie załatwienia sprawy,
• zawierać informacje o sposobie ochrony i zapewnienia poufności danych sygnalisty,
• pouczać o przysługującej sygnaliście ochronie – nie tylko, na czym ona polega, ale także, jakie warunki muszą być spełnione, by przysługiwała, z naciskiem na dobrą wiarę zgłaszającego,
• informować o skutkach zgłoszenia w złej wierze i możliwych konsekwencjach nadużywania kanału zgłoszeń sygnalistów.

Bardzo ważne jest, aby procedura zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów była prosta i zrozumiała, posługiwała się przystępnym językiem i była łatwo dostępna dla pracowników.

Procedura zgłoszeń sygnalistów - informacje, które warto zawrzeć na wstępie

Ustawa o sygnalistach wskazuje szczegółowo, jakie elementy muszą znaleźć się w procedurze zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów. Jednak, aby procedura dotycząca zgłoszeń sygnalistów była zrozumiała i czytelna, warto zacząć od elementów, których przepisy wprost nie wymieniają. Są to:

1) definicje – ich wprowadzenie uprości dalszą redakcję procedury zgłoszeń sygnalistów i wpłynie pozytywnie na jej czytelność.

2) wskazanie, jakie naruszenia prawa mogą być w ramach procedury zgłoszeń sygnalistów raportowane – ustawa zawiera wykaz gałęzi prawa, których zgłoszenie naruszenia musi być w ramach procedury procedowane. Są to przykładowo zamówienia publiczne, ochrona środowiska, ochrona konsumentów, ochrona prywatności i danych osobowych, korupcja. Oznacza to, że nie każde zgłoszenie naruszenia prawa musi być przez pracodawcę przyjmowane i procedowane. Pracodawca musi przyjąć i przeprowadzić postępowanie wyjaśniające dotyczące naruszeń tych zakresów prawa, które wymienia ustawa, lub które pracodawca dobrowolnie wskaże jako objęte procedurą zgłoszeń sygnalistów.

3) wskazanie, kto może dokonać zgłoszenia jako sygnalista – trzeba pamiętać, że ustawodawca obejmuje przewidzianą ustawą ochroną nie tylko pracowników i osoby zatrudnione na innej podstawie prawnej, ale także między innymi osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, wolontariuszy, praktykantów, stażystów, czy też osoby biorące udział w rekrutacji. Dobrze osoby te w procedurze zgłoszeń sygnalistów wylistować.

4) sprecyzowanie, kiedy zgłoszenie sygnalisty będzie nadużyciem – potencjalny sygnalista powinien otrzymać jasną informację, w jakich przypadkach jego zgłoszenie będzie nieuprawnione i nie będzie podlegał ochronie przewidzianej ustawą. W szczególności chodzi o przypadki zgłoszeń w złej wierze, w  celu zaszkodzenia współpracownikowi. Sygnalista powinien zdawać sobie sprawę z negatywnych konsekwencji, jakie może ponieść w związku z takim nieprzemyślanym zgłoszeniem.

Obowiązkowe elementy procedury zgłoszeń sygnalistów

Jeśli natomiast chodzi o obowiązkowe elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych, są to:

1) wskazanie wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej pracodawcy, lub podmiotu zewnętrznego, upoważnionych przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych

Oznacza to, że procedura musi określać osobę lub dział organizacyjny, do którego będą wpływać zgłoszenia od sygnalistów. Może być to także podmiot zewnętrzny, który na podstawie umowy zawartej z pracodawcą będzie takie zgłoszenia przyjmował.