procedura zgłoszeń wewnętrznych

Działania następcze ustawa definiuje jako działanie podjęte przez podmiot w celu:

• oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, oraz
• przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia.

Działania te polegają w szczególności na przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego i zastosowaniu środków naprawczych. Jest to ważny element weryfikacji zgłoszenia i warto przemyśleć, w jaki sposób zorganizować jego przebieg.

Kto odpowiada za podejmowanie działań następczych

Ustawa zezwala, by przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów powierzyć podmiotowi zewnętrznemu, na podstawie zawartej w tym celu umowy. Natomiast podejmowanie działań następczych powinno zostać powierzone jednostce organizacyjnej lub osobie w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego. Może to być także ta sama osoba lub jednostka organizacyjna, która została w ramach podmiotu uprawniona do przyjmowania zgłoszeń. Jednak nie może to być co do zasady podmiot zewnętrzny.

Jedynie podmioty prywatne, na rzecz których pracę wykonuje co najmniej 50, lecz nie więcej niż 249 osób mogą ustalić wspólne zasady dotyczące przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego. W takim wypadku konieczna jest umowa pomiędzy takimi podmiotami, która jednak nie uchyla odpowiedzialności żadnego z nich za naruszenie ustawy.

Nic nie stoi na przeszkodzie, by postępowania wyjaśniające były prowadzone przez komisję. Może ona składać się z osoby wyznaczonej do podejmowania działań , przedstawicieli działu organizacyjnego, który jest właściwy w sprawach, których dotyczy zgłoszenie (np., dział finansowy czy odpowiadający za ochronę środowiska), oraz z ekspertów, takich jak prawnik. Warto jednak, by jasne było kto jest odpowiedzialny za dokumentowanie jej prac, uprawniony do kontaktu z sygnalistą i przekazywania mu informacji zwrotnych, zabezpieczenia materiału dowodowego i sprawozdawania do zarządu.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów powinna:

• stanowić instrukcję, jak krok po kroku dokonać zgłoszenia naruszenia prawa, 
• wyjaśniać, do czego kanał zgłoszeń sygnalistów ma służyć i co może być przedmiotem zgłoszenia sygnalisty,
• informować, w jakim czasie sygnalista otrzyma potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa i informację o sposobie załatwienia sprawy,
• zawierać informacje o sposobie ochrony i zapewnienia poufności danych sygnalisty,
• pouczać o przysługującej sygnaliście ochronie – nie tylko, na czym ona polega, ale także, jakie warunki muszą być spełnione, by przysługiwała, z naciskiem na dobrą wiarę zgłaszającego,
• informować o skutkach zgłoszenia w złej wierze i możliwych konsekwencjach nadużywania kanału zgłoszeń sygnalistów.

Bardzo ważne jest, aby procedura zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów była prosta i zrozumiała, posługiwała się przystępnym językiem i była łatwo dostępna dla pracowników.

Procedura zgłoszeń sygnalistów - informacje, które warto zawrzeć na wstępie

Ustawa o sygnalistach wskazuje szczegółowo, jakie elementy muszą znaleźć się w procedurze zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów. Jednak, aby procedura dotycząca zgłoszeń sygnalistów była zrozumiała i czytelna, warto zacząć od elementów, których przepisy wprost nie wymieniają. Są to:

1) definicje – ich wprowadzenie uprości dalszą redakcję procedury zgłoszeń sygnalistów i wpłynie pozytywnie na jej czytelność.

2) wskazanie, jakie naruszenia prawa mogą być w ramach procedury zgłoszeń sygnalistów raportowane – ustawa zawiera wykaz gałęzi prawa, których zgłoszenie naruszenia musi być w ramach procedury procedowane. Są to przykładowo zamówienia publiczne, ochrona środowiska, ochrona konsumentów, ochrona prywatności i danych osobowych, korupcja. Oznacza to, że nie każde zgłoszenie naruszenia prawa musi być przez pracodawcę przyjmowane i procedowane. Pracodawca musi przyjąć i przeprowadzić postępowanie wyjaśniające dotyczące naruszeń tych zakresów prawa, które wymienia ustawa, lub które pracodawca dobrowolnie wskaże jako objęte procedurą zgłoszeń sygnalistów.

3) wskazanie, kto może dokonać zgłoszenia jako sygnalista – trzeba pamiętać, że ustawodawca obejmuje przewidzianą ustawą ochroną nie tylko pracowników i osoby zatrudnione na innej podstawie prawnej, ale także między innymi osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, wolontariuszy, praktykantów, stażystów, czy też osoby biorące udział w rekrutacji. Dobrze osoby te w procedurze zgłoszeń sygnalistów wylistować.

4) sprecyzowanie, kiedy zgłoszenie sygnalisty będzie nadużyciem – potencjalny sygnalista powinien otrzymać jasną informację, w jakich przypadkach jego zgłoszenie będzie nieuprawnione i nie będzie podlegał ochronie przewidzianej ustawą. W szczególności chodzi o przypadki zgłoszeń w złej wierze, w  celu zaszkodzenia współpracownikowi. Sygnalista powinien zdawać sobie sprawę z negatywnych konsekwencji, jakie może ponieść w związku z takim nieprzemyślanym zgłoszeniem.

Obowiązkowe elementy procedury zgłoszeń sygnalistów

Jeśli natomiast chodzi o obowiązkowe elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych, są to:

1) wskazanie wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej pracodawcy, lub podmiotu zewnętrznego, upoważnionych przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych

Oznacza to, że procedura musi określać osobę lub dział organizacyjny, do którego będą wpływać zgłoszenia od sygnalistów. Może być to także podmiot zewnętrzny, który na podstawie umowy zawartej z pracodawcą będzie takie zgłoszenia przyjmował.