Ustawa o sygnalistach – obowiązki dla pracodawców i działów HR. Jak przygotować się na nowe przepisy

Ustawa o sygnalistach, uchwalona 14 czerwca 2024 r., wprowadza do polskiego porządku prawnego przepisy z dyrektywy Parlamentu Europejskiego 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r., dotyczące ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej. Jej głównym celem jest ustanowienie standardów ochrony dla sygnalistów, czyli osób, które informują o nieprawidłowościach zauważonych w organizacjach, w związku z wykonywaną pracą lub współpracą. 

Zgodnie z ustawą o sygnalistach, aby osoba zgłaszająca naruszenie prawa była objęta ochroną, zgłoszenie musi dotyczyć istotnych norm prawnych o dużym znaczeniu dla interesu publicznego. W ustawie wskazano konkretne obszary prawa, które objęte są ochroną sygnalistów (art. 3). Warto zaznaczyć, że nie wszystkie naruszenia są objęte ochroną na mocy ustawy. Przykładem są naruszenia z zakresu prawa pracy, takie jak mobbing czy nieprawidłowości BHP. W takich przypadkach pracownikom przysługuje ochrona na podstawie innych przepisów, takich jak Kodeks pracy. Pracodawca może jednak dobrowolnie rozszerzyć katalog zgłoszeń i uwzględnić w procedurach także naruszenia prawa pracy. 

Ustawa o sygnalistach przewiduje trzy sposoby zgłaszania naruszeń prawa:

1. Zgłoszenia wewnętrzne – bezpośrednio do organizacji, której działalność dotyczy zgłoszenie.
2. Zgłoszenia zewnętrzne – do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innych odpowiednich organów publicznych (art. 30-50).
3. Ujawnienia publiczne – przekazanie informacji o naruszeniu do wiadomości publicznej, np. za pomocą mediów (art. 51-53).

Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, która zgłasza naruszenie prawa w związku z pracą lub współpracą z organizacją, niezależnie od formy zatrudnienia. Ustawa o sygnalistach przewiduje szeroką ochronę prawną, obejmującą nie tylko pracowników, ale także osoby świadczące usługi na rzecz organizacji.

Przepisy ustawy muszą być stosowane przez wszystkie organizacje, zarówno prywatne, jak i publiczne, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników. Każda organizacja zobowiązana jest do wprowadzenia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń, które zapewnią ochronę sygnalistom przed działaniami odwetowymi.

Nieprzestrzeganie przepisów ustawy o sygnalistach, w tym brak wdrożenia procedur ochrony, może skutkować sankcjami prawnymi. Ustawa gwarantuje sygnalistom ochronę przed działaniami odwetowymi, takimi jak zwolnienie z pracy czy inne formy represji. Wprowadzenie odpowiednich procedur zgłaszania naruszeń ma na celu wspieranie transparentności i praworządności w organizacjach, a także ochronę osób, które odważą się zgłosić niezgodne z prawem działania.

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów to kluczowy akt prawny, jednak nie zawsze zawiera szczegółowe odpowiedzi na wszystkie pytania związane z ochroną sygnalistów. Choć nie towarzyszą jej rozporządzenia, warto wiedzieć, z jakich innych dokumentów lub źródeł można korzystać w razie wątpliwości. Jakie dodatkowe wytyczne mogą być pomocne dla pracodawców i działów HR? Dowiedz się, jakie dokumenty mogą stanowić wsparcie przy interpretacji przepisów ustawy.

Ustawa o sygnalistach, która wchodzi w życie 25 września 2024 roku, wprowadza nowe obowiązki dla pracodawców, a szczególnie działów HR. Aby przygotować się na nadchodzące zmiany, warto zapoznać się z dostępnymi materiałami oraz wziąć udział w szkoleniach, które szczegółowo omawiają zasady wdrażania procedur zgłaszania naruszeń prawa.

Treść procedur wewnętrznych dotyczących zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych określa art. 25 ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 928). Ustawa o sygnalistach nie wymaga podpisywania oświadczeń przez pracowników, potwierdzających zapoznanie się z jej treścią.

Zarządzenie powinno jasno określać, jak zgłaszać naruszenia i jakie kroki są podejmowane po ich zgłoszeniu, zapewniając bezpieczeństwo i anonimowość sygnalistów.

Przeczytaj też poradę eksperta na temat zarządzenia do ustawy o sygnalistach:

• Jaki powinien być tekst zarządzenia do ustawy o sygnalistach i czy pracownicy powinni podpisywać oświadczenia, że zapoznali się z ta ustawą?

Na naszym Portalu Kadrowym znajdziesz nie tylko szczegółowe opracowania dotyczące ustawy o sygnalistach, ale również praktyczne poradniki i wzory dokumentów. Zachęcamy również do skorzystania z profesjonalnych szkoleń, które pomogą działom HR i pracodawcom skutecznie dostosować się do nowych wymogów prawnych.

• Sygnaliści: kiedy trzeba mieć wewnętrzną procedurę zgłoszeń, nawet gdy zatrudnia się poniżej 50 osób
• Naruszenie obowiązków z ustawy o ochronie sygnalistów – jakie są konsekwencje?
• Ochrona sygnalisty – na czym polega, kto i w jakich przypadkach może na nią liczyć

• Sygnaliści: Przykładowa procedura zgłoszeń wewnętrznych z praktycznym komentarzem eksperta
• Zgłoszenie naruszenia prawa czego może dotyczyć zgłoszenie sygnalisty
• Ochrona sygnalisty – na czym polega, kto i w jakich przypadkach może na nią liczyć
• Sygnaliści: kiedy trzeba mieć wewnętrzną procedurę zgłoszeń, nawet gdy zatrudnia się poniżej 50 osób
• Naruszenie obowiązków z ustawy o ochronie sygnalistów – jakie są konsekwencje?

• Wdrożenie procedur zgłoszeń sygnalistów – część I: kluczowe obowiązki działów kadr i korzyści dla pracodawców
• Wdrożenie procedur zgłoszeń sygnalistów – część II: podstawowe wyzwania związane z wdrożeniem ustawy o sygnalistach
• Wdrożenie procedur zgłoszeń sygnalistów – część III: dokumenty

• Pracodawca-gmina jako podmiot zobowiązany do obsługi zgłoszeń wewnętrznych
•  Ochrona sygnalistów już od 25 września. O czym pamiętać, wyznaczając pracownika do obsługi zgłoszeń 
• Samorządowa instytucja kultury – czy powinna wdrożyć wewnętrzną procedurę zgłoszeń sygnalistów
• Program informatyczny do obsługi sygnalistów – checklista niezbędnych wymogów
• Nowe procedury dla sygnalistów a obowiązki pracodawcy w zakresie ochrony danych

• Sygnaliści – 12 odpowiedzi na pytania
•  Ochrona sygnalistów – jak wygląda w innych krajach europejskich
• Rola działów HR i wyzwania w ochronie sygnalistów