Koordynator ds. sygnalistów – czy trzeba wyznaczyć nowego, gdy obecny jest na zwolnieniu lekarskim

24.06.2025AKTUALNE

Koordynator ds. sygnalistów – czy trzeba wyznaczyć nowego, gdy obecny jest na zwolnieniu lekarskim

Przepisy o ochronie sygnalistów nałożyły na podmioty prawne nowe obowiązki, w tym w zakresie wyznaczenia osoby do obsługi zgłoszeń sygnalistów. Wielu pracodawców wyznaczyło już pracowników odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń. Jakie jednak obowiązki ma pracodawca w przypadku, gdy taka osoba jest nieobecna w pracy? Czy pracodawca jest zobowiązany do podjęcia działań w przypadku nieobecności takiej osoby - długotrwałej lub chwilowej? Czy przyczyna nieobecności ma znaczenie?

Z artykułu dowiesz się:

Jakie m.in. obowiązki nakładają na pracodawców przepisy o ochronie sygnalistów
Za co odpowiedzialny jest koordynator ds. sygnalistów
Czy zadania z zakresu obsługi zgłoszeń sygnalistów mogą być pełnione kolegialnie
Czy wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za obsługę zgłoszeń, tzw. koordynatora zgłoszeń sygnalistów jest obowiązkiem o charakterze ciągłym
Czy pracodawca musi wyznaczać zastępstwo dla koordynatora, jeżeli jego nieobecność w pracy jest chwilowa
Czy pracodawca może na czas zastępstwa wyznaczyć do realizacji obsługi sygnalistów osobę zatrudnioną w oparciu o umowę zlecenia
Czy pracodawca może na czas zastępstwa wyznaczyć do realizacji obsługi sygnalistów firmę zewnętrzną
Jakie są dobre praktyki w zakresie wyznaczania koordynatora zgłoszeń sygnalistów

Przeczytaj również:

Jak powierzyć pracownikowi obowiązki w zakresie przyjmowania zgłoszeń sygnalisty – kluczowe wskazówki dla działów HR

Obejrzyj również:

Wzory dokumentów:

Procedura zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów

Obligatoryjne wyznaczenie koordynatora ds. sygnalistów

Na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów obowiązkiem podmiotu prawnego jest m.in. zapewnienie obsługi zgłoszeń wewnętrznych, a jednym z wymiarów tego obowiązku jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za koordynowanie obsługi zgłoszeń sygnalistów i prowadzenie dokumentacji z tym związanej. Podmiot prawny/pracodawca może w tym zakresie skorzystać z kilku alternatywnych rozwiązań, tj. powierzyć te zadania konkretnej jednostce organizacyjnej, przekazać je konkretnemu pracownikowi, może także (choć z pewnymi ograniczeniami) korzystać z usług podmiotów zewnętrznych.

Ważne: Wyznaczona osoba/zespół/podmiot musi być bezstronna, przeszkolona i upoważniona, a także przygotowana do koordynowania zgłoszeń.

Wyznaczony pracownik powinien odpowiadać za takie działania, jak przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, ich weryfikacja, komunikacja z sygnalistą, udostępnianie informacji zwrotnej, prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych, a także zapewnienie poufności i ochrony danych osobowych sygnalisty i osób wskazanych w zgłoszeniu lub z nim powiązanych.

Wiele podmiotów prawnych wyznaczyło do pełnienia takiej funkcji swoich pracowników (np. pracowników ds. kadr), np. poprzez powołanie do pełnienia funkcji koordynatora ds. obsługi sygnalistów/ds. zgłoszeń.

Zadania z zakresu obsługi sygnalistów mogą być pełnione jednoosobowo lub kolegialnie, co może mieć wpływ na charakter działań w przypadku nieobecności takiej osoby.