Podróże służbowe - Portal Kadrowy

Przy podróży służbowej zadania służbowe zlecone przez pracodawcę muszą być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Pracodawca ma obowiązek określić miejsce wykonywania pracy w umowie o pracę zawartej z pracownikiem. Przejazdy służbowe pracowników w granicach miejscowości, w której znajduje się ich miejsce pracy nie są definiowane jako podróż służbowa. Sprawdź, ile musisz zapłacić pracownikowi.

Polecenie wyjazdu służbowego – ustne czy pisemne

Pytanie: Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, zajmujący się projektami i dotacjami unijnymi w umowie ma wskazane miejsce pracy w siedzibie firmy (praca stacjonarna w biurze). Pracodawca wydał polecenie ustne, aby pracownik udał się samochodem służbowym do jednego z kontrahentów – praktycznie drugi koniec Polski. Sytuacja pracownika jest następująca: praca stacjonarna od 08:00 do 16:00 (pełny etat), jest to matka, której dziecko nie ukończyło 4 lat, pracownik nie ma badań psychotechnicznych. Wyjazd nastąpił spod domu (dzień wcześniej udostępniono samochód służbowy) i rozpoczął się o godzinie 5 rano, a powrót nastąpił o 22:30. U klienta pracownica przebywała 8 godzin, pozostały czas, czyli 9,5 godzin zajęła pracownicy sama podróż. Czy pracodawca nie powinien zlecić podróży służbowej bądź delegacji na piśmie? Jak należy potraktować/rozliczyć taką sytuację: podróż służbowa czy delegacja? Czy pracodawca miał prawo wysłać matkę poza jej stałe miejsce pracy w celu załatwienia spraw biznesowych firmy? Proszę o informację jak prawidłowo rozliczyć czas pracy pracownicy? Czy nie powstały nadgodziny? Nie przekroczono norm dobowych? Czy przysługuje zwrot kosztów za benzynę?

Wykorzystywanie samochodów prywatnych do celów służbowych a skierowanie na badania psychotechniczne

Pytanie: Kilku pracowników używa samochody prywatne do celów służbowych i ma z tego tytułu wypłacany ryczałt. Proszę o informację czy na skierowaniu na badania okresowe należy zamieścić informację, że pracownik kieruje pojazdem kat. B oraz czy jeśli taką informację w skierowaniu się zamieszcza to czy wtedy są wykonywane badania psychotechniczne?

Podróż służbowa a oddelegowanie – jaka jest różnica

Pytanie: Polska firma zatrudniająca programistów, której głównym udziałowcem jest firma austriacka wysyła swoich pracowników za granicę do pracy (głownie do podmiotów powiązanych z udziałowcem). Okres pracy za granicą jest zazwyczaj krótszy niż miesiąc a w skrajnych przypadkach nie przekracza 3 miesięcy. Pracownikom spółka polska wypłaca wynagrodzenia zgodnie z umową, wyrównanie do wynagrodzeń minimalnych za pracę za granicą oraz diety z tytułu podróży służbowych zagranicznych. Czy firma ma obowiązek stosowania § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe również w przypadku, jeżeli uznaje pracę za granicą jako podróż służbową i wypłaca diety z tego tytułu? Wynagrodzenia są wyższe od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy. Czy powyższy zapis w rozporządzeniu stosujemy tylko w przypadku oficjalnego oddelegowania? Kiedy musimy rozpoznać oddelegowanie od zagranicznej podróży służbowej i jakie muszą być spełnione warunki formalne oddelegowania (aneks do umowy, specjalne zgłoszenie w ZUS)?

Przedstawiciel handlowy – lista obecności, czas pracy, podróż służbowa

Pytanie: Proszę o informację, czy przedstawiciel handlowy, który 90% swojego czasu spędza w terenie jeżdżąc do klientów, również musi sporządzać listę obecności (zatrudnienie w ramach umowy o pracę w systemie równoważnym - ruchomym). Jeżeli taki pracownik wyjeżdża z domu o godzinie 7:00 a wraca do domu o godzinie 23:00 to powinniśmy traktować te wszystkie godziny jako czas pracy? My jako pracodawca nie wiemy czy pracownik realnie przez wszystkie godziny świadczy pracę, być może robi zakupy albo wykonuje inne czynności prywatne. Jeżeli przedstawiciel handlowy ma w umowie wpisany jako teren świadczenia pracy np. województwo mazowieckie a pracodawca wysyła go do innego województwa, to czy wówczas taki wyjazd należy traktować jako delegację? Jeżeli tak, to od którego momentu jest to delegacja? Od wyjazdu z domu pracownika, czy też od momentu przekroczenia administracyjnej granicy województwa? Czy przedstawiciel handlowy który przyjeżdża do innego województwa po odbiór samochodu albo zdaje powierzony sprzęt i wraca do domu pociągiem, to czy jest to podróż służbowa?

Stała praca zdalna a dojazd do firmy – czy jest delegacją

Pytanie: Czy dojazd pracownika do firmy zatrudnionego w formie stałej pracy zdalnej jest delegacją? Miejscem pracy pracownika jest jego miejsce zamieszkania. Siedziba firmy znajduje się w innej miejscowości niż miejscowość, w której mieszka pracownik. Pracownik co jakiś czas jest wzywany do firmy. Czy to jest dla niego delegacja? Jak wygląda sytuacja dojazdu pracownika zatrudnionego w ramach pracy zdalnej w 100%, a firma i jego adres zamieszkania znajduje się w tej samej miejscowości?

Rozliczenie delegacji zagranicznej pracowników

Pytanie: Kilku pracowników z naszej firmy w marcu przebywało kilka dni w Niemczech w pracy. Nie wiem, jak powinno wyglądać rozliczenie takiego pracownika?

Podróż zagraniczna w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju – jak rozliczyć

Pytanie: Nasz pracownik wyjechał w delegację służbową na Węgry. Wyjechał 25 października 2022 r. o godz. 8.00. Granicę przekroczył o godz.14.00. Wracał 27 października 2022 r. o godz.15.00. W siedzibie firmy był o godz. 20.00. Czy w tej sytuacji przejazd do granicy i od granicy sumujemy i wypłacamy dietę krajową? Jak rozliczamy przejazd przez Słowację? Czy śniadanie wliczane w koszt opłaty za hotel odliczamy od diety?

Pracownik nocuje w hotelach w miejscu siedziby firmy – czy taki zapis może być w umowie o pracę

Pytanie: Czy w umowie o pracę można zawrzeć zapis, który umożliwi pracownikowi nocowanie w hotelach w miejscu siedziby firmy bez konieczności wypisywania delegacji i bez wypłaty diet?

Druk rozliczenia delegacji – jakie informacje podać

Pytanie: Pracownicy dojeżdżają do pracy w innej miejscowości niż siedziba pracodawcy. Z tego tytułu otrzymują diety. Mam wątpliwości co do rozpisania tych diet na druku delegacji. Pracownicy są w delegacji przez wszystkie robocze dni miesiąca, wyjazd godz. 4.30 przyjazd godz.17,30 (tak samo przez wszystkie dni). Czy w druku delegacji musi być rozpisany każdy dzień osobno? Czy wystarczy jeden wpis plus adnotacja kierownika z jego podpisem o treści 21 pełnych diet?

Ryczałt za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych – konsekwencje podatkowo-składkowe

Pytanie: Członek zarządu w naszej spółce otrzymuje wynagrodzenie na mocy powołania. Osoba ta nie jest zatrudniona na umowę o pracę. Z tytułu wynagrodzenia członka zarządu opłacam składkę zdrowotną i podatek. Czy w takiej sytuacji od ryczałtu za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych opłacam również składki ZUS, składkę na ubezpieczenie zdrowotne i podatek? Czy tylko sam podatek?

e-Poradnia

Zadaj pytanie ekspertowi
i uzyskaj odpowiedź do 2 dni roboczych!

40 wybitnych specjalistów w swojej dziedzinie przedstawi Ci odpowiedź i analizę nurtującego Cię problemu.

Leszek Skupski
Redaktor merytoryczny

Kategorie