Przy ustalaniu sytuacji socjalnej uprawnionego powinny być brane pod uwagę dochody wszystkich członków rodziny pozostających z nim w wspólnym gospodarstwie domowym, a nie tylko samego uprawnionego. Regulamin powinien szczegółowo określać rodzaje dokumentów, które przedkłada osoba zainteresowana daną dopłatą. Mogą to być wnioski o przyznanie dofinansowania, oświadczenia lub zaświadczenia pozwalające na ustalenie średniego dochodu w rodzinie itd. Opracowane przez pracodawcę wzory wymaganych dokumentów powinny stanowić załączniki do regulaminu oraz być dostępne dla zainteresowanych w formie papierowej w odpowiednim dziale pracodawcy.