Czy ewidencja czasu pracy musi zawierać informację o urlopie wypoczynkowym? Sprawdź, co jest obowiązkowe

Każdy pracodawca jest zobowiązany prowadzić dla pracownika dokumentację pracowniczą, w skład której wchodzi m.in. ewidencja czasu pracy. Obowiązkową treść ewidencji czasu pracy określają przepisy rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. W myśl wspomnianych przepisów, ewidencja czasu pracy musi zawierać informację o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (§ 6 pkt. 1 lit. a rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Co istotne, nie istnieje żaden „urzędowy” wzór takiej ewidencji, a więc pracodawcy mogą prowadzić ją w różny sposób (np. w formie tabel, z pomocą programu kadrowo-płacowego, itd.). Ważne, aby ewidencja zawierała wymienione powyżej informacje. W drodze wyjątku przepisy umożliwiają rezygnację z ewidencjonowania konkretnych godzin pracy (tj. umożliwiają prowadzenie uproszczonej ewidencji czasu pracy) w stosunku do:

• pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz
• pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Jak się wydaje, ewidencja czasu pracy może zawierać dodatkowe informacje, np. o wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego oraz o urlopie wypoczynkowym pozostałym do wykorzystania w danym roku kalendarzowym. Warto jednak zaznaczyć, że taka informacja powinna przede wszystkim zostać przekazana pracownikowi w terminie do 7 dni od dopuszczenia go do pracy (art. 29 § 3 pkt. i kp). Informacja ta może także być częścią dokumentacji urlopowej, którą pracodawca również – obok dokumentacji dotyczącej czasu pracy – ma obowiązek prowadzić dla pracownika (§ 6 pkt. 2 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej). We wspomnianej dokumentacji urlopowej powinny znaleźć się dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego.