ewidencja czasu pracy

Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2023

Od 17 maja 2023 r. nowe dokumenty w dokumentacji pracowniczej

W związku z najnowszą nowelizacją Kodeksu pracy poszerzony został katalog dokumentów zamieszczanych w aktach osobowych, a także dołączanych do dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy. Sprawdź jakie to są nowe dokumenty i do której części dokumentacji pracowniczej powinny zostać dołączone.

Z artykułu dowiesz się:
  • Jakie nowe rodzaje dokumentów pracodawca powinien włączyć od 17 maja 2023 r. do akt osobowych i dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy

Przeczytaj również:

Wzory dokumentów:

Czas pracy zdalnej i hybrydowej

Czas pracy zdalnej i hybrydowej po nowelizacji Kodeksu pracy

Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązuje nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzająca pracę zdalną. Dzięki nowym regulacjom pracownicy będą mogli łączyć życie zawodowe z prywatnym korzystając również z modelu pracy hybrydowej. Praca taka będzie mogła być wykonywana na podstawie uzgodnień stron, na polecenie pracodawcy albo na wniosek pracownika należącego do uprawnionego kręgu osób. W zależności od sytuacji, odmiennie kształtować się będą prawa i obowiązki stron stosunku pracy oraz kwestie związane z prowadzeniem dokumentacji.

Z artykułu dowiesz się:
  • Jakie tryby wprowadzenia pracy zdalnej przewidują przepisy Kodeksu pracy, które obowiązują od 7 kwietnia 2023 r.
  • Czy praca zdalna musi być stale wykonywana w tej formie
  • Czy fakt świadczenia pracy zdalnej powinien być odnotowany w ewidencji czasu pracy
  • Jakie decyzje pracodawcy mogą ułatwić ewidecjonowania czasu pracy zdalnej
  • Czy świadczenie pracy zdalnej wpływa na stosowany wobec pracownika system i rozkład czasu pracy
  • Czy przy pracy zdalnej lub hybrydowej możliwa jest praca nadliczbowa
  • Wprowadzenie jakich systemów warto rozważyć w celu uelastycznienia czasu pracy pracowników zdalnych

Czytaj również:

Obejrzyj również:

Wzory dokumentów:

Ewidencja czasu pracy – jak długo należy ją przechowywać

Pytanie:

Pracownik był zatrudniony w latach 1989-2015. Dziś wystąpił z wnioskiem o udostępnianie kopi dokumentacji pracowniczej w tym akt osobowych oraz ewidencji czasu pracy za okres zatrudniania. O ile wydanie kopii akt osobowych nie stanowi problemu, bo znajdują się w archiwum zakładowym pozostaje kwestia ewidencji czasu pracy, której nie mamy. Pracownik nie przyjmuje do wiadomości, że dokumentacji takiej nie posiadamy i powołuje się na przepisy aktualnie obowiązujące. W jaki sposób mamy pracownikowi udzielić odpowiedzi w kwestii ewidencji czasu pracy za lata 1989-2015?

Z artykułu dowiesz się:
  • Jak długo przechowywać ewidencje czasu pracy?

Przeczytaj też:

Jak zaewidencjonować nieobecność w pracy w związku z oczekiwaniem na badania kontrolne

Jak zaewidencjonować nieobecność w pracy w związku z oczekiwaniem na badania kontrolne

Często bywa tak, że pracownik po zakończeniu choroby dłuższej niż 30 dni musi poczekać na przeprowadzenie badań kontrolnych dwa czy trzy dni. W takiej sytuacji pojawia się m.in. pytanie czy należy to zaewidencjonować jako usprawiedliwioną nieobecność w pracy bez prawa do wynagrodzenia czy z prawem do wynagrodzenia. Poznaj najnowsze stanowisko resortu pracy na ten temat.

Z artykułu dowiesz się:
  • Czy należy to zaewidencjonować jako usprawiedliwioną nieobecność w pracy bez prawa do wynagrodzenia? Bo nie jest to – jak się wydaje - czas niewykonywania pracy w związku z przeprowadzanymi badaniami, gdyż w tym czasie pracownik nie mógłby pracować, bo nie ma badań.
  • Jeżeli jest to okres usprawiedliwionej nieobecności – to czy można dokonać wypowiedzenia po długotrwałej chorobie (ponad 30 dni) bez przeprowadzenia badań kontrolnych, nawet gdyby pracodawca nie miał zamiaru dopuszczenia pracownika do pracy w okresie wypowiedzenia? Zgodnie bowiem z art. 41 KP pracodawca nie może wypowiedzieć umowy w okresie usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Co się stanie, gdy pracownik nie otrzyma zdolności do pracy? Na jakich zasadach można będzie rozwiązać stosunek pracy (dopiero po co do zasady 181 dniach)?
  • Czy jeżeli uznać, że nie trzeba przeprowadzać badania kontrolnego – to na jakiej podstawie można nie dopuścić pracownika do pracy w okresie wypowiedzenia? Czy można mu w tym czasie udzielić urlopu wypoczynkowego ( z zastrzeżeniem, że nie można go z tego urlopu odwołać)? Czy można zwolnić z obowiązku świadczenia pracy pracownika, który nie może być do niej dopuszczony (bo nie ma badań)?

Ewidencja czasu pracy – jak ją prowadzić w przypadku pracownika pracującego 8 godz. i 15 minut

Pytanie:

Zdarzają się sytuacje, że dwóch pracowników pracujących w podstawowym systemie czasu pracy, z racji specyfiki pracy pracuje w pojedyncze dni po 8 godz. i 15 min dziennie. Osoba odpowiedzialna za rozliczanie czasu pracy stara się sumować minuty do pełnych godzin (np. od poniedziałku do czwartku pracownik pracował po 15 minut dłużej, ale nie ma wykazywanych nadgodzin po 15 minut każdego dnia, tylko w jeden wybrany dzień jest wykazana 1 pełna nadgodzina). Czy taka praktyka jest prawidłowa?

Z artykułu dowiesz się:
  • Czy w ewidencji czasu pracy należy wykazać, że w danym dniu pracownik pracował 8 godzi. i 15 minut.

Przeczytaj też:

Dni pracy zdalnej, na które wystawione zostało zwolnienie lekarskie – jak odnotować w ewidencji czasu pracy

Pytanie:

17 i 18 lutego w związku z infekcją pracownik w uzgodnieniu z pracodawcą wykonywał pracę zdalnie. W dniu 17 lutego pracownik odbył też konsultację lekarską i lekarz na te dni wystawił mu zwolnienie lekarskie (o czym nie poinformował pracownika – tak przynajmniej twierdzi zatrudniony). Zwolnienie lekarskie trafiło do pracodawcy 19 lutego. W trakcie zwolnienia lekarskiego pracownik wykonywał więc pracę zdalnie. W jaki sposób należy odnotować ten fakt w ewidencji i jak rozliczyć się z pracownikiem?

Z artykułu dowiesz się m.in.:
  • Co przysługuje pracownikowi, który w okresie zwolnienia lekarskiego wykonywał pracę zdalną
  • Jak wykonywanie pracy zdalnej w okresie zwolnienia lekarskiego wpływa na prowadzenie ewidencji czasu pracy

Czytaj również:

Skrócenie czasu pracy w okresie upałów a ewidencja czasu pracy

Pytanie:

Z powodu trwających upałów pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi skrócił w drodze zarządzenia czas pracy o 1 godzinę. Przez 3 dni pracownicy wykonują pracę od 7.00 do 14.00 (zamiast do godz. 15.00). Skrócony czas pracy nie dotyczy pracowników zatrudnionych w systemie równoważnym przy obsłudze urządzeń, których nadzór trzeba zapewnić ciągle. Jak zewidencjonować skrócony o godzinę czas pracy w ewidencji czasu pracy? Pomimo skrócenia czasu pracy pracownicy zachowują prawo do 100% wynagrodzenia.

Z artykułu dowiesz się m.in.:

  • Czy przepisy określają, w jaki sposób należy ewidencjonować okresy zwolnień i przerw przyznawanych na podstawie decyzji pracodawcy

  • Czy zwolnienia lub przerwy od pracy pozostające bez wpływu na wynagrodzenie pracownika musimy ewidencjonować

  • W jaki sposób można oznaczyć w ewidencji okres takiego zwolnienia lub przerwy w pracy

Zaokrąglanie czasu pracy w ewidencji

W ewidencji czasu pracy musimy dokładnie wskazać, ile czasu pracownik wykonywał swoje obowiązki – łącznie z niepełnymi godzinami pracy. Nie powinniśmy więc zaokrąglać czasu pracy do pełnych godzin. Minuty nadliczbowe również trzeba bowiem rekompensować.

Praca zdalna a normy czasu pracy

Zagwarantowanie przestrzegania norm czasu pracy w pracy zdalnej

Czy obowiązujące przepisy i planowana nowelizacja Kodeksu pracy są wystarczające, aby uniknąć ryzyka wystąpienia naruszeń związanych z przestrzeganiem norm czasu pracy wykonywanej zdalnie? Wątpliwość dotyczą także sposobu, w jaki należałoby zagwarantować pracodawcy przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa.

Czy trzeba drukować elektroniczną ewidencję czasu pracy

Pytanie:

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy w postaci elektronicznej. Czy mimo to musi dokonywać z niej wydruków, tworząc wersję papierową ewidencji? Czy na koniec roku powinno się drukować roczną ewidencję czasu pracy prowadzoną dla poszczególnych pracowników?

Z artykułu dowiesz się m.in.:

  • W jakiej formie pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą

  • Czy w sytuacji gdy pracodawca zdecyduje o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej musi dokonywać wydruków do wersji papierowej dokumentacji

  • Czy elektroniczne katy ewidencji czasu pracy należy drukować, podpisywać i archiwizować ich w postaci papierowej

Ewidencja czasu pracy – jak ją udostępniać pracownikowi

Pytanie:

Czy pracownik może mieć dostęp do swojej ewidencji czasu pracy za pośrednictwem przełożonego? Czy firma musi zagwarantować dostęp do ewidencji bezpośrednio pracownikowi?

Z artykułu dowiesz się m.in.:

  • Jaki jest cel prowadzenia ewidencji czasu pracy

  • Jakie uprawnienia w zakresie dostępu do ewidencji czasu pracy przysługują pracownikowi

  • Jak w praktyce realizować prawo pracownika dostępu do ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy a zakres kontroli w samorządowej instytucji kultury

Pytanie:

W samorządowej instytucji kultury, którą kieruję, organizator przeprowadza kontrolę kompleksową. Czy organizator ma prawo żądać dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy pracowników instytucji kultury? Czy ma prawo przeglądać teczki akt osobowych i sprawdzać np. terminy szkoleń bhp i badań okresowych pracowników, wykształcenie i kwalifikacje pracowników? Jako dyrektor udostępniłem te dokumenty. Czy miałem do tego prawo?

Z artykułu dowiesz się m.in.:
  • Z jakich przepisów wynika uprawnienie wójta do kontroli samorządowej instytucji kultury
  • Co może obejmować kontrola kompleksowa w instytucji kultury

Miejsce przechowywania dokumentacji pracy zdalnej

Pytanie:

Proszę o udzielenie informacji, gdzie pracodawca powinien przechowywać dokumenty dotyczące pracy zdalnej – w aktach osobowych pracownika, a może w dokumentacji dotyczącej czasu pracy? Czy można przechowywać taką dokumentację łącznie dla pracowników w odrębnie założonym segregatorze, zawierającym wprowadzone uregulowania w zakresie pracy zdalnej wraz z dokumentacją poszczególnych pracowników (polecenie wykonywania pracy zdalnej, ewidencja czasu pracy w poszczególnych dniach)? Dodam, że polecenie wykonywania pracy zdalnej ma zastosowanie wobec maksymalnie kilkunastu pracowników.

Z artykułu dowiesz się m.in.:

  • Jakie dokumenty powinny być gromadzone w aktach osobowych, a jakie w dokumentacji ewidencyjnej czasu pracy

  • W którym miejscu przechowywać dokumentację związaną z wykonywaniem pracy zdalnej

Podpisywanie listy obecności

Karta czasu pracy podpisywana na koniec miesiąca – czy można tak robić

Pytanie:

Czy powinniśmy prowadzić listy obecności, jeśli w firmie nie ma elektronicznych kart które potwierdzają przybycie pracowników do pracy? Czy jest wystarczające, jeśli po zakończeniu miesiąca wydrukujemy kartę czasu pracy dla każdego pracownika i osoby te podpiszą się na niej, potwierdzając faktycznie, że tak pracowały w danym miesiącu?

Z artykułu dowiesz się m.in.:
  • Potwierdzanie obecności w pracy – co jest obowiązkiem pracodawcy
  • Listy obecności – jak długo powinny być przechowywane
  • Czy miesięczna karta pracy może pełnić funkcję listy obecności
Kwarantanna i izolacja w warunkach domowych a ewidencja czasu pracy

Kwarantanna i izolacja w warunkach domowych a ewidencja czasu pracy

Okresy obowiązkowej kwarantanny i izolacji w warunkach domowych powinny zostać ujęte w ewidencji czasu pracy jako okresy usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Zaś dowodami potwierdzającymi odbywanie obowiązkowej kwarantanny lub izolacji w warunkach domowych są m.in. informacje udostępniane przez ZUS na profilu informacyjnym płatnika składek  lub pisemne oświadczenie pracownika o odbywaniu kwarantanny lub izolacji w warunkach domowych.

Kontakt

Masz pytanie?
Skontaktuj się z nami

+48 22 518 29 29

Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone

Obserwuj nas

fb-logo ink-logo inst-logo