Narzędzia:
Jak wynika z doświadczenia, pracodawcy najwięcej błędów popełniają przy ewidencji czasu pracy. Może to wynikać z faktu, że rozliczanie czasu pracy to największa bolączka wielu zakładów pracy, a jego ewidencjonowanie jest jedną z bardziej skomplikowanych czynności z zakresu prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Zgodnie z przepisami pracodawca jest obowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Zasady prowadzenia ewidencji oraz minimalny zakres informacji, jakie powinna ona obejmować określił Minister Pracy i Polityki Socjalnej rozporządzeniem w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Zobowiązanie osoby zajmującej kierownicze stanowisko w wyodrębnionej komórce organizacyjnej pracodawcy do prowadzenia ewidencji czasu pracy podwładnych nie może być uznane za nieprawidłowe, przeciwnie – jest logiczne i racjonalne. Ewidencjonowaniem czasu pracy w imieniu pracodawcy powinna się bowiem zajmować osoba, która z racji zajmowanego stanowiska ma bezpośrednią wiedzę o liczbie godzin przepracowanych przez pracowników zatrudnionych w danej jednostce czy dziale.
Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju przygotowało projekt rozporządzenia w sprawie ewidencji czasu pracy i odpoczynku marynarzy. Projekt określa sposób prowadzenia ewidencji, wzór formularza do prowadzenia ewidencji czasu pracy i odpoczynku marynarza oraz okres jej przechowywania.
Pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku, od 8.00 do 16.00. Ma stałą stawkę miesięczną wynagrodzenia przewidzianą w umowie. Pracownik złożył wniosek o urlop bezpłatny na 3 tygodnie. Czy w ewidencji czasu pracy i do wyliczenia płac przyjmujemy, że urlop bezpłatny przypada na dni będące dla niego normalnymi dniami pracy (jak przy urlopie wypoczynkowym), czy też taki urlop zaznacza się i liczy uwzględniając również weekendy?
Czy w świetle przepisów prawidłowe jest, że cały zespół ma dostęp (wgląd) do grafiku z zaznaczonymi zwolnieniami chorobowymi, czy informacje te podlegają ochronie? W firmie korzystamy z systemu, w którym manager wprowadza grafik pracowników swojego działu i każdy z pracowników ma do niego wgląd. Jeśli zdarzy się, że któryś z pracowników zachoruje, manager nanosi do systemu taką informację (zwolnienie lekarskie) i jest ona widoczna dla pozostałych pracowników działu. Czy tak szeroki dostęp do danych zawartych w grafiku czasu pracy jest zgodny z przepisami, czy też pracownicy nie powinni widzieć tych informacji?
PIP postuluje, aby pracodawca miał obowiązek rejestrowania godzin rozpoczynania i kończenia pracy. Jednak na razie przepisy nakazują rejestrować liczbę godzin pracy w poszczególnych dniach (w tym godzin nadliczbowych), bez konieczności odnotowywania godzin rozpoczynania i kończenia dniówki roboczej. A i to nie wszystkim pracownikom. Na przykład osobom, które pracują w systemie zadaniowym albo pobierają ryczałt za nadgodziny czy pracę nocną, rejestruje się tylko dni pracy i nieobecności, ale godzin pracy – już nie.
Przepisy polecają przechowywać niektóre rodzaje dokumentów razem z ewidencją czasu pracy. Nie określają jednak technicznego sposobu ich załączania. Dotyczy to głównie dokumentów związanych z różnymi nieobecnościami pracownika.
Pracownik urzędu gminy został oddelegowany do pracy w jednostce organizacyjnej na okres 2 miesięcy. Kto prowadzi ewidencję czasu pracy delegowanego pracownika - urząd czy jednostka?
Czy w aktach osobowych przechowujemy: wniosek pracownika o zmianę terminu urlopu, wniosek pracownika o podwyżkę, karty obiegowe pracowników przyjętych bądź zwalnianych, karty czasu pracy, notatki z rozmów dyscyplinujących z pracownikiem, wnioski bezpośrednich przełożonych o pozbawienie pracownika premii, wnioski pracowników o przeniesienie na inne stanowisko, kserokopie dowodu osobistego, oświadczenie o (nie) pobieraniu emerytury/renty, postanowienia o przyznaniu pracownikowi nagrody (pieniężnej lub urlopu nagrodowego), zaświadczeń lekarskich dot. uzasadnionej wizyty 1x w miesiącu w przypadku pracownika o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności? Jeżeli nie w teczce personalnej, to gdzie gromadzić te dokumenty?
MPiPS nie wyklucza modyfikacji zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy. Obecnie pracodawcy prowadzą ewidencję liczby godzin przepracowanych w danej dobie pracowniczej. Wyniki kontroli pokazują jednak, że aby zapobiec nadużyciom przy rozliczaniu ruchomego czasu pracy, konieczne jest dokonanie zmian w przepisach.
W jaki sposób należy przechowywać skierowanie na urlop w trakcie wypowiedzenia oraz kartę urlopową? Czy dokumenty te należy włączyć do akt osobowych?
Jak w ewidencji czasu pracy pracownika należy zaznaczyć okres zwolnienia lekarskiego niepłatnego (w przypadku choroby trwającej powyżej 182 dni)? Czy jest to nadal „chorobowe”, czy może już „nieobecność usprawiedliwiona”?
Czy pracownikowi, porzucającemu pracę, na liście obecności i w systemie wpisujemy nieobecność nieusprawiedliwioną (NN) w każdym dniu nieobecności, czy tylko faktycznym dniu nieobecności pracy? Przykładowo pracownik przepracował 5 dni miesiąca i porzucił pracę, 30. dzień tego miesiąca jest datą zwolnienia dyscyplinarnego. Jak zaznaczyć na liście obecności dni między 5 a 30. dniem miesiąca? Co wpisuję w świadectwie pracy?
Czy w świetle ostatniej nowelizacji Kodeksu pracy w części dotyczącej odpracowania wyjść osobistych, warunek pisemnego wniosku zostanie spełniony poprzez wpis w „książce wyjść prywatnych” zawierający takie dane, jak: godzina wyjścia, powrotu, data oraz akceptacja zwierzchnika służbowego? Czy też należy prowadzić osobną ewidencję takich wniosków przedkładanych każdorazowo przed skorzystaniem ze zwolnienia?
Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone
2024 © Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Obserwuj nas
