Jakie informacje musi zawierać ewidencja czasu pracy

Każdy pracodawca musi prowadzić indywidualną ewidencję czasu pracy pracownika w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Przepisy nie wprowadzają jednolitego wzoru karty ewidencji czasu pracy.

Powinna ona jednak wskazywać:

1. pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w:

   1. niedziele i święta,

   2. w porze nocnej,

   3. w godzinach nadliczbowych – w tym przypadku pracodawca musi wpisać nie tylko dokładną liczbę pracy w godzinach nadliczbowych, ale także rodzaje godzin nadliczbowych (tj. dobowe lub średniotygodniowe), a także wskazać wysokość dodatku (50% lub 100%), który za nie przysługuje; ponadto jeżeli rekompensuje pracę w godzinach nadliczbowych czasem wolnym od pracy, taka informacja również powinna znaleźć się w ewidencji,

   4. dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy;

2. dyżury, do których pełnienia pracownik został zobowiązany. W ewidencji pracodawca musi wykazać zarówno dyżur pełniony przez pracownika w domu (za który pracownikowi nie należy się żadna rekompensata), jak i dyżur pełniony w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (należy je rozróżniać w ewidencji). W tym ostatnim przypadku pracownikowi należy zapewnić czas wolny od pracy odpowiadający długości dyżuru. Jeżeli jest to niemożliwe, należy się mu wynagrodzenie za ten czas (taka rekompensata też musi być odznaczona w ewidencji). Zawsze z ewidencji musi wynikać wymiar faktycznie świadczonej przez pracownika pracy podczas dyżuru – w praktyce stanowi pracę nadliczbową.
   
   Jeżeli czasami pracodawca zobowiązuje pracownika do pozostawania w gotowości do świadczenia pracy pod telefonem służbowym, nie wskazując mu konkretnego miejsca tego oczekiwania, to też jest dyżur, analogiczny do unormowanego w Kodeksie pracy dyżuru domowego. Często takie dyżury nie są ewidencjonowane, co stanowi naruszenie przepisów. Taki „dyżur pod telefonem służbowym” należy zewidencjonować jako dyżur domowy (nawet jeśli pracownik nie ma obowiązku przebywania wtedy w domu);  

3. urlopy – należy ewidencjonować wszystkie urlopy, z których korzysta pracownik (np. wypoczynkowe, macierzyńskie, wychowawcze, szkoleniowe czy urlopy, do których pracownicy mają prawo na podstawie szczególnych regulacji – np. dodatkowe urlopy pracowników niepełnosprawnych). Przepisy nie nakazują rozróżniać rodzaju urlopu (np. zwykły, zaległy, urlop niepełnosprawnego). Jednak ze względów organizacyjnych – w mojej ocenie – jest to wskazane. Dzięki temu pracodawca będzie wiedział, z jakiego uprawnienia korzysta pracownik;

4. zwolnienia od pracy;

5. inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Z kolei w ewidencji pracowników młodocianych należy dodatkowo wykazywać czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.