Ewidencja czasu pracy prowadzona przez kierownika jednostki

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika wprost z przepisów Kodeksu pracy. Zgodnie z nimi pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy został nałożony na wszystkich pracodawców, niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników, przyjętego w firmie systemu wynagradzania czy formy prowadzonej przez pracodawcę działalności.

W sensie prawnym powinność prowadzenia ewidencji czasu pracy spoczywa na pracodawcy i w tym zakresie odpowiedzialny jest on za dopełnienie tego obowiązku. Pracodawca może jednak powierzyć faktyczne prowadzenie ewidencji wyznaczonemu przez siebie pracownikowi bądź pracownikom. W takiej sytuacji ewidencję czasu pracy w sensie technicznym prowadzi właśnie wyznaczony przez niego pracownik (np. kierownik jednostki lub działu).

Pracodawca, powierzając pracownikowi prowadzenie ewidencji czasu pracy może do tego celu wyznaczyć dowolnego pracownika, w tym także kierownika działu. Warunkiem jest jednakże to, aby ewidencja spełniała wymogi określone w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. W takim przypadku możliwe jest, aby prowadzenie ewidencji czasu pracy i na jej podstawie rozliczanie czasu pracy pracowników odbywało się np. odrębnie w każdej jednostce organizacyjnej pracodawcy.

Inspektor pracy nie powinien ingerować w to, czy ewidencja czasu pracy prowadzona jest przez specjalnie w tym celu wyodrębniony dział personalny, czy też przez wyznaczonych przez pracodawcę pracowników. Ważne jest jedynie to, aby była prowadzona w zakresie określonym przez przepisy prawa pracy.