Zgodnie z przepisami pracodawca jest obowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Zasady prowadzenia ewidencji oraz minimalny zakres informacji, jakie powinna ona obejmować określił Minister Pracy i Polityki Socjalnej rozporządzeniem w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Zgodnie przepisami rozporządzenia imienna karta ewidencji czasu pracy pracownika powinna obejmować:
pracę w poszczególnych dobach roboczych,
pracę wykonywaną w niedziele i święta; z zaznaczeniem sposobu zrekompensowania pracy w tych dniach (inny dzień wolny od pracy, praca w godzinach nadliczbowych),
pracę w porze nocnej,
pracę w godzinach nadliczbowych,
pracę w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy
dyżury,
urlopy,
zwolnienia od pracy,
inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy np. urlopy wypoczynkowe, bezpłatne oraz tzw. szkoleniowe, podróże służbowe, zwolnienia od pracy niezależnie od czasu ich trwania (godziny, pełne dniówki robocze), nieusprawiedliwione nieobecności w pracy),
w stosunku do pracowników młodocianych podlega uwzględnieniu także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Karta ewidencji czasu pracy na obowiązujący pracownika okres rozliczeniowy powinna być prowadzona systematycznie, w sposób ciągły, odrębnie dla każdego pracownika, niezależnie od tego, czy pracownik przychodząc do pracy jest obowiązany odnotowywać przybycie do pracy podpisem na liście obecności, a każde wyjście poza miejsce pracy i powrót na stanowisko pracy jest obowiązany rejestrować w książce wyjść bez względu na to, czy jest to wyjście w celach służbowych czy prywatnych.
Z upływem ustalonego dla pracownika okresu rozliczeniowego należy dokonać rozliczenia czasu pracy m.in. w celu ustalenia ewentualnego przekroczenia norm czasu pracy.
Na żądanie pracownika, w każdym czasie, pracodawca jest obowiązany udostępnić pracownikowi wypełnioną kartę.
Jan Pióro