Czym się różni rozkład od ewidencji czasu pracy?

Czym się różni rozkład od ewidencji czasu pracy?

10.02.2020

Rozkład czasu pracy i ewidencja czasu pracy to dwa dokumenty związane z czasem pracy, które zasadniczo każdy pracodawca musi prowadzić (choć są wyjątki w tym zakresie co do rozkładu). Czym się różnią, jakie są zasady ich tworzenia i czym się różni zmiana rozkładu od polecania godzin nadliczbowych?

Rozkład (grafik, harmonogram) to sposób rozłożenia czasu pracy na poszczególne dni –wskazanie ile danego dnia pracownik ma pracować i w jakich godzinach. Rozkład pokazuje jak „ma być”.

W rozkładzie umieszczamy tzw. planowany czas pracy. Natomiast ewidencja czasu pracy pokazuje „jak było”. W ewidencji wskazujemy wszystko co działo się z czasem pracy pracownika (także zdarzenia nieplanowane w rozkładzie), a więc np. nadgodziny i ich odbiór, wyjścia prywatne i ich odpracowanie.

Co określamy w rozkładzie…

W rozkładzie musi zgadzać się nominał:

  • dni pracy i

  • godzin pracy

właściwy dla danego okresu rozliczeniowego i danego wymiaru etatu.

Rozkładem czasu pracy nazywa się sposób rozplanowania dni i godzin, w których pracownik ma pozostawać do dyspozycji pracodawcy, w danym miesiącu lub okresie rozliczeniowym.
W rozkładzie określa się również dni wolne od pracy (nie ma tu wyraźnego obowiązku wskazywania np. W5, WN, choć czasem w praktyce rozróżnienie bywa wymagane).

Sporządzanie rozkładów jest kodeksowym obowiązkiem pracodawcy. Rozkłady ustala się dla całej załogi, dla poszczególnych grup pracowników, a nawet dla poszczególnych pracowników. Mogą mieć formę pisemną lub elektroniczną.

a co w ewidencji czasu pracy

Natomiast ewidencja czasu pracy musi być prowadzona osobno dla każdego pracownika (choć niektórzy mają tzw. ewidencję uproszczoną). Dokumentacja ewidencyjna związana z czasem pracy jest już prowadzona osobno dla każdego pracownika.

Przepisy nie wprowadzają jednolitego wzoru karty ewidencji. Powinna ona jednak wskazywać:

  • pracę w poszczególnych dobach wraz ze wskazaniem liczby przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,

  • liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,

  • liczbę godzin nadliczbowych – w tym przypadku pracodawca musi wpisać nie tylko dokładną liczbę pracy w godzinach nadliczbowych, ale także rodzaje godzin nadliczbowych (tj. dobowe lub średniotygodniowe), a także wskazać wysokość dodatku (50% lub 100%), jaki za nie przysługuje; ponadto jeżeli rekompensuje pracę w godzinach nadliczbowych czasem wolnym od pracy, taka informacja również powinna znaleźć się w ewidencji,

  • dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia (np. W5- dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, WN – dzień wolny z tytułu niedzieli, WŚ – dzień wolny z tytułu święta, WR – dodatkowy dzień rozkładowo wolny, ZW – zwolnienie lekarskie, UW – urlop wypoczynkowy itd.),

  • liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia W ewidencji pracodawca  musi wykazać zarówno dyżur pełniony przez pracownika w domu (za który pracownikowi nie należy się żadna rekompensata), jak i dyżur pełniony w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (należy je rozróżniać w ewidencji). W tym ostatnim przypadku pracownikowi należy zapewnić czas wolny od pracy odpowiadający długości dyżuru. Jeżeli jest to niemożliwe, należy się mu wynagrodzenie za ten czas (taka rekompensata też musi być odznaczona w ewidencji). Zawsze z ewidencji musi wynikać wymiar faktycznie świadczonej przez pracownika pracy podczas dyżuru – w praktyce stanowi ona pracę nadliczbową.

Jeżeli czasami pracodawca zobowiązuje pracownika do pozostawania w gotowości do świadczenia pracy pod telefonem służbowym, nie wskazując mu konkretnego miejsca tego oczekiwania, to też jest dyżur. Takie zobowiązanie pracownika, poprzez które musi on mieć ciągle włączony telefon, licząc się z wezwaniem do świadczenia pracy, również jest dyżurem, analogicznym do unormowanego w Kodeksie dyżuru domowego. Często takie dyżury nie są ewidencjonowane, co stanowi naruszenie przepisów. Taki „dyżur pod telefonem służbowym” należy zaewidencjonować jako dyżur domowy (nawet jeśli pracownik nie ma obowiązku przebywania wtedy w domu).  

  • rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,

  • rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

  • wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

  • czasie pracy pracownika młodocianego oraz przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Jakie dokumenty dołączamy do ewidencji czasu pracy?

Do dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy dołączmy wnioski pracowników w sprawach związanych z czasem pracy i inne dokumenty związane z czasem pracy, a także zgody pracowników-rodziców oraz kobiet w ciąży na niektóre kwestie związane z czasem pracy.

Natomiast do dokumentacji ewidencyjnej nie wchodzą:

  • rozkłady czasu pracy i
  • listy obecności i inne nieobowiązkowe pomocnicze dokumenty pomagające rejestrować czas pracy (np. zeszyty wyjść, zestawienia automatycznych czytników itd.).

Pracodawca decyduje, jak w szczegółach wygląda ewidencja, a także jaki okres ma obejmować (byle była prowadzona na bieżąco i zawierała wszystkie dane). A zatem sam szczegółowy wygląd ewidencji czasu pracy ustala pracodawca stosownie do potrzeb zakładu. Ewidencja czasu pracy często przybiera postać rozbudowanej tabeli, gdzie każda ewidencjonowana okoliczność ma swoją własną rubrykę. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby tabela była mniej rozbudowana, a niektóre okoliczności były odnotowywane za pomocą symboli. Można też stosować inne oznaczenia, np. odpowiednie kolory itd. Najważniejsze, aby wszystkie okoliczności wskazane w rozporządzeniu (które wymieniono powyżej) zostały odnotowane w ewidencji czasu pracy. I aby ten sposób odnotowania był czytelny ( w razie kontroli inspektor może poprosić o wydrukowanie ewidencji konkretnych pracowników). Natomiast jeśli te warunki są spełnione, to wszelkie szczegóły co do oznaczania wymaganych okoliczności w ewidencji czasu pracy są pozostawione do decyzji pracodawcy.

Z ewidencją czasu pracy przechowujemy m.in.:

1. wnioski pracownika dotyczące:

  • udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
  • ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),
  • ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),
  • stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
  • stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (tzw. weekendowego – art. 144 Kodeksu pracy),
  • stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy  (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy),
  • stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym  rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy);

2. dokumenty związane:

  • ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, czyli głównie porozumienia dotyczące wykonywanych zadań (art. 140 Kodeksu pracy),
  • z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (art. 1513  k. p. ),
  • z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy;

3. zgody:

  • pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie  dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
  • pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy).
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

wiper-pixel