Rozkład czasu pracy i ewidencja czasu pracy to dwa dokumenty związane z czasem pracy, które zasadniczo każdy pracodawca musi prowadzić (choć są wyjątki w tym zakresie co do rozkładu). Czym się różnią, jakie są zasady ich tworzenia i czym się różni zmiana rozkładu od polecania godzin nadliczbowych?
Rozkład (grafik, harmonogram) to sposób rozłożenia czasu pracy na poszczególne dni –wskazanie ile danego dnia pracownik ma pracować i w jakich godzinach. Rozkład pokazuje jak „ma być”.
W rozkładzie umieszczamy tzw. planowany czas pracy. Natomiast ewidencja czasu pracy pokazuje „jak było”. W ewidencji wskazujemy wszystko co działo się z czasem pracy pracownika (także zdarzenia nieplanowane w rozkładzie), a więc np. nadgodziny i ich odbiór, wyjścia prywatne i ich odpracowanie.
W rozkładzie musi zgadzać się nominał:
dni pracy i
godzin pracy
właściwy dla danego okresu rozliczeniowego i danego wymiaru etatu.
Rozkładem czasu pracy nazywa się sposób rozplanowania dni i godzin, w których pracownik ma pozostawać do dyspozycji pracodawcy, w danym miesiącu lub okresie rozliczeniowym.
W rozkładzie określa się również dni wolne od pracy (nie ma tu wyraźnego obowiązku wskazywania np. W5, WN, choć czasem w praktyce rozróżnienie bywa wymagane).
Sporządzanie rozkładów jest kodeksowym obowiązkiem pracodawcy. Rozkłady ustala się dla całej załogi, dla poszczególnych grup pracowników, a nawet dla poszczególnych pracowników. Mogą mieć formę pisemną lub elektroniczną.
Natomiast ewidencja czasu pracy musi być prowadzona osobno dla każdego pracownika (choć niektórzy mają tzw. ewidencję uproszczoną). Dokumentacja ewidencyjna związana z czasem pracy jest już prowadzona osobno dla każdego pracownika.
Przepisy nie wprowadzają jednolitego wzoru karty ewidencji. Powinna ona jednak wskazywać:
pracę w poszczególnych dobach wraz ze wskazaniem liczby przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
liczbę godzin nadliczbowych – w tym przypadku pracodawca musi wpisać nie tylko dokładną liczbę pracy w godzinach nadliczbowych, ale także rodzaje godzin nadliczbowych (tj. dobowe lub średniotygodniowe), a także wskazać wysokość dodatku (50% lub 100%), jaki za nie przysługuje; ponadto jeżeli rekompensuje pracę w godzinach nadliczbowych czasem wolnym od pracy, taka informacja również powinna znaleźć się w ewidencji,
dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia (np. W5- dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, WN – dzień wolny z tytułu niedzieli, WŚ – dzień wolny z tytułu święta, WR – dodatkowy dzień rozkładowo wolny, ZW – zwolnienie lekarskie, UW – urlop wypoczynkowy itd.),
liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia W ewidencji pracodawca musi wykazać zarówno dyżur pełniony przez pracownika w domu (za który pracownikowi nie należy się żadna rekompensata), jak i dyżur pełniony w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (należy je rozróżniać w ewidencji). W tym ostatnim przypadku pracownikowi należy zapewnić czas wolny od pracy odpowiadający długości dyżuru. Jeżeli jest to niemożliwe, należy się mu wynagrodzenie za ten czas (taka rekompensata też musi być odznaczona w ewidencji). Zawsze z ewidencji musi wynikać wymiar faktycznie świadczonej przez pracownika pracy podczas dyżuru – w praktyce stanowi ona pracę nadliczbową.
Jeżeli czasami pracodawca zobowiązuje pracownika do pozostawania w gotowości do świadczenia pracy pod telefonem służbowym, nie wskazując mu konkretnego miejsca tego oczekiwania, to też jest dyżur. Takie zobowiązanie pracownika, poprzez które musi on mieć ciągle włączony telefon, licząc się z wezwaniem do świadczenia pracy, również jest dyżurem, analogicznym do unormowanego w Kodeksie dyżuru domowego. Często takie dyżury nie są ewidencjonowane, co stanowi naruszenie przepisów. Taki „dyżur pod telefonem służbowym” należy zaewidencjonować jako dyżur domowy (nawet jeśli pracownik nie ma obowiązku przebywania wtedy w domu).
rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
czasie pracy pracownika młodocianego oraz przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Do dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy dołączmy wnioski pracowników w sprawach związanych z czasem pracy i inne dokumenty związane z czasem pracy, a także zgody pracowników-rodziców oraz kobiet w ciąży na niektóre kwestie związane z czasem pracy.
Natomiast do dokumentacji ewidencyjnej nie wchodzą:
Pracodawca decyduje, jak w szczegółach wygląda ewidencja, a także jaki okres ma obejmować (byle była prowadzona na bieżąco i zawierała wszystkie dane). A zatem sam szczegółowy wygląd ewidencji czasu pracy ustala pracodawca stosownie do potrzeb zakładu. Ewidencja czasu pracy często przybiera postać rozbudowanej tabeli, gdzie każda ewidencjonowana okoliczność ma swoją własną rubrykę. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby tabela była mniej rozbudowana, a niektóre okoliczności były odnotowywane za pomocą symboli. Można też stosować inne oznaczenia, np. odpowiednie kolory itd. Najważniejsze, aby wszystkie okoliczności wskazane w rozporządzeniu (które wymieniono powyżej) zostały odnotowane w ewidencji czasu pracy. I aby ten sposób odnotowania był czytelny ( w razie kontroli inspektor może poprosić o wydrukowanie ewidencji konkretnych pracowników). Natomiast jeśli te warunki są spełnione, to wszelkie szczegóły co do oznaczania wymaganych okoliczności w ewidencji czasu pracy są pozostawione do decyzji pracodawcy.
Z ewidencją czasu pracy przechowujemy m.in.:
1. wnioski pracownika dotyczące:
2. dokumenty związane:
3. zgody: