Czy umowa zlecenia i służba zastępcza wliczają się do stażu pracy? Wyjaśniamy wątpliwości po zmianach w Kodeksie pracy
W związku z wejściem w życie zmian w Kodeksie pracy dotyczących zaliczania dodatkowych aktywności zawodowych do stażu pracy, pojawiły się wątpliwości w następujących kwestiach: czy w sytuacji zaliczenia okresu pracy na podstawie umowy zlecenia do pracowniczego stażu pracy, pracownikowi zatrudnionemu na dzień 1.01.2026 r. w służbie cywilnej (administracja rządowa) pracodawca powinien również zaliczyć do stażu pracy okres zastępczej służby wojskowej? Przykład: pracownik zatrudniony u nas jest od 2010 r., na dzień 01.01.2026 r. ma udokumentowane 16 lat stażu pracy. W lutym 2026 r. zaliczono dodatkowo 1 rok pracy na podstawie umowy zlecenia wykonywanej w naszym urzędzie w 2009 r. Pracę na podstawie umowy zlecenia podjął w ciągu 30 dni od dnia zwolnienia z zastępczej służby wojskowej, którą również odbywał w naszym urzędzie. Zgodnie z art. 313 ustawy o obronie Ojczyzny pracownikowi, który „podjął pracę po raz pierwszy lub u innego pracodawcy niż ten, u którego był zatrudniony w dniu powołania do tej służby, czas odbywania służby wojskowej wlicza się do okresu zatrudnienia wymaganego do nabywania lub zachowania uprawnień wynikających ze stosunku pracy, z wyjątkiem uprawnień przysługujących wyłącznie pracownikom u pracodawcy, u którego podjął pracę”. Czy w tej sytuacji należy pracownikowi również zaliczyć okres odbywania zastępczej służby wojskowej w naszym urzędzie do stażu pracy, ponieważ wrócił do nas w ciągu 30 dni? Czy powrót po zastępczej służbie wojskowej w terminie 30 dni na umowę zlecenie należy traktować tak samo jakby to było zatrudnienie na umowę o pracę? Czy pracodawca powinien zaliczyć cały okres wykonywania umowy zlecenia osoby poniżej 26 roku życia, która wykonywała umowę zlecenia w latach 2015–2020 jako student, przy czym w dniu 12.06.2019 r. obroniła pracę dyplomową i uzyskała tytuł licencjata, a od 01.10.2019 r. podjęła studia magisterskie, które kontynuowała do 2021 roku. Pracownik przedstawił zaświadczenie od zleceniodawcy, że wykonywał umowę zlecenia od dnia 01.11.2015 r. do dnia 31.05.2020 r. Pracownik nie uzyskał zaświadczenia z ZUS, ponieważ nie został zgłoszony do ubezpieczeń, jednak status studenta traci się w dniu ukończenia studiów albo skreślenia z listy studentów lub z datą złożenia egzaminu dyplomowego. Czy w związku z tym pracodawca powinien zaliczyć do stażu pracy także okres wykonywania umowy zlecenia pomiędzy obroną pracy dyplomowej a podjęciem studiów magisterskich, skoro zleceniobiorca nie miał w tym czasie prawa do zwolnienia z podlegania ubezpieczeniom społecznym?
Okres służby zastępczej można zaliczyć do stażu pracy tylko u pracodawcy, u którego pracownik był zatrudniony w dniu powołania do tej służby i do którego powrócił w ciągu 30 dni od zwolnienia ze służby. Sam powrót do tego podmiotu na podstawie umowy zlecenia nie jest traktowany jak powrót do zatrudnienia pracowniczego. Okres wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia wlicza się do stażu pracy także wtedy, gdy zleceniobiorca nie podlegał ubezpieczeniom społecznym, np. z powodu statusu studenta lub braku obowiązku ubezpieczenia w ZUS.
- Czy okres służby zastępczej można doliczyć do stażu pracy?
- Czy powrót na umowę zlecenia można traktować jak powrót do pracy?
- Czy okres umowy zlecenia bez ubezpieczeń społecznych wlicza się do stażu pracy?
Sprawdź też:
- Czy trzeba informować pracowników o nowych zasadach wliczania okresów do stażu? Formalnie nie – praktycznie to się opłaca (i ratuje budżet)
- Dokumentowanie stażu pracy po zmianach w 2026 roku – aspekty praktyczne
- Wliczanie okresów cywilnoprawnych do stażu pracy – rewolucja w Kodeksie pracy od 2026 r.
Sprawdź też:
- Jak zaliczyć do stażu pracy działalność gospodarczą prowadzoną w Wielkiej Brytanii? Praktyczne wskazówki dla działu kadr
- Wypłata nagrody jubileuszowej za 20 lat - czy uległa przedawnieniu
Przeczytaj też:
- Wyrównanie dodatku stażowego po doliczeniu umowy zlecenia – od kiedy wypłata i co z nagrodą jubileuszową od 1 stycznia 2026 r.?
- Zaświadczenie o odbyciu stażu wystawione przez urząd pracy – czy podlega wliczeniu do pracowniczego stażu pracy
- Czy okres pobierania zasiłku macierzyńskiego wlicza się do stażu pracy?
- Nowy wniosek USP – od 1 stycznia 2026 r. dostępny na eZUS
- Czy działalność gospodarcza z ubezpieczeniem w KRUS jest wliczana do stażu od 2026 roku?
- Jak wliczać działalność gospodarczą do stażu pracy – po zmianach z 2026 r.
Czy okres służby zastępczej można doliczyć do stażu pracy?
Zgodnie z ustawą o obronie Ojczyzny służba zastępcza polega na wykonywaniu określonych prac o charakterze publicznym. Może ona polegać m.in. na:
- wykonywaniu prac na rzecz ochrony środowiska, ochrony zdrowia, pomocy społecznej czy administracji publicznej,
- pełnieniu służby w formacjach uzbrojonych niewchodzących w skład Sił Zbrojnych.
Choć pełnienie służby zastępczej jest równoznaczne ze spełnianiem obowiązku zasadniczej służby wojskowej, nie jest ona traktowana jako czynna służba wojskowa w Siłach Zbrojnych RP.
Przepisy ustawy o obronie Ojczyzny przewidują jednak, że okres służby może zostać zaliczony do stażu pracy, jeżeli pracownik:
- był zatrudniony u danego pracodawcy w dniu powołania do służby,
- oraz powrócił do tego pracodawcy w ciągu 30 dni od zwolnienia ze służby.
Oznacza to, że możliwość zaliczenia okresu służby zastępczej dotyczy wyłącznie pracodawcy, u którego pracownik był zatrudniony w chwili powołania do tej służby. Jeśli w chwili powołania pracownik nie pozostawał w stosunku pracy z danym urzędem, to okres tej służby nie może zostać zaliczony do jego stażu pracy w tym urzędzie.
Czy powrót na umowę zlecenia można traktować jak powrót do pracy?
Warunkiem wliczenia okresu służby do stażu pracy jest powrót do zatrudnienia pracowniczego, czyli do stosunku pracy.
Powrót do współpracy z tym samym podmiotem, ale na podstawie umowy zlecenia, nie jest traktowany jako powrót do pracy w rozumieniu przepisów ustawy o obronie Ojczyzny. Umowa zlecenia jest bowiem umową cywilnoprawną, a nie stosunkiem pracy.
W konsekwencji powrót do urzędu w ciągu 30 dni, ale na podstawie umowy zlecenia, nie spełnia warunku powrotu do pracy, który pozwalałby zaliczyć okres służby zastępczej do stażu pracy.
Czy okres umowy zlecenia bez ubezpieczeń społecznych wlicza się do stażu pracy?
Zgodnie z Kodeksem pracy do okresu zatrudnienia wlicza się również udokumentowane okresy wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym umowy zlecenia.
Dotyczy to także sytuacji, gdy w czasie wykonywania zlecenia dana osoba nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, np. ze względu na:
- status studenta,
- wiek poniżej 26 lat,
- brak obowiązku zgłoszenia do ubezpieczeń wynikający z przepisów.
Jeżeli więc pracownik wykonywał umowę zlecenia w trakcie studiów i z tego powodu nie był zgłoszony do ZUS, okres ten może zostać zaliczony do stażu pracy, o ile zostanie odpowiednio udokumentowany.
Przepisy nie wymagają w takim przypadku przedstawienia zaświadczenia z ZUS. Okres wykonywania zlecenia może być potwierdzony innymi dokumentami, np. zaświadczeniem zleceniodawcy.
Michał Culepa
