Jak udzielać urlopów okolicznościowych (ślub, pogrzeb, narodziny)

Musimy zwolnić pracownika na pełną dniówkę roboczą (dniówki robocze) z zachowaniem prawa do wynagrodzenia za urlop w wymiarze:

• 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka, albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma, lub macochy,
• 1 dnia – w przypadku ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Te uprawnienia nie przysługują na podstawie Kodeksu pracy, lecz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.
Jaka jest forma wniosku o urlop okolicznościowy

Zwolnienie to jest potocznie nazywane „urlopem okolicznościowym” – choć w praktyce nie jest to urlop. Zasadniczo zwolnienia tego udziela się na wniosek pracownika.

Forma wniosku nie jest szczegółowo uregulowana w przepisach. Powstał więc dylemat, czy w ogóle należy wymagać, aby pracownicy składali wyraźne wnioski o urlopy okolicznościowe – czy też wystarczy, że wykażą konieczność ich udzielenia (np. przez okazanie pracodawcy aktu urodzenia, czy śmierci bliskiej osoby). W tej kwestii wypowiedział się resort pracy, wskazując, że przepisy nie nakazują stosowania wniosków o takie urlopy – więc pracodawca mógłby ich nie wymagać (zob. ramka).

Zdaniem resortu pracy:
Rozporządzenie (…) w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (…) nie reguluje procedury występowania o zwolnienie od pracy w związku z wystąpieniem zdarzeń wskazanych w rozporządzeniu, w tym nie wprowadza obowiązku składania pisemnego wniosku o udzielenie takiego zwolnienia.
Tryb występowania przez pracowników o udzielanie zwolnień od pracy może być zatem uregulowany przez pracodawcę w regulaminie pracy (…).
Stanowisko ministerstwa rodziny i polityki społecznej z 9 lutego 2022 r.

Załóżmy jednak, że pracodawca wymaga od pracowników takich wniosków. Pojawia się wówczas kolejna wątpliwość: gdzie należy je przechowywać. Przepisy tego nie rozstrzygają. Jednak resort pracy opowiedział się za umieszczaniem ich w dokumentacji ewidencyjnej czasu pracy. Choć nie wykluczył też przechowywania ich w aktach osobowych.