Praca w Wielkiej Brytanii a staż pracy w Polsce. Czy dokument U1 wystarczy?

Od 2026 roku, gdy wzrosło znaczenie prawidłowego ustalania stażu pracy, pracodawcy muszą jeszcze uważniej oceniać, czy przedstawione dokumenty rzeczywiście potwierdzają okres, charakter i podstawę zatrudnienia za granicą.

W praktyce pojawia się jednak pytanie, które kadrowi zadają już dziś: czy dokument U1 potwierdzający zatrudnienie w Wielkiej Brytanii pozwala zaliczyć taki okres do stażu pracy w Polsce?

Tak – dokument U1 może służyć dokumentowaniu okresów zatrudnienia za granicą i być podstawą do zaliczenia pracy wykonywanej w Wielkiej Brytanii do stażu pracy w Polsce.

Obecnie podstawę prawną stanowi art. 339 ustawy z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Zgodnie z tym przepisem udokumentowane okresy zatrudnienia przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego są zaliczane do okresów pracy w Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie uprawnień pracowniczych.

Oznacza to, że zagraniczne zatrudnienie może wpływać m.in. na:

• wymiar urlopu wypoczynkowego,
• dodatki stażowe,
• nagrody jubileuszowe,
• okresy wypowiedzenia,
• inne świadczenia zależne od stażu pracy.

W praktyce pracownik nie zawsze dysponuje klasycznym świadectwem pracy. W przypadku zatrudnienia w Wielkiej Brytanii pracodawcy najczęściej akceptują również inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie.

Mogą to być m.in.:

• umowa o pracę,
• payslipy (odcinki wypłat wynagrodzenia),
• formularz P45,
• formularz P60,
• formularz U1.

Szczególne znaczenie ma właśnie formularz U1, który potwierdza okresy zatrudnienia i ubezpieczenia dla celów ubiegania się o świadczenia dla bezrobotnych w innym państwie.

Kadrowi powinni jednak pamiętać, że kluczowe znaczenie ma nie sama nazwa dokumentu, lecz jego treść. Dokumenty przedstawione przez pracownika powinny w sposób niebudzący wątpliwości potwierdzać:

• fakt wykonywania pracy,
• okres zatrudnienia,
• charakter zatrudnienia.

To pracodawca ocenia, czy dokumentacja jest wystarczająca. Dlatego w praktyce pracownicy często przedstawiają kilka dokumentów jednocześnie, np. formularz U1 wraz z umową o pracę lub payslipami.

To ważne szczególnie wtedy, gdy dokument U1 nie zawiera wszystkich informacji potrzebnych do ustalenia charakteru zatrudnienia.

Od 2026 r. znaczenie prawidłowego ustalania stażu pracy jeszcze wzrośnie. Nowe przepisy przewidują bowiem rozszerzenie katalogu okresów zaliczanych do stażu pracy także o niektóre okresy aktywności wykonywanej poza klasycznym stosunkiem pracy.

W sektorze publicznym nowe zasady zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r., natomiast u pracodawców prywatnych od 1 maja 2026 r.

Dla działów HR i kadr oznacza to konieczność jeszcze dokładniejszej analizy dokumentów potwierdzających aktywność zawodową pracowników – również tę wykonywaną za granicą na innej podstawie niż umowa o pracę, czyli samozatrudnienie czy też kontrakt cywilnoprawny.

Okres wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą może być udokumentowany każdym dokumentem, który w wiarygodny sposób potwierdzi wykonywanie pracy zarobkowej za granicą (np. o wpisaniu oraz wykreśleniu działalności z zagranicznego odpowiednika CEIDG).

Poza tym w przypadku pracy zagranicą mogą to być: dokumenty z instytucji ubezpieczeniowych, podatkowych, dokumenty z rejestru o prowadzeniu działalności gospodarczej, czy zaświadczenia wydane przez zagranicznego pracodawcę. 

Weryfikując dokumenty dotyczące zagranicznego zatrudnienia, warto sprawdzić przede wszystkim:

• czy dokument został przetłumaczony na język polski,
• czy wskazuje konkretne daty zatrudnienia,
• czy pozwala ustalić rodzaj wykonywanej pracy,
• czy potwierdza zatrudnienie u zagranicznego pracodawcy.

Jeżeli dokumentacja budzi wątpliwości, pracodawca może poprosić pracownika o przedstawienie dodatkowych dowodów zatrudnienia.