Nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców – jak przygotować się do kontroli PIP?

Nowe regulacje mają przede wszystkim uszczelnić system zatrudniania cudzoziemców i ograniczyć pojawiające się w tym zakresie nadużycia.

Pracodawcy muszą przygotować się na:

• Obowiązek zawarcia pisemnej umowy przed rozpoczęciem pracy – niezależnie od formy zatrudnienia (umowa o pracę, zlecenie), umowa musi być podpisana przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy. Wyjątki dotyczą jedynie pełnienia funkcji w zarządach spółek czy prokury.

• Tłumaczenie umów na język zrozumiały dla cudzoziemca – pracodawca musi zadbać o to, aby pracownik dokładnie rozumiał warunki zatrudnienia.

• Obowiązkowe przekazywanie kopii umów do organów – umowę należy zgłosić do systemu teleinformatycznego przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca.

• Nowe obowiązki informacyjne – każdy cudzoziemiec musi otrzymać pisemną informację (w zrozumiałym dla niego języku) o prawie do wstępowania do związków zawodowych.

• Przestrzeganie zasad równego traktowania – warunki zatrudnienia nie mogą znacząco odbiegać od warunków polskich pracowników na podobnych stanowiskach, w tym w szczególności wynagrodzenie cudzoziemcy nie może być niższe niż wynagrodzenie minimalne.

• Pełną elektronizację procedur – wszystkie sprawy dotyczące zezwoleń na pracę będą prowadzone elektronicznie, w dedykowanym systemie teleinformatycznym. Pracodawca zobowiązany będzie do założenia konta w systemie, a cudzoziemiec będzie mógł śledzić status swojej sprawy. System umożliwi organom administracji, PIP i Straży Granicznej bieżący dostęp do danych o zatrudnieniu i stanie spraw, co zwiększy kontrolę nad rynkiem pracy.

• Zniesienie testu rynku pracy – zniknie obowiązek pozyskania informacji starosty o braku kandydatów lokalnych, co przyspieszy proces uzyskania zezwolenia na pracę. Zamiast tego obowiązywać będzie lista zawodów deficytowych, która ułatwi procedury dla wybranych branż.

• Wyższe kary za naruszenia – grzywny za wykroczenia mogą sięgać nawet 50 000 zł, a ich wysokość będzie zależna od liczby cudzoziemców, wobec których stwierdzono nieprawidłowości.

• Kontrole bez zapowiedzi – PIP i Straż Graniczna będą mogły przeprowadzać kontrole w każdej chwili, bez wcześniejszego uprzedzenia pracodawcy.

Nowe przepisy to nie tylko szansa na uproszczenie procedur, ale też konieczność dokładnego przygotowania się do ewentualnych kontroli. Pracodawcy muszą wdrożyć odpowiednie procedury wewnętrzne i zadbać o dokumentację.

Rekomendowane kroki:

• Sprawdź legalność pobytu i pracy cudzoziemców – upewnij się, że każdy zatrudniony cudzoziemiec przebywa legalnie w Polsce i posiada odpowiedni dokument uprawniający do pracy.

• Dokumentuj zatrudnienie – przechowuj kopie dokumentów dotyczących zatrudnienia cudzoziemca (umowa, dokumenty pobytowe, zgłoszenia do ZUS) przez cały okres zatrudnienia oraz przez minimum 2 lata po jego zakończeniu.

• Zadbaj o poprawne umowy – wszystkie umowy muszą być zawarte w formie pisemnej i sporządzone w języku zrozumiałym dla cudzoziemca. Nie należy dopuszczać cudzoziemca do pracy bez podpisanej umowy.

• Przekazuj umowy do systemu – przed dopuszczeniem cudzoziemcy do pracy umowa będzie musiała zostać zgłoszona do odpowiedniego organu przez system teleinformatyczny.

• Przestrzegaj obowiązków informacyjnych – cudzoziemcy muszą otrzymać pisemną informację o prawie do wstępowania do związków zawodowych, a także pozostałe informacje wymagane przepisami prawa.

• Dopilnuj BHP – zatrudniani cudzoziemcy powinni przejść szkolenia BHP, mieć aktualne badania lekarskie, być zapoznani z oceną ryzyka zawodowego i otrzymać wymagane środki ochrony indywidualnej, jeżeli zachodzi taka potrzeba.

• Unikaj „pozornych” umów cywilnoprawnych – pamiętaj, że umowy zlecenia nie mogą zastępować stosunku pracy. Sprawdź, czy sposób świadczenia pracy odpowiada zawartej umowie i przepisom. Zadbaj także o zgodność zakresu obowiązków i sposobu wykonywania pracy z dokumentami legalizującymi zatrudnienie.

• Regularnie aktualizuj wiedzę – śledź zmiany w przepisach i komunikaty organów administracji, aby nie przeoczyć nowych obowiązków.

Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu możesz uniknąć ryzyka kar finansowych i problemów prawnych. Nowa ustawa zmienia wiele – ale pozwala też lepiej zabezpieczyć interesy pracodawców, którzy działają zgodnie z prawem.

Maciej Pęcherz, adwokat, Partner w ARTE LEGAL Law Firm.