Czy listy obecności można uzupełniać o kody nieobecności

Pytanie dotyczy prowadzenia papierowych list obecności. Dotychczas po wpłynięciu list obecności do kadr uzupełnialiśmy je o kody nieobecności, gdyż ułatwiało to tworzenie kart pracy. Spotkaliśmy się jednak z opinią, że na zbiorczej liście obecności powinny się znajdować tylko imiona i nazwiska pracowników, miesiąc i dni tygodnia oraz data i podpis pracowników. Czy w związku z tym nasze postępowanie jest nieprawidłowe? Proszę również o informację, gdzie powinno się przechowywać zbiorcze listy obecności i jak długo?