Systemy i rozkłady czasu pracy określone w regulaminie a czasowa zmiana rozkładu pracy dla części pracowników
W regulaminie pracy ustalono, że na stanowiskach administracyjno-biurowych oraz wyszczególnionych stanowiskach produkcyjnych obowiązuje podstawowy system czasu pracy od poniedziałku do piątku od 8.00 do 16.00, a na określonych stanowiskach produkcyjnych praca 3-zmianowa w systemie podstawowym od poniedziałku do piątku: od 6.00 do 14.00, od 14.00 do 22.00 oraz od 22.00 do 6.00. Jest również zapis, że rozkłady czasu pracy poszczególnych zmian oraz terminy przerw są ustalane na podstawie odrębnych zmianowych harmonogramów pracy. W umowach o pracę nie ma zapisów na ten temat. Czasem konieczne jest, aby niektórzy pracownicy produkcyjni zatrudnieni w systemie 3-zmianowym pracowali przez jakiś czas od 8.00 do 16.00. Czy pracodawca na podstawie aktualnych dokumentów może czasowo zmienić godziny pracy pracowników? Czy konieczna jest zmiana w umowach o pracę np. poprzez poniższy zapis porozumienia zmieniającego? Jak pracodawca powinien wprowadzić taką zmianę?
Jeżeli w umowach o pracę brak jest postanowień dotyczących obowiązujących pracownika rozkładów czasu pracy, zmiana rozkładu czasu pracy nie wymaga zmiany treści umowy o pracę dokonanej w drodze porozumienia stron lub wypowiedzenia zmieniającego. Natomiast zapis dopuszczający możliwość czasowej zmiany rozkładu czasu pracy pracownika (grupy pracowników) powinien znaleźć się w regulaminie pracy. Do czasu wejścia w życie zmian regulaminu w tym zakresie jedynym rozwiązaniem jest uzgodnienie z pracownikami, aby złożyli wnioski o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy w formie przewidującej pracę przez określony czas od poniedziałku do piątku od 8.00 do 16.00.
Obowiązujące u pracodawcy systemy i rozkłady czasu pracy, a także przyjęte okresy rozliczeniowe, powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu – jeżeli pracodawca nie ma obowiązku posiadania regulaminu pracy.
Systemy i rozkłady czasu pracy określają przepisy wewnętrzne…
Zatem zarówno stosowane w zakładzie systemy, jak i rozkłady czasu pracy powinny stanowić element aktu wewnętrznego pracodawcy (wewnątrzzakładowego źródła prawa pracy) i nie ma obowiązku lub potrzeby umieszczania tych informacji w umowie o pracę. Pod pojęciem systemu czasu pracy należy rozumieć sposób organizacji czasu pracy pracownika, natomiast rozkład czasu pracy to określenie pewnych ram, potencjalnych możliwości, w jakich dniach i godzinach pracownicy lub poszczególne grupy pracowników mogą świadczyć pracę.
W przedstawione w pytaniu zapisy regulaminu pracy wskazują, że pod sformułowaniem rozkład czasu pracy mowa jest zarówno o systemie czasu pracy, jak i rozkładzie czasu pracy. Wynika z niego, że część pracowników produkcyjnych zatrudnionych jest w podstawowym systemie czasu pracy w rozkładzie czasu pracy przewidującym pracę od poniedziałku do piątku od 8.00 do 16.00, natomiast część w systemie podstawowym zmianowym w rozkładzie czasu pracy przewidującym pracę od poniedziałku do piątku w godzinach: 6.00-14.00, 14.00-22.00 i 22.00-6.00.
Jeżeli z regulaminu pracy precyzyjnie wynika, które grupy pracowników produkcyjnych pracują w systemie podstawowym od 8.00 do 16.00, a które w systemie podstawowym zmianowym – to, co do zasady, faktyczna zmiana rozkładu czasu pracy powinna być poprzedzona dokonaniem stosownych zmian w regulaminie pracy.
W regulaminie pracy powinno znaleźć się np. postanowienie, że pracodawca, gdy będą tego wymagały jego potrzeby, może zobowiązać pracowników do pracy w innym, niż dotychczas, rozkładzie czasu.
…a nie umowy o pracę
Jak z powyższego wynika rozkład czasu pracy jest elementem regulaminu pracy, a nie koniecznym elementem umowy o pracę. Rozkład czasu pracy należy bowiem do katalogu spraw organizacyjnych (porządkowych) i jego ustalanie (zmienianie) należy do władczych (kierowniczych) uprawnień (decyzji) pracodawcy. Nie ma więc konieczności (i potrzeby) określania rozkładu czasu pracy w umowie o pracę.
Jeśli więc w umowach o pracę brak jest postanowień dotyczących obowiązujących pracownika rozkładów czasu pracy – zmiana rozkładu czasu pracy nie wymaga zmiany treści umowy o pracę dokonanej w drodze porozumienia stron lub wypowiedzenia zmieniającego.
Nie powoduje to jednak, że pracodawca ma zupełną, niczym nieograniczona, swobodę w ustalaniu i zmienianiu rozkładu czasu pracy pracownika.
Możliwość czasowej zmiany rozkładu lepiej przewidzieć w regulaminie pracy
Z uwagi bowiem na to, że rozkłady czasu pracy muszą być określone w regulaminie pracy, również możliwość czasowej zmiany rozkładu powinna znaleźć odzwierciedlenie w treści regulaminu np. poprzez określenie, że rozkład czasu pracy może zostać zmieniony, gdy będą wymagały tego potrzeby pracodawcy. Taki zapis nie powodowałby żadnych wątpliwości, że pracodawca jest uprawniony do dokonania czasowej zmiany obowiązujących pracowników rozkładów czasu pracy. Dokonanie zamiany rozkładu czasu pracy w sposób nie przewidziany w regulaminie może skłaniać do uznania postępowania pracodawcy jako sprzecznego z postanowieniami regulaminu pracy.
Tak więc w przedstawionym stanie faktycznym, w celu umożliwienia czasowej zmiany godzin rozpoczynania i kończenia pracy przez pracowników, pracodawca powinien wprowadzić w regulaminie pracy postanowienia przewidujące taką możliwość.
Natomiast do czasu wejścia w życie zmian regulaminu (czyli po upływie 14 dni od dnia podania tych zmian do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u pracodawcy) moim zdaniem jedynym rozwiązaniem w tej sytuacji jest uzgodnienie z pracownikami „zmianowymi”, aby złożyli wnioski o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy w formie przewidującej pracę przez określony czas od 8.00 do 16.00.
art. 29 § 1 – 3, art. 1043 § 1, art. 129 § 1, art. 142, art. 146, art. 150 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).
Bartosz Miszewski
