Niezachowanie zakładowego trybu powiadomienia o nieobecności w pracy – czy może być podstawą rozwiązania umowy

Natychmiastowe rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (czyli tzw. dyscyplinarka) jest dopuszczalna w razie:

• ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych;
• popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;
• zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku (art. 52 § 1 kp).

Takie rozwiązanie umowy jest szczególnym, wyjątkowym trybem ustania stosunku pracy związku i dlatego jest ono obwarowane wieloma wymogami formalnymi. Począwszy od obowiązkowego wskazania przyczyny takiego rozwiązania umowy w jego treści (niezależnie od rodzaju umowy o pracę), po obowiązkową konsultację związkową (jeśli w zakładzie działają związki zawodowe, które reprezentują danego pracownika), a skończywszy na ustawowym 1 miesięcznym terminie na rozwiązanie umowy.

Poza wspomnianymi wymogami formalnymi, pracodawca powinien także przeanalizować czy dana sytuacja rzeczywiście „nadaje się” na dyscyplinarkę. Nie każde bowiem uchybienie obowiązkom pracowniczym będzie mogło zostać uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Nadto, do takiego rozwiązania umowy o pracę niezbędna jest wina umyślna pracownika lub co najmniej rażące niedbalstwo (czyli „najcięższa” postać winy nieumyślnej). W praktyce bowiem dyscyplinarka została zarezerwowana do „przewinień najcięższego kalibru”.

W przeciwieństwie do dyscyplinarki, wypowiedzenie jest normalnym, zwykłym trybem rozwiązania stosunku pracy. Jednak możliwość wypowiedzenia umowy o pracę również została obwarowana pewnymi obowiązkami, m.in. koniecznością wskazania na piśmie przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę w przypadku wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony. Taka przyczyna powinna być prawdziwa, aktualna i obiektywnie „nadająca się” na wypowiedzenie, a nadto wskazana w sposób jasny i zrozumiały dla zwalnianego.

Z pytania wynika, że pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie i o tym fakcie poinformował pracownicę działu kadr wysyłając sms na jej prywatny telefon. Takim zachowaniem naruszył wprawdzie procedury określone w przepisach prawa pracy, jednak zanim pracodawca podejmie decyzję dotyczącą ewentualnego zwolnienia pracownika, warto przeanalizować tą sytuację.

Sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy określa rozporządzenie MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy  (chyba, że pracodawca ustali nieco inne zasady w przepisach wewnątrzzakładowych lub w tym zakresie działa w firmie zwyczaj zakładowy). W myśl wspomnianego rozporządzenia pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego. Niedotrzymanie tego terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika obowiązku określonego w tym przepisie, zwłaszcza jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. Po ustaniu przyczyn uniemożliwiających terminowe zawiadomienie pracodawcy o przyczynie i okresie nieobecności pracownika w pracy pracownik powinien poinformować pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania.

Brak informacji „o nieobecności w pracy” może niekiedy być przyczyną zwolnienia dyscyplinarnego lub wypowiedzenia umowy o pracę. Wiele jednak zależy od okoliczności. Zdaniem Sądu Najwyższego pracownik ma obowiązek zawiadomienia pracodawcy o przyczynie oraz przewidywanym czasie trwania nieobecności w pracy niezwłocznie, najpóźniej w drugim dniu nieobecności. Niewywiązanie się z tego obowiązku w terminie, jeśli nie zachodzą wyjątkowe okoliczności, stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych, mogące uzasadniać nawet rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (wyrok SN z 20 października 2015 r., sygn. akt III PK 8/15).

Wyrok ten dotyczył sytuacji, w której pracownica w ogóle nie zawiadomiła pracodawcy o przedłużającej się nieobecności w pracy, a konkretniej o przyznaniu jej na kolejny okres świadczenia rehabilitacyjnego. Natomiast w sytuacji, gdy pracownik „starał się” jednak przekazać pracodawcy informację o przyczynie nieobecności w pracy, zwolnienie dyscyplinarne nie będzie uzasadnione. Zdaniem Sądu Najwyższego bowiem pracownik nie narusza w sposób ciężki podstawowych obowiązków pracowniczych, jeżeli po jego stronie występują okoliczności usprawiedliwiające nieobecność w pracy, a dopuszcza się on jedynie uchybień w formalnym usprawiedliwieniu tej nieobecności (wyrok SN z 4 sierpnia 1999 r., sygn. akt I PKN 126/99). W tym przypadku pracownik – w związku z narodzinami trzeciego dziecka i pobytem żony w szpitalu położniczym – przez 5 dni musiał opiekować się dwójką małoletnich dzieci (4 i 8 lat). Poinformował o tym ustnie swego przełożonego, nie przedstawiając jednak w kadrach stosownego zaświadczenia ani wniosku o udzielenie urlopu okolicznościowego. Dopiero w piątym dniu nieobecności wysłał (jak się okazało bezskutecznie) do kadr – za pośrednictwem swego sąsiada – zaświadczenie o urodzeniu się dziecka i pobycie żony w szpitalu. W tych nadzwyczajnych okolicznościach Sąd Najwyższy przyjął, że powód w gruncie rzeczy „starał się usprawiedliwić swoją nieobecność” choć uczynił to w sposób nieprawidłowy.

Opisane w pytaniu postępowanie pracownika przypomina właśnie taką sytuację. Zatem w mojej ocenie dyscyplinarne zwolnienie z pracy będzie raczej ryzykowne. Czy zatem w takim przypadku uzasadnione byłoby wypowiedzenie umowy o pracę?

Na to pytanie trudno będzie jednak odpowiedzieć. Uwzględniając bowiem całokształt okoliczności warto byłoby najpierw ustalić dlaczego pracownik przekazał informację o zwolnieniu lekarskim w taki sposób. Możliwe, że taki sposób „usprawiedliwiania nieobecności w pracy” był praktyką w zakładzie, albo, że pracownik nie znał/nie pamiętał, że pracodawca ustalił inny sposób informowania o nieobecności w pracy, albo pracownik nie znał numeru telefonu do kierownika, względnie znał go lecz wiedział, że kierownik zostawia telefon służbowy w zakładzie pracy a zwolnienie lekarskie otrzymał już po godzinach pracy, numer telefonu do kadrowej był jedynym który pracownik znał, a źle się czuł i chciał jak najszybciej poinformować kogokolwiek z zakładu pracy o zwolnieniu lekarskim, itd. Warto więc, aby sytuację tą najpierw wyjaśnić i wówczas pracodawca będzie mógł podjąć decyzję dotyczącą ewentualnego rozwiązania umowy o pracę.

Warto w tym miejscu przypomnieć, że wypowiedzenie nie może zostać pracownikowi wręczone w czasie zwolnienia lekarskiego, chyba, że  upłynęły już okresy ochronne wskazane w kodeksie pracy.