Jak bez błędów wypełnić świadectwo pracy – praktyczna instrukcja

Ad 1. W lewym górnym rogu świadectwa pracy podaje się nazwę pracodawcy oraz jego siedzibę lub miejsce zamieszkania (jeśli jest osobą fizyczną nieposiadającą siedziby), a także numer identyfikacji podatkowej (NIP) lub numer REGON. Zamiast ręcznego wpisywania tych danych można np. przystawić w tym miejscu pieczątkę nagłówkową pracodawcy zawierającą wymagane dane. Takie pieczątki często zawierają również nr REGON i NIP pracodawcy.

Ad 2. W prawym górnym rogu świadectwa pracy umieszcza się informację o miejscowości i dacie wystawienia świadectwa pracy. Data ta powinna być zgodna z faktyczną datą przygotowania tego dokumentu (nie późniejszą niż 7 dni od dnia definitywnego ustania stosunku pracy lub 7 dni od dnia złożenia wniosku przez pracownika o wydanie świadectwa pracy za poprzednie okresy zatrudnienia, za które pracownik dotychczas nie otrzymał świadectwa pracy w związku z kontynuacją zatrudnienia u tego samego pracodawcy).

Ad 3. W punkcie 1 świadectwa pracy pracodawca wpisuje:

• dane identyfikacyjne pracownika/byłego pracownika, czyli jego imię i nazwisko oraz datę urodzenia,
• dane identyfikacyjne pracodawcy, czyli jego nazwę oraz siedzibę (lub adres zamieszkania, jeśli pracodawca jest osobą fizyczną i nie ma osobnej siedziby),
• okres lub okresy zatrudnienia ze wskazaniem wymiaru czasu pracy, w jakim zatrudniony był pracownik (jeśli w całym okresie, za który wystawiane jest świadectwo pracownik był zatrudniony w różnych wymiarach czasu pracy, w świadectwie podaje się odrębnie okresy zatrudnienia w poszczególnych wymiarach czasu pracy).

Jeśli w okresie zatrudnienia pracownika zmianie uległa siedziba pracodawcy lub jego nazwa (cały czas jest to ten sam pracodawca), to taka zmiana nie musi (choć może) być wskazana w świadectwie pracy.

W przypadku gdy pracownik był zatrudniony u tego samego pracodawcy na podstawie kilku umów o pracę następujących po sobie bez jednego dnia przerwy, a wymiar czasu pracy był cały czas taki sam, możliwe jest rozbicie tych okresów na poszczególne umowy lub wskazanie w świadectwie pracy jednego okresu zatrudnienia bez rozdzielania na odrębne umowy o pracę.

Ad 4. Punkt 2 świadectwa pracy jest przeznaczony dla informacji o wykonywaniu pracy tymczasowej. Wpisuje się w nim okresy pracy tymczasowej u poszczególnych pracodawców użytkowników. Jeśli świadectwo pracy jest wydawane osobie, która nie wykonywała pracy tymczasowej, wówczas punkt ten można:

• pominąć, wpisując w nim adnotację „nie dotyczy” lub „nie wykonywał pracy tymczasowej” (punkt ten nie powinien pozostać pusty, aby kolejni pracodawcy nie mieli wątpliwości);
• usunąć z całego wzoru świadectwa pracy, pamiętając jednocześnie o zmianie numeracji pozostałych punktów świadectwa (wzór świadectwa pracy jest wzorem pomocniczym i dlatego można go w ten sposób dostosować).

Ad 5. W punkcie 3 świadectwa podaje się rodzaj wykonywanej pracy lub zajmowane stanowiska, lub pełnione funkcje wynikające z umowy o pracę. Jeśli w okresie zatrudnienia pracownik wykonywał różne rodzaje pracy/zajmował różne stanowiska/pełnił różne funkcje, należy wymienić je wszystkie. Nie trzeba przy tym (choć można) wskazywać, w jakich okresach pracownik zajmował dane stanowisko lub pełnił daną funkcję. Pewne wątpliwości dotyczą tych rodzajów pracy/stanowisk/funkcji, które zostały pracownikowi powierzone na podstawie polecenia służbowego na okres nie dłuższy niż 3 miesiące w roku (czyli bez dokonywania zmian w umowie o pracę, na podstawie art. 42 § 4 kp). Mimo to takie prace/stanowiska/funkcje można wykazać w świadectwie pracy, uwzględniając zasadę korzystności dla pracownika.

Ad 6. W punkcie 4 świadectwa pracy podaje się:

• tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy (ppkt a) lub
• podstawę prawną wygaśnięcia stosunku pracy (ppkt b).

W podpunkcie a) pracodawca wskazuje jeden z trybów rozwiązania stosunku pracyokreślonych: w art. 23¹ § 4 lub 5, w art. 30 § 1, w art. 48 § 2, w art. 68³,w art. 201 § 2 Kodeksu pracy lub w przepisach odrębnych. W praktyce najczęściej są to tryby rozwiązania umowy o pracę objęte przepisem art. 30 § 1 kp:

• porozumienie stron (art. 30 § 1 pkt 1 kp),
• wypowiedzenie (art. 30 § 1 pkt 2 kp),
• rozwiązanie bez wypowiedzenia (art. 30 § 1 pkt 3 kp),
• rozwiązanie z upływem czasu, na jaki została zawarta umowa o pracę (art. 30 § 1 pkt 4 kp).

Mogą to również być tryby szczególne, w których pracownik rozwiązuje umowę o pracę, a mimo to skutki są równoważne wypowiedzeniu dokonanemu przez pracodawcę:

• rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia za 7-dniowym uprzedzeniem (art. 23¹ § 4 kp),
• odmowa przyjęcia nowych warunków zatrudnienia (art. 23¹ § 5 kp),
• rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia za 3-dniowym uprzedzeniem (art. 48 § 2 kp),

• rozwiązanie umowy o pracę z 1-miesięcznym okresem wypowiedzenia (art. 68³ kp).

Albo może to być rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia, w przypadku gdy wobec pracownika młodocianego zatrudnionego w celu przygotowania zawodowego lekarz profilaktyk wydał orzeczenie, że dana praca zagraża jego zdrowiu (art. 201 § 2 kp).

Dodatkowo w podawanej w świadectwie pracy podstawie prawnej rozwiązania umowy o pracę:

• bez wypowiedzenia (art. 30 § 1 pkt 3 kp) – wskazuje się także przepis szczególny będący odesłaniem do konkretnej sytuacji, a więc art. 52, 53 lub 55 kp;
• na mocy porozumienia stron lub wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę z przyczyn niedotyczących pracownika u pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników – wskazuje się także przepis art. 1 lub 10 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tekst jedn.: Dz.U. z 2025 r. poz. 570, tzw. ustawa o zwolnieniach grupowych).

W punkcie 4 świadectwa pracy nie wskazuje się przyczyny rozwiązania umowy o pracę (oprócz przyczyn niedotyczących pracownika, które u pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników ujawniają się przez odwołanie do ustawy o zwolnieniach grupowych, a u mniejszych pracodawców mogą być wskazywane na prośbę pracownika, np. ubiegającego się o zasiłek dla bezrobotnych).

W praktyce czasami zdarza się, że pracodawcy wpisują informację o rozwiązaniu umowy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy. Mimo że nie ma takiej potrzeby (informacja o wypłaceniu odprawy emerytalno-rentowej wskazująca pośrednio na przyczynę ustania stosunku pracy powinna zostać wpisana w pkt 6.15 świadectwa pracy, gdzie podaje się informacje o wykorzystaniu dodatkowego urlopu albo innych uprawnień lub świadczeń przewidzianych przepisami prawa pracy), to na prośbę pracownika można ją zamieścić.

Natomiast w podpunkcie b) punktu 4 świadectwa pracy pracodawca wskazuje podstawę prawną wygaśnięcia umowy o pracę. Według Kodeksu pracy umowa o pracę wygasa z mocy prawa (bez konieczności składania przez którąkolwiek ze stron stosunku pracy dodatkowych oświadczeń o wypowiedzeniu umowy lub jej rozwiązaniu). Umowa wygasa z powodu:

• śmierci pracownika – art. 63¹ § 1 kp,
• śmierci pracodawcy będącego osobą fizyczną, jeśli rodzina/spadkobiercy pracodawcy nie przejmą firmy – art. 63² § 1 kp,
• upływu 3 miesięcy nieobecności pracownika w pracy z powodu jego tymczasowego aresztowania – art. 66 § 1 kp.

Ad 7. W punkcie 5 świadectwa pracy wskazuje się okres, o który został skrócony okres wypowiedzenia, uprawniający do odszkodowania. Skrócenie okresu wypowiedzenia uprawniające do odszkodowania (a więc na podstawie art. 36¹ kp) ma taki skutek, że umowa ulega rozwiązaniu z upływem skróconego okresu wypowiedzenia, a w tym miejscu wykazuje się okres, o który skrócono wypowiedzenie i za który pracownik uzyska odszkodowanie. Okres ten jest istotny dla kolejnego pracodawcy z tego względu, że wlicza się do ogólnego stażu pracy.

W razie skrócenia okresu wypowiedzenia na mocy porozumienia stron (art. 36 § 6 kp) pracownikowi nie przysługuje odszkodowanie za skrócony okres wypowiedzenia i okres ten nie jest również wliczany do stażu pracy, dlatego też nie podaje się go w tym punkcie świadectwa pracy.

Ad 8. W punkcie 6 świadectwa pracy wskazuje się wszystkie te uprawnienia ze stosunku pracy, które mają kluczowe znaczenie dla ustalenia uprawnień wynikających z przepisów prawa pracy i przepisów o zabezpieczeniu społecznym, jak np.:

• urlop wypoczynkowy i wynagrodzenie chorobowe w roku ustania stosunku pracy,
• urlop rodzicielski,
• urlop ojcowski czy
• okresy nieskładkowe.

Zwolnienie „na siłę wyższą” – w świadectwie pracy podaje się liczbę dni lub godzin zwolnienia wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Jest to informacja istotna dla kolejnego pracodawcy, ponieważ zwolnienie to jest limitowane rocznie (2 dni lub 16 godzin).

Jeżeli pracownik nie korzystał z takiego zwolnienia od pracy, wówczas należy wpisać, że „nie korzystał” ze zwolnienia lub że uprawnienie to go „nie dotyczy”.

Urlop wypoczynkowy – w świadectwie pracy należy wskazać liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. W praktyce jest to informacja o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego z puli na rok, w którym ustał stosunek pracy.

Jeśli w roku ustania stosunku pracy pracownik wykorzystywał również urlop zaległy (np. w okresie wypowiedzenia umowy o pracę), to urlopu zaległego nie należy wykazywać w tym miejscu (nie jest to bowiem informacja ważna dla kolejnego pracodawcy).

Odrębnie wskazuje się liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy w trybie „na żądanie” (na podstawie art. 167² kp).

Gdy pracownik w ogóle nie wykorzystał urlopu z puli na dany roku kalendarzowy, wówczas można wskazać w świadectwie pracy, że:

• wykorzystał urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w tym roku kalendarzowym (mimo że pracodawca wypłacił ekwiwalent pieniężny za ten urlop) albo
• nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego, natomiast wypłacono mu ekwiwalent pieniężny za konkretną liczbę dni (i godzin) urlopu.

Urlop opiekuńczy – podobnie jak w przypadku zwolnienia „na siłę wyższą”, w świadectwie pracy podaje się liczbę dni urlopu wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Jest to informacja istotna dla kolejnego pracodawcy, ponieważ urlop opiekuńczy jest limitowany rocznie (5 dni).

Jeśli pracownik nie korzystał z takiego urlopu, wówczas należy wpisać, że „nie korzystał” z urlopu lub że uprawnienie to go „nie dotyczy”.

Urlop bezpłatny – jeśli pracownik korzystał z takiego urlopu, należy w świadectwie pracy wskazać okres jego trwania oraz podstawę prawną udzielenia. Gdy w okresie zatrudnienia pracownik nie korzystał z urlopu bezpłatnego, wówczas należy wpisać, że „nie korzystał z urlopu” lub uprawnienie to go „nie dotyczy”. Na pewno nie należy pozostawiać tej rubryki pustej, aby nie było wątpliwości, czy urlop bezpłatny (który ma przecież wpływ na staż pracy pracownika) był wykorzystywany przez pracownika w okresie zatrudnienia, czy nie.

Urlop ojcowski i rodzicielski – jeśli pracownik korzystał z takiego urlopu, a jego dziecko w chwili ustania stosunku pracy jest w takim wieku, że teoretycznie pracownik mógłby wykorzystać jeszcze ten urlop u kolejnego pracodawcy, wówczas w świadectwie pracy należy wskazać, że urlop (lub jego część) został już wykorzystany (podaje się wówczas wymiar urlopu i liczbę wykorzystanych części). Imię i nazwisko dziecka, na które urlop został wykorzystany, nie jest wymagane, chyba że pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop i nadal – ze względu na wiek dzieci – mógłby go wykorzystać u kolejnego pracodawcy. Wówczas urlopy wykazuje się odrębnie na każde z dzieci, z podaniem ich imion i nazwisk.

Jeśli pracownik nie korzystał z urlopu ojcowskiego lub rodzicielskiego, pracodawca powinien umieścić adnotację „nie wykorzystał” lub „nie dotyczy”.

Urlop wychowawczy – wykorzystanie takiego urlopu w okresie zatrudnienia dokumentuje się zapisem w świadectwie pracy o wymiarze takiego urlopu, jego okresie (lub okresach), wykorzystanych częściach i podstawie prawnej jego udzielenia (art. 186  § 2 kp dla podstawowego urlopu wychowawczego oraz art. 186 § 3 kp  dla dodatkowego urlopu wychowawczego, który przysługuje rodzicom/opiekunom dziecka niepełnosprawnego).

W razie wykorzystania urlopu wychowawczego na więcej niż jedno dziecko należy wykazać odrębnie urlop wykorzystany na poszczególne dzieci z podaniem imienia i nazwiska dziecka.

Jeśli pracownik nie wykorzystywał urlopu wychowawczego, należy wpisać „nie korzystał” lub „nie dotyczy”.

Obowiązkowe obniżenie wymiaru czasu pracy na podstawie art. 186⁸ kp – jeśli uprawniony do urlopu wychowawczego pracownik korzystał z obowiązkowego obniżenia etatu (maksymalnie do 1/2 etatu), to w świadectwie pracy pracodawca wskazuje okres, w którym pracownik był z tego tytułu chroniony przed wypowiedzeniem i rozwiązaniem umowy o pracę. Taka ochrona trwa od dnia złożenia wniosku o obniżenie etatu do dnia powrotu do nieobniżonego wymiaru czasu pracy, nie dłużej jednak niż przez łączny okres 12 miesięcy. Dlatego też informacja o wymiarze wykorzystanej ochrony jest istotna dla kolejnego pracodawcy.

Jeśli pracownik nie korzystał z takiego obniżenia wymiaru czasu pracy, należy wówczas wpisać „nie korzystał” lub „nie dotyczy”.

Opieka na dzieci do lat 14 – w świadectwie pracy podaje się liczbę dni lub godzin zwolnienia wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Jest to informacja istotna dla kolejnego pracodawcy, ponieważ zwolnienie to jest limitowane rocznie (2 dni lub 16 godzin).

Jeśli pracownik nie korzystał z takiego zwolnienia od pracy, wówczas należy wpisać, że „nie korzystał” ze zwolnienia lub że uprawnienie to go „nie dotyczy”.

Praca zdalna okazjonalna – w świadectwie pracy podaje się liczbę dni takiej pracy w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Jest to informacja istotna dla kolejnego pracodawcy, ponieważ limit pracy zdalnej okazjonalnej dotyczy łącznie wszystkich pracodawców zatrudniających danego pracownika w tym samym roku kalendarzowym (24 dni).

Jeśli pracownik nie wykonywał pracy zdalnej okazjonalnej  w danym roku, to należy umieścić w tym punkcie świadectwa adnotację „nie korzystał”, „nie dotyczy” lub „0 dni”.

Wynagrodzenie chorobowe – w świadectwie pracy podaje się liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe (czyli świadczenie wypłacane ze środków pracodawcy za pierwsze 33 dni choroby w danym roku kalendarzowym lub w przypadku pracowników, którzy ukończyli 50. rok życia – 14 dni) w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy. Nie ma przy tym znaczenia, czy wynagrodzenie było wypłacane w ciągłości (dłuższa choroba), czy z przerwami (okresy krótszych chorób;  w takim przypadku sumuje się poszczególne okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego do limitu odpowiednio 33 dni lub 14 dni w roku kalendarzowym).

Jeśli pracownik nie pobierał takiego wynagrodzenia, wpisuje się „nie dotyczy” lub „0 dni”.

Krótkie choroby w 2003 roku – w świadectwie pracy podaje się zsumowaną liczbę pierwszych dni zwolnień lekarskich krótszych niż 7 dni przypadających w 2003 roku. Dni te były niepłatne (pracownik nie miał ani prawa do wynagrodzenia chorobowego, ani do zasiłku chorobowego). Jeśli pracownik nie był zatrudniony u danego pracodawcy w tym roku albo wprawdzie był, lecz nie miał takich dni, rubrykę tę wypełnia się odpowiednio adnotacją „nie dotyczy”, „nie korzystał” lub „0 dni”.

Służba wojskowa w okresie zatrudnienia – w świadectwie pracy podaje się przypadający w okresie zatrudnienia okres odbywania czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych. Dotyczy to np. okresu odbywania dobrowolnej służby wojskowej, służby w WOT czy nawet kilkudniowych ćwiczeń wojskowych. Jeśli służba odbywała się w ramach urlopu bezpłatnego (np. obecnie służba rotacyjna w WOT pełniona w inne dni niż dni wolne od pracy), powinna również zostać wykazana w punkcie 6.4 świadectwa pracy wraz z podstawą prawną jej udzielenia.

Praca w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze – w  świadectwie podaje się okresy wykonywania takiej pracy oraz jej rodzaj i zajmowane stanowiska. Dotyczy to jednak tylko okresów zatrudnienia przypadających do 31 grudnia 2008 r. (od 1 stycznia 2009 r. weszły bowiem w życie przepisy dotyczące emerytur pomostowych i zapisy w tym  punkcie świadectwa pracy stały się bezprzedmiotowe) oraz prac, o których mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (Dz.U. z 1983 r. poz. 43, z późn. zm.).

W tym miejscu świadectwa można też dodatkowo podać (choć nie jest to niezbędne) konkretne stanowiska pracy, zgodne z resortowymi wykazami zawartymi w zarządzeniach właściwych ministrów.

Jeśli pracownik nie wykonywał pracy w warunkach szczególnych, wpisuje się „nie dotyczy”.

Dodatkowy urlop oraz inne uprawnienia lub świadczenia przewidziane przepisami prawa pracy – w świadectwie pracy wpisuje się takie świadczenia i uprawnienia, które nie miały w świadectwie odrębnej rubryki, a mimo to mają wpływ na uprawnienia pracownicze, np. dodatkowy urlop z tytułu niepełnosprawności czy odprawa emerytalno-rentowa (można nabyć do niej prawo tylko raz).

Jeśli pracownik nie wykorzystał dodatkowych urlopów ani świadczeń, wpisuje się „nie korzystał” lub „nie dotyczy”.

Do najczęściej występujących w praktyce okresów nieskładkowych należą okresy pobierania:

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego na podstawie przepisów Kodeksu pracy,
• zasiłków z ubezpieczenia społecznego: chorobowego lub opiekuńczego,
• świadczenia rehabilitacyjnego,
• niewykonywania pracy po ustaniu zatrudnienia, jeżeli za te okresy, na podstawie przepisów Kodeksu pracy, zostało wypłacone odszkodowanie,
• urlop wychowawczy wykorzystywany przed 1 stycznia 1999 r.

Ad 9. W punkcie 7 świadectwa pracy wpisuje się informacje o zajęciu wynagrodzenia za pracę, które „działa” mimo ustania stosunku pracy. Jest to informacja dla kolejnego pracodawcy, że wynagrodzenie za pracę pracownika podlega zajęciu komorniczemu. W tym celu należy podać oznaczenie komornika i numer sprawy egzekucyjnej oraz wysokość dotychczas potrąconych na ten cel kwot.

Ad 10. W punkcie 8 świadectwa podaje się informacje uzupełniające dotyczące należności ze stosunku pracy uznanych przez pracodawcę i niewypłaconych pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych. Dodatkowo w tym punkcie świadectwa pracy mogą znaleźć się na żądanie pracownika informacje o:

• wysokości i składnikach wynagrodzenia,
• uzyskanych kwalifikacjach,
• prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania w przypadku określonym w § 7 ust. 3 rozporządzenia MRPiPS z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (uzupełniając treść świadectwa pracy o tę informację, pracodawca podpisuje ją i opatruje datą).

Ad 11. Na koniec, podając te wszystkie informacje, pracodawca powinien podpisać świadectwo pracy. Oprócz pracodawcy świadectwo pracy może podpisać osoba upoważniona do działania w imieniu pracodawcy lub inna upoważniona osoba, np. dyrektor działu kadr.