Kierownik działu - czy ma czas wolny za nadgodziny i czy je ewidencjonujemy

Kodeksowe przepisy o czasie pracy wyróżniają dwie kategorie osób na kierowniczych stanowiskach (managerów, osób zarządzających), które mają odrębne zasady związane z czasem pracy. Są to pracownicy:

- zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy (w tym przypadku Kodeks pracy wyraźnie wskazuje, że zaliczamy do nich pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępców lub pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz głównych księgowych) i

- kierujący wyodrębnionymi komórkami organizacyjnymi pracodawcy – nie są oni zdefiniowani w Kodeksie pracy; niemniej jednak przyjmuje się zwykle, że chodzi o osoby kierujące jednostkami organizacyjnymi w jakiś sposób wyodrębnionymi w strukturze zakładu, czyli takimi, które mają pewną odrębność (nie są jakimś doraźnym zespołem powołanym chwilowo do jakichś celów); najlepiej, jeśli wyodrębnienie jednostki wynika z jakichś dokumentów zakładowych, zarządzeń, statutów itp.

Obie te kategorie pracowników na kierowniczych stanowiskach wykonują w razie konieczności pracę nadliczbową bez wynagrodzenia i dodatku. Jednak oprócz tego pracownicy zarządzający zakładem mają dodatkowo wiele innych odrębnych zasad związanych z czasem pracy. Wskazuje je tabela.

* w tym przypadku nieoddanie dnia wolnego jest możliwe tylko w przypadku, gdy jest ono fizycznie niemożliwe – czyli gdy np. po sobocie, w którą pracownik był wezwany do pracy, nie ma już ani jednego dnia pracy, który by można oddać jako wolny (np. gdy okres rozliczeniowy kończy się albo pracownik zachorował),

** chodzi o osobę, której rozkład czasu pracy pracownika obejmuje w każdej dobie przynajmniej 3 godziny pracy w porze nocnej lub co najmniej 1/4 jego czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypada w porze nocnej.

Pojawiła się jednak pewna wątpliwość – zarówno co do osób zarządzających zakładem, jak i kierowników działów. Art. 151[4] stanowi bowiem, że nie otrzymują oni wynagrodzenia z dodatkiem za pracę w nadgodzinach, ale nie wspominają o tym, czy mają oni prawo do czasu wolnego za nadgodziny. Tymczasem w przypadku „zwykłych” pracowników obowiązują dwa alternatywne sposoby rekompensaty nadgodzin:

- wynagrodzeniem z dodatkiem lub

- czasem wolnym w odpowiedniej proporcji (gdy odbiór następuje na wniosek pracownika – to w proporcji 1:1, a gdy z inicjatywy pracodawcy to udziela się 1,5 godziny wolnej za każdą nadgodzinę)

Czy to znaczy, że kadra kierownicza nie może żądać wynagrodzenia z dodatkiem, ale czasu wolnego już tak? Zapytaliśmy o to ministerstwo pracy. Z odpowiedzi resortu pracy wynika, że kierownicy działów nie mają prawa również do czasu wolnego za nadgodziny

Zasadniczo przyjmuje się, że osoby na kierowniczych stanowiskach same decydują o swoich godzinach pracy – i stąd brak rekompensaty nadgodzin (wielu zresztą pracuje w systemie zadaniowym). Natomiast mogą zdarzyć się sytuacje, gdy kierownik działu albo nawet np. główna księgowa mają narzucone dodatkowe godziny pracy czy dodatkowe zadania w wymiarze takim, że wymuszają nadgodziny. A zatem przebywanie po godzinach nie jest skutkiem decyzji kierownika, lecz zostało na nim niejako „wymuszone” przez przełożonych. Jeśli kierownik będzie w stanie to udowodnić, może mimo wszystko uzyskać prawo do wynagrodzenia z dodatkiem za nadgodziny powstałe wskutek takiej sytuacji.

Organizacja czasu pracy w zakładzie powinna bowiem zmierzać do tego, że nadgodziny – nawet osób na kierowniczych stanowiskach – powinny występować raczej sporadycznie niż stale i regularnie (choć samo stałe występowanie nadgodzin jeszcze nie daje prawa do dodatku, dałby je dopiero fakt, że kierownik miał je narzucone, czyli nie wynikały z jego własnej decyzji).

Trzeba też pamiętać, że czym innym jest odbiór godzin nadliczbowych, a czym innym rekompensata pracy w szóstym dniu tygodnia (w wolną sobotę) czy też w niedzielę lub święto. Kierownicy działów – w przeciwieństwie do osób kierujących zakładem –  mają bowiem zasadniczo prawo do odbioru dnia wolnego w takich przypadkach.

Przepis stanowi ponadto, że kierownikom działów (wyodrębnionych komórek organizacyjnych) za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w niedzielę i święto przysługuje prawo do wynagrodzenia z dodatkiem – jeśli w zamian za pracę w takim dniu nie otrzymali innego dnia wolnego od pracy. Nie ma jednak takiej regulacji w przypadku osób kierujących zakładem.

Pracownicy zarządzający zakładem w imieniu pracodawcy mają z mocy prawa uproszczoną ewidencję czasu pracy. Oznacza to, że trzeba im rejestrować tylko dni pracy, oraz dni wolne i nieobecności (z podaniem ich rodzaju). Nie ewidencjonujemy im natomiast godzin pracy, a więc również nie zaznaczamy godzin rozpoczęcia i kończenia pracy, godzin nadliczbowych, nocnych itp. Wystarczy, że wskażemy dzień pracy, np. jako „P”, czy „Praca”.

Pewne wątpliwości budzi natomiast ewidencjonowanie czasu pracy kierowników wyodrębnionych jednostek organizacyjnych. Nie są oni bowiem objęci uproszczonym sposobem ewidencjonowania czasu pracy (chyba, że mają system zadaniowy). A to oznacza, że bezpieczniej jest rejestrować ich godziny pracy (ministerstwo nie wypowiedziało się na ten temat).