Rekompensowanie godzin nadliczbowych w służbie cywilnej – nowe zasady od 2024 r.

Zmiany w tym zakresie wprowadza ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1598), nowelizująca przepisy ustawy o służbie cywilnej.

Zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisów, jeżeli wymagają tego potrzeby urzędu, członek korpusu służby cywilnej (czyli zatrudniony na podstawie umowy o pracę pracownik i mianowany urzędnik służby cywilnej) na polecenie przełożonego wykonuje pracę w godzinach nadliczbowych, w tym w wyjątkowych przypadkach także w nocy oraz w niedziele i święta.

Pracownikowi służby cywilnej za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze. Wskazana forma rekompensaty przysługuje niezależnie od okoliczności w jakich doszło do powstania pracy nadliczbowej, bez znaczenia jest zatem czy godziny nadliczbowe powstały w porze dziennej, nocnej czy też były wynikiem pracy w dniu wolnym, w niedziele lub święto.

Natomiast urzędnikowi służby cywilnej za pracę w godzinach nadliczbowych co do zasady nie przysługuje żadna rekompensata, poza wprowadzonymi ustawą dwoma wyjątkami. Praca nadliczbowa urzędników służby cywilnej jest bowiem rekompensowana jeżeli powstała;

• w porze nocnej,

• w niedzielę lub święto.

Za pracę wykonywaną w porze nocnej urzędnikowi przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze, za pracę w niedzielę przysługuje dzień wolny od pracy w najbliższym tygodniu, zaś za pracę w święto przysługuje inny dzień wolny. Na wniosek członka korpusu służby cywilnej czas wolny oraz dzień wolny, o którym mowa wyżej, może być udzielony w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu.

Od 1 stycznia 2024 r. wskazane wyżej zasady rekompensaty pracy nadliczbowej ulegną zmianie. Ustawodawca dodał bowiem do przepisów ustawy możliwość wypłaty członkom korpusu służby cywilnej wynagrodzenia za pracę nadliczbową.

I tak, po zmianach:

• pracownikowi służby cywilnej za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych przysługiwać będzie czas wolny w tym samym wymiarze albo wynagrodzenie,

• urzędnikowi służby cywilnej za pracę w godzinach nadliczbowych wykonywaną na polecenie przełożonego w porze nocnej, niedzielę i święto albo w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę i święto przysługiwać będzie czas wolny w tym samym wymiarze albo wynagrodzenie.

Prawo do czasu wolnego lub wynagrodzenia za pracę nadliczbową po zmianie ustawy otrzymają również osoby zajmujące wyższe stanowiska w służbie cywilnej. Wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej są stanowiska:

1. dyrektora generalnego urzędu;

2. kierującego departamentem lub komórką równorzędną w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, urzędzie ministra, urzędzie obsługującym przewodniczącego komitetu wchodzącego w skład Rady Ministrów, urzędzie centralnego organu administracji rządowej oraz kierującego wydziałem lub komórką równorzędną w urzędzie wojewódzkim, a także zastępcy tych osób;

3. wojewódzkiego lekarza weterynarii i jego zastępcy;

4. powiatowego lekarza weterynarii i jego zastępcy;

5. wojewódzkiego inspektora jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych i jego zastępcy;

6. kierującego komórką organizacyjną w Biurze Nasiennictwa Leśnego, a także zastępcy tej osoby;

7. dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, dyrektora izby administracji skarbowej, naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, a także zastępcy tych osób.

Zgodnie z nowo podanym przepisem „Osobie zajmującej wyższe stanowisko w służbie cywilnej, z wyłączeniem dyrektora generalnego urzędu i kierownika urzędu, za pracę w godzinach nadliczbowych wykonywaną na polecenie przełożonego w:

1. porze nocnej,

2. dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy,

3. niedzielę i święto albo w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę i święto

– przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze albo wynagrodzenie."

Jednocześnie zgodnie z nowymi przepisami całkowicie wyłączona będzie rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych dla dyrektora generalnego oraz kierownika urzędu. Jak wynika z uzasadnienie do projektu ustawy nowelizującej ustawę o służbie cywilnej jest do podyktowane koniecznością zachowania spójności z ogólnymi przepisami prawa pracy, zgodnie z którymi osobom zarządzającym zakładem pracy w imieniu pracodawcy nie przysługuje rekompensata za godziny nadliczbowe.

Wypłata wynagrodzenia za pracę nadliczbową możliwa będzie jedynie na wniosek osoby zainteresowanej. Warto jednak podkreślić, że wniosek nie będzie wiążący. Dyrektor generalny urzędu będzie bowiem swobodnie decydował o formie rekompensaty, czyli o przyznaniu czasu wolnego albo wynagrodzenia.

Wniosek o wypłatę wynagrodzenia za pracę nadliczbową trzeba będzie złożyć w formie pisemnej w postaci papierowej albo elektronicznej do dyrektora generalnego urzędu, za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego, w terminie 14 dni po dniu zakończenia okresu rozliczeniowego. jego rozpatrzenie będzie musiało nastąpić w terminie 14 dni od dnia jego złożenia.

Wzór. Wniosek o wypłatę wynagrodzenia

W przypadku nieuwzględnienia wniosku pracownika z tytułu wykonywanej pracy nadliczbowej pracownicy uzyskają prawo do czasu wolnego od pracy. Przypomnieć warto, że czas wolny będzie mógł być́ udzielony najpóźniej do zakończenia okresu rozliczeniowego następującego po okresie rozliczeniowym, w którym członek korpusu służby cywilnej wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych albo na wniosek członka korpusu służby cywilnej w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu.

Za pracę w godzinach nadliczbowych członkom korpusu służby cywilnej przysługiwać będzie prawo do normalnego wynagrodzenia.

Jednocześnie w przepisie nie zdefiniowano pojęcia ww. wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach, należy więc per analogiam zastosować wypracowane na gruncie Kodeksu pracy zasady jego ustalania. Pomocne zwłaszcza będzie postanowienie Sądu Najwyższego z 15 lutego 2012 r. (sygn. akt I PK 156/11), w którym SN zdefiniował normalne wynagrodzenie jako wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie w zwykłych warunkach i terminach wypłat, a więc obejmujące również dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, jeżeli na podstawie obowiązujących przepisów płacowych pracownik ma prawo do takich dodatkowych składników. Sąd Najwyższy wskazał, że w skład normalnego wynagrodzenia pracownika może wchodzić również premia, jeżeli ma ona charakter stały i nie jest uzależniona od uzyskania określonych konkretnych osiągnięć w pracy nieobjętych zadaniami wykonywanymi w godzinach nadliczbowych.

Tym samym normalne wynagrodzenie to takie wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie, a więc obejmujące:

• wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania,

• dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, jeżeli na podstawie obowiązujących przepisów płacowych pracownik ma prawo do takich dodatkowych składników.

Do dodatkowych składników o charakterze stałym możemy zaliczyć:

• dodatek stażowy,

• dodatek funkcyjny,

• dodatek za pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,

• premię czy nagrodę regulaminową, jeżeli ma ona charakter stały i nie jest uzależniona od uzyskania określonych konkretnych osiągnięć w pracy, nieobjętych zadaniami wykonywanymi w godzinach nadliczbowych.

Wynagrodzenie za nadgodziny ustalane będzie na podstawie godzinowej stawki wynagrodzenia należnego w miesiącu, w którym nastąpiła praca w godzinach nadliczbowych. Godzinową stawkę wynagrodzenia, o której mowa wyżej ustala się, dzieląc miesięczne wynagrodzenie przez normę godzin czasu pracy w danym miesiącu.

Natomiast normę godzin czasu pracy w danym miesiącu oblicza się mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadającą w danym miesiącu, a następnie dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca danego miesiąca przypadających od poniedziałku do piątku.

Jednocześnie obliczona według powyższego wzoru norma czasu pracy ulega obniżeniu o 8 godzin za każde święto występujące w danym miesiącu i przypadające w innym dniu niż niedziela.