Nowy obowiązek dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – przekazanie kopii umowy do urzędu
Od 1 czerwca 2025 r. zatrudnianie cudzoziemców odbywa się według nowych przepisów, na podstawie nowej ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Choć wiele dotychczasowych zasad i obowiązków pozostało bez zmian, nowe przepisy wprowadzają także ich aktualizację oraz całkowicie nowe rozwiązania, których pracodawcy muszą bezwzględnie przestrzegać od momentu wejścia ustaw w życie. Jakie najważniejsze nowości wprowadzają nowe przepisy?
Jednym z ważniejszych obowiązków jest obowiązek przekazania kopii umowy zawartej z cudzoziemcem (w przypadku zatrudnienia na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy) do właściwego urzędu – jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia.
Od kiedy obowiązuje obowiązek przekazania kopii umowy?
Od 1 lipca 2025 r. warunkiem dopuszczenia cudzoziemca do pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi lub zezwolenia na pracę sezonową jest przekazanie kopii zawartej umowy do powiatowego urzędu pracy (PUP).
Od 1 sierpnia 2025 r. taki sam obowiązek dotyczy zatrudnienia na podstawie zezwolenia na pracę – kopię umowy przekazuje się do organu, który wydał zezwolenie – urząd wojewódzki (UW).
Jak i kiedy przekazać kopię umowy do urzędu?
Warto pamiętać, że kopię umowy przekazujemy w języku polskim, jednak konieczne jest, aby sama umowa była przetłumaczona na język zrozumiały dla cudzoziemca (tłumaczenie nie musi być dokonane przez tłumacza przysięgłego).
Umowę należy przekazać poprzez dedykowaną funkcjonalność w portalu praca.gov.pl w formie elektronicznej (skan umowy). Warto pobrać potwierdzenie zrealizowania obowiązku i dołączyć je do „teczki cudzoziemca” – będzie potrzebne przy ewentualnej kontroli.
Kluczowa jest odpowiednia kolejność zdarzeń. Warto pamiętać, że umowę należy przedstawić przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca. W praktyce oznacza to, że cudzoziemiec w pierwszej kolejności podpisuje umowę, następnie pracodawca logując się w systemie przekazuje elektronicznie kopię umowy i dopiero wtedy cudzoziemiec może rozpocząć wykonywanie pracy.
Co grozi za nieprzekazanie kopii umowy?
Niedopełnienie obowiązku może skutkować grzywną zgodnie z przepisami ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, która wynosi od 1.000 do nawet 3.000 zł. Ponadto, niedopełnienie obowiązku może być podstawą do uchylenia uzyskanego już dokumentu legalizującego pracę, a także do odmowy wydania zezwolenia lub oświadczenia w przyszłości.
Stan na dzień: 13.09.2025 roku
Paweł Jaworski
