Automatyzacja ulży kadrowcom przy PPK

Automatyzacja ulży kadrowcom przy PPK

13.11.2019

Zajmujesz się HR w firmie zatrudniającej powyżej 50 pracowników? Masz świadomość, że niedługo takie firmy będą tworzyć PPK, ale nie wiesz, jak podejść do tego zadania? Obawiasz się, czy podołasz dodatkowym obowiązkom w zakresie obsługi kadrowo-płacowej?

Skorzystaj z doświadczeń Aviva Investors TFI. To instytucja, która właśnie wdrożyła blisko 400 PPK dla dużych firm, stawiając na automatyzację procesów kadrowych, samoobsługę ze strony pracowników i wsparcie w komunikacji tematu PPK do pracowników.

Nie odkładaj

Przede wszystkim nie odkładaj tworzenia PPK na ostatnie tygodnie przed terminem. Firmy zatrudniające 50-249 pracowników umowę o zarządzanie PPK muszą podpisać do 24 kwietnia 2020.

Dużych firm, które właśnie zakończyły tworzenie PPK, jest ok. 4 tysięcy. Przedsiębiorstw zatrudniających 50-249 osób aż 17-20 tysięcy. Te liczby mówią same za siebie: lepiej uniknąć „korka” w kwietniu 2020.

W Wielkiej Brytanii, gdzie program podobny do naszego PPK wprowadzono 7 lat temu, władze zalecały dużym firmom, aby rozpoczęły przygotowania co najmniej 6 miesięcy przed terminem. Większość niestety zostawiła temat na ostatnie tygodnie i dni, i była nerwowa kumulacja. W przypadku firm średnich czas potrzebny na przygotowanie i wdrożenie będzie trochę krótszy, ale już teraz jest dobry moment, aby zacząć.

Od razu do konkretów

Na początek trzeba ustalić w firmie, kto będzie odpowiedzialny za temat PPK – dyrektor HR, dyrektor finansowy lub inna osoba zarządzająca. PPK nie da się wdrożyć jednoosobowo. Konieczna jest współpraca przedstawicieli HR, finansów, IT.

Kolejny krok to zdobycie praktycznej wiedzy, jak funkcjonuje PPK i co trzeba kolejno zrobić, aby program wdrożyć. Gdzie jej szukać? Na portalu MojePPK.pl, w mediach ekonomicznych i HR-owych, na szkoleniach organizowanych przez Polski Fundusz Rozwoju, związki pracodawców i instytucje finansowe oferujące PPK, a także od pracowników dużych firm, które właśnie wdrożyły PPK u siebie (to może być szczególnie cenne źródło!).

Jak wybrać dostawcę?

Na oficjalnym portalu MojePPK.pl znajdziemy oferty 20 instytucji finansowych. Można analizować wszystkie albo porównać 3-4 instytucje, które budzą największe zaufanie i zainteresowanie. Ważne kryteria to wiarygodność instytucji, jej doświadczenie w zarządzaniu programami emerytalnymi i aktywami, a także opłaty.

Rozważając wybór Aviva Investors TFI warto wziąć pod uwagę wysoką reputację marki, długą obecność na polskim rynku i globalne kompetencje inwestycyjne. Wyjątkowym atutem jest doświadczenie z rynku brytyjskiego, który jest wzorem dla Polski przy wprowadzaniu PPK. Aviva UK jest tam liderem: prowadzi programy ponad 20 tysięcy firm, zatrudniających 3 miliony pracowników. Jest też liderem automatyzacji – stawia na integrację z systemami kadrowo-płacowych firm przez interfejs.

Trzy najważniejsze sprawy dla HR

Wiedza o PPK i porównanie ofert to wciąż za mało, aby wybrać najlepszego partnera dla swojej firmy. Co wynika z doświadczeń dużych firm? Osoba odpowiedzialna za wdrażanie PPK powinna postawić na trzy najważniejsze zagadnienia:

1) Czy system kadrowo-płacowy, którego używam w swojej firmie, umożliwi bezpośredni transfer danych i składek do systemu instytucji prowadzącej PPK? Czy jest w pełni zintegrowany z systemami instytucji finansowych oferujących PPK? Kto w mojej firmie zajmie się obsługą kadrowo-płacową pod kątem PPK?

2) Czy instytucja finansowa zapewni moim pracownikom dostęp do swoich rachunków przez internet? Czy zapewni fachowego opiekuna programu?

3) Czy pomoże w sprawnej komunikacji do pracowników na temat PPK?

i rozwiązania

Jak na te trzy kluczowe pytania odpowiada Aviva Investors TFI?

1) Przygotowaliśmy dedykowany portal PPK Serwis do przekazywania wpłat i danych pracowników, co pozwala na szybki eksport, import oraz weryfikację danych. A jeśli w Twojej firmie masz system dostarczony przez Sage lub Comarch - możliwy będzie transfer danych przez interfejs do naszego systemu. Bez potrzeby wymiany plików. Dzięki temu unikamy błędów i dodatkowej pracy. Nad podobnym rozwiązaniem w zakresie integracji pracuje też firma Enova. W przypadku innych systemów kadrowo-płacowych (w tym SAP) obsługujemy wymianę danych poprzez pliki. 

2) Każdy uczestnik PPK w Avivie uzyska dostęp do systemu online MojaAviva, gdzie będzie miał pełną informację o swoim rachunku, jak również dostęp do innych produktów oferowanych przez Avivę na preferencyjnych warunkach.

3) Wszechstronnie wspieramy pracodawców w komunikacji do pracowników - elektronicznie, w formie spotkań, a także materiałów papierowych (choć jesteśmy eko i wolimy komunikację elektroniczną). Pracodawcy cenią to, że fachowy przedstawiciel Avivy spotyka się z załogą, odpowiada na pytania i bezpośrednio pomaga wdrożyć PPK.

Konkretne rozwiązania informatyczne i zakres wsparcia ze strony instytucji finansowej mogą przesądzić o wyborze dostawcy PPK.

Nie takie straszne …

PPK na pierwszy rzut oka wydaje się skomplikowany. Jednak gdy poznamy jego sposób funkcjonowania, nie jest już taki straszny. Zwłaszcza jeśli uzyskamy fachową pomoc przedstawiciela instytucji finansowej, który podpowie na przykład, kto poza pracownikami etatowymi podlega pod PPK.

Jeśli zarządzasz firmą powyżej 50 osób, jeśli zajmujesz się w niej HR, finansami – zacznij działać. Opracuj plan wdrożenia PPK u siebie, zdobądź wiedzę i poszukaj partnera – instytucję finansową. Wspólnie wdrożycie PPK nie tylko w terminie, ale też sprawnie i z korzyścią dla pracowników.

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
Słowa kluczowe:
PPK

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Biblioteka kadrowego

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

wiper-pixel