Przechowywanie dokumentacji związanej ze zgłoszeniem mobbingu
Jak długo i gdzie pracodawca powinien przechowywać dokumentację związaną ze zgłoszeniem mobbingu m.in. zgłoszenie pracodawcy informacji o możliwości stosowania mobbingu przez przełożonego, oświadczenia stron, protokoły z wysłuchań świadków? Dodam, że na tą chwilę pracodawca nie ma wdrożonej żadnej procedury antymobbingowej. Czy zgłoszenie mobbingu przechowywać w aktach osobowych czy można założyć jednak wyodrębniony segregator z taką dokumentacją?
W przedstawionej sytuacji najlepszym rozwiązaniem wydaje się przechowywanie dokumentacji związanej z zarzutem mobbingu w osobnym segregatorze (odpowiednio zabezpieczonym przed dostępem osób nieuprawnionych). Wspomniane dokumenty (ich kopie) mogą znaleźć się w aktach osobowych pracownika, jeśli są np. częścią dokumentacji dotyczącej nałożenia na pracownika kary porządkowej (część D akt osobowych, przechowywane do zatarcia kary) albo częścią dokumentacji związanej z wypowiedzeniem lub rozwiązaniem bez wypowiedzenia umowy o pracę (część C akt osobowych, przechowywane na tych samych zasadach, co pozostałe dokumenty w aktach osobowych).
- Jakie dokumenty przechowywane są – zgodnie z przepisami – w ramach akt osobowych i pozostałych części indywidulanej dokumentacji pracowniczej
-
Gdzie przechowywać dokumentację związaną ze zgłoszeniem mobbingu
Sprawdź również:
Dokumenty w aktach osobowych pracownika
Zasady prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy określa rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ze wspomnianego rozporządzenia wynika, że akta osobowe – jako jeden ze składowych elementów dokumentacji pracowniczej – powinny składać się z 5 części, a w poszczególnych częściach gromadzi się i przechowuje:
-
oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (część A),
-
oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (część B),
-
oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy (część C),
-
odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu (część D),
-
dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (część E).
Oprócz akt osobowych pozostałymi elementami dokumentacji pracowniczej są także:
-
dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym np. ewidencja czasu pracy),
-
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
-
karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, oraz
-
karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Dokumentacja dotycząca mobbingu – gdzie ją przechowywać?
Przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej nie określają, gdzie należy przechowywać dokumentację dotyczącą podejrzenia działań lub zachowań o charakterze mobbingowym i dokumentację związaną z wyjaśnianiem takich podejrzeń. Teoretycznie taka dokumentacja – dotycząca konkretnego pracownika – może być przechowywana w jego aktach osobowych (podstawą jej wytworzenia są przepisy kodeksu pracy, a katalog dokumentów przechowywanych w aktach osobowych jest katalogiem otwartym). Nie budzi to wątpliwości, w sytuacji, gdy taka dokumentacja jest podstawą np. do nałożenia na danego pracownika kary porządkowej lub do rozwiązania z nim umowy o pracę, wówczas może a nawet powinna ona być przechowywana w aktach osobowych (odpowiednio w części D akt – do zatarcia danej kary lub w części C).
Natomiast w przypadku, gdy po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego dany pracownik zostanie „oczyszczony z zarzutów” sytuacja się komplikuje. Teoretycznie możliwe byłoby przechowywanie tych dokumentów w części B akt osobowych, jednak jak się wydaje nie jest to prawidłowe chociażby ze względu na cel jakiemu miałyby służyć te dokumenty w aktach osobowych pracownika (przechowanych po ustaniu stosunku pracy przez co najmniej 10 lat lub dłużej, zgodnie z przepisami o obowiązkowym okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej).
Takie dokumenty nie są bowiem ani dokumentami, które muszą być przechowywane w aktach osobowych, ani nie są dokumentami niezbędnymi do ustalenia uprawnień pracowniczych czy wystawienia pracownikowi świadectwa pracy. Pozostaje także kwestia poufności i odpowiedniego zabezpieczenia niektórych danych i informacji zgromadzonych w toku postępowania wyjaśniającego zarzut mobbingu (np. informacji o rasie, religii, wyznaniu, orientacji seksualnej, poglądach politycznych, itd.).
Dlatego też wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem byłoby przechowywanie dokumentacji związanej z mobbingiem poza dokumentacją pracowniczą przez czas niezbędny, w mojej ocenie raczej nie dłużej niż okres przedawnienia roszczeń pracowniczych (z tym zastrzeżeniem, że jeśli dokumentacja dotycząca mobbingu byłaby podstawą do nałożenia kary porządkowej lub do zwolnienia pracownika, kopia tej dokumentacji powinna także znaleźć się w aktach osobowych danego pracownika, zgodnie z opisanymi wcześniej zasadami). Oczywiście odpowiednio zabezpieczonej przed dostępem osób nieuprawnionych.
Katarzyna Wrońska-Zblewska
