Wystawianie informacji o warunkach zatrudnienia (stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 14 czerwca 2023 r.)

Pytanie: W jaki sposób można odesłać do przepisów w informacji o warunkach zatrudnienia? Czy np. do całego art. 36 kp, czy do jego punktu, który mówi o konkretnej długości okresu wypowiedzenia tzn. np. § 1 pkt 1. Albo inny przykład: czy w informacji o okresach odpoczynku wystarczy wskazać, że „przysługują Panu okresy odpoczynku wskazane w art. 132 i 133 Kodeksu pracy” i to już wyczerpuje informację o okresach odpoczynku? Czy na podobnych zasadach można po zmianach w KP odesłać do przepisów zakładowych np. wskazać, że „pracownik ma prawo do premii wskazanych w dziale 10. Regulaminu wynagradzania”? Czy taki zapis wystarczy bez podawania dalszych szczegółów?     

Odpowiedź: Zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o warunkach zatrudnienia wymienionych w tym przepisie (art. o przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku, czy długości okresów wypowiedzenia). Zgodnie natomiast z art. 29 § 3¹ Kodeksu pracy poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia, o których mowa w § 3 pkt 1 lit. a-f, h-k i pkt 2, może nastąpić przez wskazanie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych. Odnosząc się do sposobu poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia, w świetle tego przepisu, wydaje się, iż może to się odbyć w dwojaki sposób, a mianowicie poprzez wskazanie pracownikowi odpowiednich przepisów prawa pracy lub prawa ubezpieczeń społecznych, które taką sytuację normują (z odesłaniem do konkretnej jednostki redakcyjnej), bądź też poprzez przytoczenie treści przepisu, odnosząc się do sytuacji pracownika. Takie same zasady dotyczą przepisów wewnątrzzakładowych.

Pytanie: Czy opisując w informacji zasady pracy nadliczbowej trzeba wskazać także przypadki, gdy nie można polecać pracy nadliczbowej (albo przywołać art. 178 kp)? Czy w tym punkcie trzeba wskazywać także zasady rekompensaty pracy w wolną sobotę czy w niedzielę lub święto?

Odpowiedź: Zgodnie z art. 29 § 3 pkt 1 lit e) Kodeksu pracy pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, o zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią. Powyższy przepis dotyczy zwłaszcza informowania pracownika o zasadach rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych, które określa art. 151¹ i art. 151² Kodeksu pracy. Zakres tej informacji może być jednak różny w stosunku do różnych pracowników; wydaje się bowiem, że w przypadku pracowników wobec których przepisy ograniczają, czy zakazują wykonywania pracy nadliczbowej, art. art. 178 KP, taka informacja powinna obejmować także informację w tym zakresie.

Przepis nie przewiduje natomiast obowiązku informowania o sposobie rekompensowania pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151³ KP) ani rekompensowania wykonywania pracy w niedziele i święta (art. 151¹¹ KP).

Pytanie: Czy w przypadku przemieszczania się pracownika między miejscami pracy trzeba napisać w informacji art. o kosztach (zwrot za taksówkę albo za bilet)? Czy jeżeli miejsce pracy to obszar, a pracownik jeździ od klienta do klienta po tym obszarze, to czy trzeba pisać na jakich zasadach? Czy obszar to jednak jedno miejsce pracy?

Odpowiedź: Zgodnie z art. 29 § 3 pkt 1 lit g) Kodeksu pracy pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – o zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy. W ocenie Departamentu w informacji o zasadach przemieszczania się powinna zostać określona kwestia sposobu przemieszczenia się (środek transportu) oraz ponoszenia kosztów związanych z przemieszczaniem się.

Jeżeli miejsce wykonywania pracy jest określone jako obszar (zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego pod pojęciem miejsca pracy rozumie się bądź stały punkt w znaczeniu geograficznym, bądź pewien oznaczony obszar), który stanowi jedno miejsce pracy pracownika, nie ma konieczności informowania o zasadach przemieszczania się. Przepis art. 29 § 3 pkt 1 lit g) Kodeksu pracy dotyczy tylko tych przypadków, gdy pracownik posiada więcej niż jedno miejsce pracy.

Pytanie: Jak należy rozumieć wskazywane w informacji inne składniki wynagrodzenia niż wskazane w umowie. Czy wskazujemy tu art. takie rodzaje wypłat, jak wynagrodzenie chorobowe, urlopowe, wynagrodzenie za nadgodziny, nagroda jubileuszowa czy dodatek stażowy w samorządzie, różne ekwiwalenty i ryczałty przysługujące z mocy prawa? Czy też chodzi tu tylko o składnik z regulaminu wynagradzania art. premia? Co z nagrodami, które nie są składnikami wynagrodzenia, ale są świadczeniami pieniężnymi? Co ze świadczeniami z ZFŚS czy świadczeniami rzeczowymi?

Odpowiedź: Zgodnie z art. 29 § 3 pkt 1 lit h) Kodeksu pracy pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, o innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych.

Biorąc pod uwagę postanowienia dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej oraz brzmienie przepisu, należałoby uznać, iż obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 29 § 3 pkt 1 lit h) Kodeksu pracy, dotyczy informacji o składnikach wynagrodzenia wynikających z przepisów prawa pracy (tj. Kodeksu pracy, innych ustaw bądź rozporządzeń wykonawczych; art. o wynagrodzeniu za przestój, dodatku za pracę w porze nocnej), postanowień regulaminów (art. regulaminu wynagradzania) oraz układów zbiorowych pracy. Pracownik powinien uzyskać informację o tym, jakie składniki wynagrodzenia, a także świadczenia pieniężne lub rzeczowe przysługują mu na podstawie ww. przepisów i postanowień – oprócz składników wynagrodzenia wynegocjowanych w umowie o pracę zawartej z pracodawcą. Pracodawca będzie zatem informował pracownika o takich składnikach wynagrodzenia, których przesłanki nabycia i wysokość nie są zależne od woli stron stosunku pracy, ale wynikają z regulacji powszechnie obowiązujących albo wewnątrzzakładowych.

Natomiast przekazywana przez pracodawcę informacja o warunkach zatrudnienia nie obejmuje kwestii prowadzenia przez pracodawcę działalności socjalnej finansowanej i organizowanej na podstawie odrębnych przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Ze względu bowiem na pomocowy, a zatem pozapłacowy charakter i przeznaczenie świadczeń finansowanych w ramach działalności socjalnej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (wynikających ze stosowania wyłącznie socjalnych kryteriów przy ich przyznawaniu) świadczenia socjalne nie są elementem stosunku pracy i nie mają charakteru należności ze stosunku pracy.

Pytanie: Jak rozumieć „płatny urlop” podawany w informacji? Czy należy w tym miejscu informować o urlopach opłacanych zasiłkiem macierzyńskim? A o zwolnieniach typu urlop okolicznościowy, czy zwolnienie z art. 188 kp?

Odpowiedź: Zgodnie z art. 29 § 3 pkt 1 lit. i) Kodeksu pracy pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, o wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania.

Powyższy przepis ma zastosowanie do urlopu wypoczynkowego oraz do innych rodzajów urlopów wynikających ze stosunku pracy, płatnych przez pracodawcę takich jak dodatkowy urlop wypoczynkowy przysługujący urzędnikowi służby cywilnej, pracownikowi niepełnosprawnemu, czy pracownikowi socjalnemu. Nie dotyczy natomiast zwolnień od pracy, takich jak zwolnienie z art. 188 k.p. W ocenie Departamentu obowiązek wynikający z powyższego przepisu nie dotyczy również urlopów związanych z rodzicielstwem, które nie są finansowane przez pracodawcę.

Wyjaśnienia Głównego Inspektoratu Pracy z 14 czerwca 2023 r. na zapytanie Redakcji