Urlop okolicznościowy – czy trzeba gromadzić dodatkowe dokumenty?

Pracownik zwrócił się do przełożonego z wnioskiem o jeden dzień urlopu okolicznościowego. Przełożony wniosek ten zaakceptował. Dział kadr zauważył, że wraz z wnioskiem o urlop okolicznościowy nie ma żadnego dokumentu potwierdzającego nabycie do niego prawa. Zwróciliśmy się więc do pracownika o jego dostarczenie. Pracownik podał pracodawcy jedynie sygnaturę dokumentu tłumacząc, że nie jest jego obowiązkiem przedstawianie aktu zgonu (innego dokumentu), który nie dotyczy samego pracownika. Jak pracodawca powinien zachować się w takiej sytuacji? Czy podanie samej sygnatury dokumentu jest wystarczające? Czy pracodawca może żądać przedstawienia odpisu bądź kopii, a także przechowywać go w swojej dokumentacji jako potwierdzenie, że pracownik mógł z urlopu korzystać (np. podpinając pod papierowy wniosek urlopowy i przechowując w segregatorze z innymi wnioskami)? Czy też nie można przechowywać dokumentów potwierdzających prawo pracownika do korzystania z urlopu okolicznościowego?