Legalność pobytu w Polsce pracownika z Ukrainy, którego dziecko uczęszcza do szkoły – jak dokumentować?

Od 27 czerwca 2023 r. obowiązuje nowelizacja tzw. specustawy ukraińskiej, która przedłuża legalny pobyt w Polsce obywateli Ukrainy, którzy uciekli przed wojną. Legalny pobyt został przedłużony do 31 sierpnia 2024 r. w przypadku:

• osób, które w dniu 4 marca 2024 r. będą korzystać z wychowania przedszkolnego, będą realizować obowiązek szkolny albo realizować obowiązek nauki, a jeżeli te osoby są małoletnie – również ich rodziców lub opiekunów;

• osób, które w dniu 4 marca 2024 r. będą pobierać naukę w przedszkolu lub szkole funkcjonujących w ukraińskim systemie oświaty z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość, a jeżeli te osoby są małoletnie – również ich rodziców lub opiekunów;

• osób, które nie później niż w roku szkolnym 2022/2023 rozpoczęły naukę w branżowej szkole II stopnia, szkole policealnej lub szkole dla dorosłych, a jeżeli te osoby są małoletnie – również ich rodziców i opiekunów.

Obowiązki pracodawcy w zakresie weryfikacji legalności pobytu cudzoziemca w Polsce  określają art. 2 i 3 ustawy o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z powołanymi przepisami podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest obowiązany żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest obowiązany do przechowywania przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca kopii wspomnianego wcześniej dokumentu.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że pracodawca ma podstawę prawną do weryfikacji legalności pobytu cudzoziemca w Polsce, wykonania i przechowywania kserokopii dokumentów dla potwierdzenia tego faktu.

Należy jednak poczekać z żądaniem przedstawienia tego dokumentu, ponieważ istnieje duże prawdopodobieństwo, że ze względu na sytuację w Ukrainie okres legalnego pobytu wszystkich uchodźców zostanie przedłużony również po 4 marca 2024 r. Jeśli jednak nawet trak się nie stanie, to przed datą 4 marca 2024 r. pracodawca nie może żądać takiego zaświadczenia, gdyż do tej daty nie ma jeszcze podstaw do stosowania art. 2 ust. 10 i 11 specustawy, a więc pracodawca przetwarzałby dane osobowe nadmiarowo.