Dlaczego nie należy się bać oprogramowania kadrowo-płacowego w chmurze? 7 powodów

Jeszcze kilka lat temu najbardziej powszechnym sposobem korzystania z oprogramowania było instalowanie tego oprogramowania na własnych serwerach danej firmy. Wiązało się to z koniecznością zakupienia serwerów, zorganizowania dla nich odpowiednio zabezpieczonego miejsca, zapewnienia im niezawodnego zasilania, odpowiedniej temperatury etc. Serwery wymagały też stałej fachowej obsługi administracyjnej, czyli opieki ze strony specjalistów IT. Dbali oni m.in. o zarządzanie uprawnieniami użytkowników, aktualizacje oprogramowania i sporządzanie kopii bezpieczeństwa.

Utrzymanie firmowych serwerów stało się jeszcze większym wyzwaniem, kiedy te serwery miały być dostępne nie tylko w lokalnej sieci danej firmy, ale też z zewnątrz przez Internet, żeby mieli do nich dostęp pracownicy pracujący w terenie czy oddziały firmy, działającej w rozproszonej geograficznie strukturze. W tej sytuacji bardzo na znaczeniu zyskiwały kwestie bezpieczeństwa danych zgromadzonych na firmowych serwerach.

Ale serwery to nie wszystko. W tym tradycyjnym modelu należało również zakupić licencje oprogramowania i zawrzeć stosowne umowy serwisowe, gwarantujące aktualizacje tegoż oprogramowania. Wyglądało to wszystko bardzo skomplikowanie i rzeczywiście było skomplikowane. Było też kosztowne i wymagało od firm ponoszenia z góry dużych nakładów inwestycyjnych.

Chmura obliczeniowa i oprogramowanie jako usługa to zjawiska, które ten skomplikowany i kosztowny model w szybkim tempie odsyłają do lamusa. I nic dziwnego. Oto siedem powodów, dla których nie należy się bać oprogramowania w chmurze, zwłaszcza jeśli myślimy o oprogramowaniu kadrowo-płacowym.

Decydując się na system kadrowo-płacowy w chmurze nie musimy inwestować z góry dużych środków w zakup serwerów, oprogramowania, tworzenie własnej serwerowni i zatrudnianie osób, które będą tymi zasobami zarządzać. Zamiast tego ponosimy stałą opłatę miesięczną za kompleksową usługę o z góry określonych parametrach.

W tradycyjnym modelu musieliśmy z góry przewidzieć, jaka moc serwerów będzie nam potrzebna na przestrzeni np. najbliższych pięciu lat. Łatwo było się w takich przewidywaniach pomylić. W jedną lub w drugą stronę. Pomyłka oznaczała, że albo wydaliśmy dużo na serwery, których mocy firma nigdy w pełni nie wykorzystała, albo wydaliśmy mniej i borykaliśmy się z koniecznością wymiany albo kosztownej rozbudowy serwerów wcześniej niż zakładaliśmy.

Tego problemu nie ma w przypadku chmury. Tu w dowolnym momencie możemy zmniejszać lub zwiększać potrzebne zasoby. I płacimy tylko za to, co jest nam rzeczywiście potrzebne.

Brak konieczności budowania infrastruktury dla uruchamianego systemu sprawia, że od momentu podjęcia decyzji o realizacji projektu do startu produkcyjnego, czyli pierwszego naliczenia listy płac w nowym systemie mija zdecydowanie mniej czasu.

Jak wiadomo przepisy regulujące zagadnienia kadrowo-płacowe zmieniają się bardzo często. Oprogramowanie kadrowo-płacowe wymaga zatem częstych aktualizacji, żeby było w zgodnie z tymi przepisami. Pracując w chmurze mamy gwarancję dostawcy oprogramowania, że pracujemy na najbardziej aktualnej, zgodnej z przepisami wersji tegoż oprogramowania.

Wszyscy od czasu do czasu słyszymy o wyciekach czy kradzieży wrażliwych danych. Słyszymy o włamaniach do systemów informatycznych i szyfrowaniu serwerów w celu wymuszenia okupu. Zabezpieczenie się przed tego typu niebezpieczeństwami wymaga specjalistycznej wiedzy, sporych nakładów i stosowania odpowiednich procedur.

Czy jesteś w stanie zapewnić swoim serwerom i przechowywanym na nich danym podobny poziom bezpieczeństwa, jaki oferują w tym zakresie wyspecjalizowane centra danych? Zanim odpowiesz sobie na tak postawione pytanie, odwiedź np. stronę Beyond.pl – pierwszego w Unii Europejskiej i jedynego w Centralnej Europie Data Center z certyfikatem Rated 4 ANSI/TIA-942. Gwarantuje ono najwyższy poziom bezpieczeństwa w czterech obszarach: architektura, mechanika, zasilanie i telekomunikacja.

Chyba wszyscy się zgadzają, że wymuszona pandemią praca zdalna zagości w wielu firmach na dłużej i pozostanie w jakimś zakresie również, jak pandemia się skończy. System kadrowo-płacowy w chmurze, zawierający w sobie elektroniczne teczki pracowników, znakomicie ułatwia pracę zdalną pracownikom działów HR.

To jeden z trendów w obszarze kadr i płac, które również zyskują na znaczeniu, a upowszechnienie się pracy zdalnej tylko to jeszcze przyspieszyło. Po co składać wniosek o urlop na papierowym formularzu, skoro można to szybciej i wygodniej zrobić przy pomocy aplikacji na smartfonie. Po co wcześniej dopytywać w dziale HR, ile przysługuje mi urlopu, skoro sam mogę to sprawdzić w aplikacji.

To samo odnośnie pasków płacowych, które jeszcze niedawno były w niektórych firmach co miesiąc drukowane i przekazywane pracownikom w kopertach. Również w tym przypadku znakomicie sprawdza się dystrybuowanie tych pasków do odpowiedniej aplikacji. Samoobsługa pracownicza staje się o niebo łatwiejsza do uruchomienia w przypadku posiadania systemu kadrowo-płacowego w chmurze. Zdecydowanie łatwiej w takiej sytuacji zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych.

Oprogramowanie kadrowo-płacowe w chmurze brak wysokich kosztów inwestycji, niższe koszty utrzymania, szybsze wdrożenie, wyższy poziom bezpieczeństwa danych, lepsze wsparcie dla pracy zdalnej i samoobsługi pracowniczej. Nie ma się czego bać.

Przeczytaj więcej tutaj >>

Artykuł partnera