Możliwość sporządzenia pierwszego planu urlopów w trakcie roku
Do zeszłego roku mieliśmy dwukrotnie więcej pracowników i znaczną produkcję. Aby prawidłowo organizować proces pracy każdego roku pracownicy „z góry” zgłaszali własne propozycje terminów „wolnego”, które były następnie brane pod uwagę przy sporządzaniu planu urlopów przez pracodawcę w porozumieniu ze związkiem zawodowym. W tym roku liczba prac i produkcja znacznie zmalała. Nie ma już też związku zawodowego, został jedynie wyłoniony przedstawiciel pracowników. Na ten rok pracownicy również wskazali własne propozycje co do terminów wypoczynku, ale z różnych przyczyn do dnia dzisiejszego planu nie sporządziliśmy (na „wolne” pracownicy chodzą po uzgodnieniu z kierownikami). Czy w przedstawionej sytuacji nie mieliśmy obowiązku sporządzenia planu? Czy ewentualnie możemy jeszcze przygotować taki plan w trakcie roku, uwzględniając pozostały urlop, który został pracownikom do wykorzystania?
Ponieważ we wskazanym przypadku w zakładzie nie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa nie ma również bezpośredniego obowiązku posiadania planu urlopów. Nie oznacza to, że pracodawca w sytuacji opisanej w pytaniu nie może stworzyć takiego planu, choć zdarza się, że praktyka taka jest kwestionowana.
Obowiązki związane z tworzeniem planu urlopów regulują przepisy Kodeksu pracy. Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Powyższa zasada dotyczy także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. Wówczas pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.
Dwie metody planowania wypoczynku
Uprawnieniem każdego pracownika jest prawo do wypoczynku. Jest ono realizowane za pośrednictwem przepisów określających przerwy w pracy, odpoczynki dobowe oraz tygodniowe jaki i dłuższe okresy niewykonywania pracy – urlopy wypoczynkowe.
Urlop i związana z tym nieobecność pracownika powoduje mniejsze lub większe trudności organizacyjne po stronie pracodawcy. Aby uniknąć chaosu – zwłaszcza w tzw. sezonie urlopowym – przepisy przewidują dwie metody udzielania urlopów wypoczynkowych: na podstawie planu urlopów oraz w ramach porozumienia pracodawcy i pracownika.
Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów w sytuacji gdy wyraziła na to zgodę zakładowa organizacja związkowa. Powyższa zasada dotyczy również pracodawców u których organizacja związkowa nie działa.
Uwzględniając powyższe wyjaśnienia warto zauważyć, że obowiązek tworzenia planu urlopów nie jest uzależniony od liczby pracowników czy ich wymiaru czasu pracy – tylko od tego czy w zakładzie działa organizacja związkowa spełniająca wymóg organizacji zakładowej.
Udzielanie urlopów w porozumieniu z pracownikiem
W przypadku gdy pracodawca nie ma obowiązku tworzenia planu urlopów, urlopy udzielane są w ramach porozumienia z pracownikami. Przepis mówi o udzieleniu urlopu „po porozumieniu z pracownikiem” co w praktyce oznacza złożenie przez zatrudnionych konkretnych propozycji urlopowych, które co do zasady powinien zaakceptować pracodawca. Odmowa zaakceptowania propozycji urlopowej pracownika jest jak najbardziej możliwa – pracodawca w pierwszej kolejności ma obowiązek zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie, co wiąże się z koniecznością zapewnienia pracy osobom, które w danym przedziale czasu z urlopu nie mają zamiaru korzystać.
Możliwy plan urlopów?
Jak już wspomniano, zasadą jest, że pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę, jak również w przypadku gdy organizacja związkowa nie funkcjonuje w zakładzie. Kategoryczne brzmienie przepisy „pracodawca nie ustala planu urlopów” może sugerować, że nie tylko nie ustala – ale wręcz nie może tego uczynić. Jednak tak daleko idąca interpretacja wydaje się być nie do końca właściwa. Można przyjąć, że nie ma przeszkód aby pracodawca – na zasadzie znacznego ułatwienia organizacyjnego, wprowadził plan urlopów – nawet nie mając formalnego obowiązku prawnego jego posiadania.
Reasumując, pracodawca u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa udziela co do zasady urlopów z porozumieniu z pracownikami. Jednak jeżeli pracodawca uzna, że plan urlopów będzie rozwiązaniem korzystnym – np. z punktu widzenia organizacji procesu pracy – wówczas wydaje się, że nie można mu zabronić udzielania urlopów zgodnie z planem. Przepisy nie regulują szczegółowo problematyki terminu opracowywania planu urlopów (choć przyjmuje się, że należy je opracować przed kolejnym rokiem kalendarzowym). Przyjmuje się, że można opracować jeden, dwa lub nawet więcej planów obejmujących np. poszczególne kwartały. Tym samym wydaje się, że nie ma przeciwwskazań aby pracodawca w opisywanej sytuacji opracował plan urlopów – np. na pozostałą część roku, uwzględniając wnioski urlopowe pracowników oraz konieczność zapewnienia prawidłowej organizacji pracy.
Można spotkać się z opiniami, z których wynika, że pracodawca u którego nie działa organizacja związkowa nie powinien udzielać urlopów na podstawie opracowanego planu. Tym samym można uznać, że najbardziej optymalną i niebudzącą zastrzeżeń prawnych formą udzielania urlopów u pracodawcy w omawianym przypadku będzie porozumienie z pracownikiem.
Sebastian Kryczka
