Rozpatrywanie zgłoszenia sygnalisty – jak podejmować działania następcze w procedurze zgłoszeń wewnętrznych

Działania następcze ustawa definiuje jako działanie podjęte przez podmiot w celu:

• oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, oraz
• przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia.

Działania te polegają w szczególności na przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego i zastosowaniu środków naprawczych. Jest to ważny element weryfikacji zgłoszenia i warto przemyśleć, w jaki sposób zorganizować jego przebieg.

Kto odpowiada za podejmowanie działań następczych

Ustawa zezwala, by przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów powierzyć podmiotowi zewnętrznemu, na podstawie zawartej w tym celu umowy. Natomiast podejmowanie działań następczych powinno zostać powierzone jednostce organizacyjnej lub osobie w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego. Może to być także ta sama osoba lub jednostka organizacyjna, która została w ramach podmiotu uprawniona do przyjmowania zgłoszeń. Jednak nie może to być co do zasady podmiot zewnętrzny.

Jedynie podmioty prywatne, na rzecz których pracę wykonuje co najmniej 50, lecz nie więcej niż 249 osób mogą ustalić wspólne zasady dotyczące przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego. W takim wypadku konieczna jest umowa pomiędzy takimi podmiotami, która jednak nie uchyla odpowiedzialności żadnego z nich za naruszenie ustawy.

Nic nie stoi na przeszkodzie, by postępowania wyjaśniające były prowadzone przez komisję. Może ona składać się z osoby wyznaczonej do podejmowania działań , przedstawicieli działu organizacyjnego, który jest właściwy w sprawach, których dotyczy zgłoszenie (np., dział finansowy czy odpowiadający za ochronę środowiska), oraz z ekspertów, takich jak prawnik. Warto jednak, by jasne było kto jest odpowiedzialny za dokumentowanie jej prac, uprawniony do kontaktu z sygnalistą i przekazywania mu informacji zwrotnych, zabezpieczenia materiału dowodowego i sprawozdawania do zarządu.