Jakie nowe dokumenty należy zamieszczać w aktach osobowych

Dokument

Czy przechowujemy w aktach osobowych (i wyjaśnienia)?

Podstawa przechowywania w aktach osobowych

Polecenie wykonywania pracy zdalnej

Tak. Jeśli takie polecenie zostało wydane na piśmie powinno być przechowywane w aktach osobowych

§ 3 pkt. 2 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej

Ewidencja czynności wykonywanych podczas pracy zdalnej

Można, choć jest to dyskusyjne. Przepisy nie określają wyraźnie, w jakim miejscu należy przechowywać taki dokument, z tego względu można przechowywać go w części B akt osobowych (jako dokument dotyczący przebiegu zatrudnienia), w osobnym segregatorze (jako dokument pomocniczy do bieżącego wykorzystania) lub w dokumentacji dotyczącej czasu pracy (może bowiem służyć pośrednio do rozliczenia czasu pracy podczas pracy zdalnej).  Jednak ponieważ rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej nie wymienia go wśród dokumentów koniecznych w związku z ewidencjonowaniem czasu pracy, bezpieczniej będzie przechowywać go albo w aktach osobowych (co jest niepraktyczne) albo w osobnym segregatorze.

§ 6 pkt. 1 lit a rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej

Oświadczenie pracownika o przystąpieniu lub rezygnacji z przystąpienia do PPK

Nie. Takie dokumenty lepiej przechowywać poza aktami osobowymi, np. w osobnym segregatorze

Nie dotyczy

Oświadczenie pracownika o odbyciu obowiązkowej kwarantanny

Tak, choć jest to dyskusyjne. Przepisy nie określają wyraźnie, w jakim miejscu należy przechowywać taki dokument, z tego względu można przechowywać go w części B akt osobowych jako dokument dotyczący przebiegu zatrudnienia, w osobnym segregatorze albo wraz z dokumentami, na podstawie których ustala się wynagrodzenie za pracę.

§ 6 pkt. 1 lit a rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej

Kserokopia dowodu osobistego

Nie. Dowód osobisty powinien zostać okazany pracodawcy jedynie do wglądu

Nie dotyczy

Kserokopia prawa jazdy

Tak*, przechowujemy jedynie w przypadku zawodowych kierowców jako dokument potwierdzający kwalifikacje do wykonywania powierzonej pracy; w pozostałych przypadkach nie powinna trafić do akt osobowych pracownika.

Wątpliwości mogą pojawić się jednak w przypadku, gdy pracownik otrzymuje samochód służbowy jako np. bonus na stanowisku kierowniczym, albo będzie mógł korzystać z samochodów służbowych, albo nie jest zatrudniony na stanowisku kierowcy tylko np. inspektora lub przedstawiciela handlowego. W mojej opinii, jeśli służbowe auto ma być narzędziem pracy pracownika (bez względu na nazwę stanowiska), to prawo jazdy będzie niezbędną kwalifikacją do wykonywania pracy. Jeśli zaś służbowe auto ma być bonusem czy np. środkiem transportu w delegację odbywaną sporadycznie (lecz zasadniczo praca nie polega na przemieszczaniu się), to wg mnie prawo jazdy może być pracodawcy okazane na podstawie zgody pracownika, która może wynikać z umowy o powierzenie firmowego mienia..

§ 3 pkt. 1 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej

Kserokopia paszportu i wizy cudzoziemca

Tak, obowiązkowo w aktach osobowych pracownika  (art. 2 i 3 ustawy z 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, DZ.U. z 2012 r. poz. 769)

§ 3 pkt. 1 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej

Kserokopia dyplomu ze zdjęciami

Tak, może być przechowywana w aktach jako dokument potwierdzający kwalifikacje pracownika niezbędne do wykonywania pracy i zaliczenia okresu nauki do stażu pracy

§ 3 pkt. 1 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej (dostarczony na etapie rekrutacji) lub § 3 pkt. 2 lit. k rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej (dostarczony w trakcie trwania stosunku pracy)

Kserokopie świadectw pracy z innych zakładów pracy

Tak, mogą być przechowywane w aktach jako dokumenty umożliwiające prawidłowe ustalenie stażu pracy oraz potwierdzające doświadczenie zawodowe pracownika

§ 3 pkt. 1 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej (dostarczony na etapie rekrutacji) lub § 3 pkt. 2 lit. a rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej (dostarczony w trakcie trwania stosunku pracy)

Kserokopia orzeczenia o niepełnosprawności

Tak, z orzeczenia wynikają szczególne uprawnienia pracownika (np. do dodatkowej przerwy od pracy, dodatkowego urlopu czy obniżonych norm czasu pracy)

§ 3 pkt. 1 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej (dostarczony na etapie rekrutacji) lub § 3 pkt. 2 lit. a rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej (dostarczony w trakcie trwania stosunku pracy)

CV po zakończeniu rekrutacji ze zdjęciem pracownika oraz  dodatkowymi danymi dotyczącymi np. zainteresowań

Tak*, pod warunkiem uzyskania wyraźnej, najlepiej pisemnej (do celów dowodowych) odwoływalnej zgody na przetwarzanie danych. Brak zgody skutkuje brakiem możliwości umieszczenia takiego dokumentu w aktach osobowych (a gdy został w nich umieszczony – koniecznością usunięcia tych danych z dokumentów zgromadzonych w aktach)

Zgoda osoby, której dane dotyczą

Kserokopie akt stanu cywilnego, np. aktu urodzenia dziecka, zawarcia małżeństwa

Tak*, ale tylko w przypadku, gdy akt urodzenia dziecka jest niezbędny jako załącznik do wniosku o udzielenie urlopów związanych z rodzicielstwem i podstawa do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego (w szczególności, gdy płatnikiem jest pracodawca). We wszystkich pozostałych przypadkach (urlopy okolicznościowe np. z tytułu urodzenia czy zgonu członka rodziny, 2 dni wolne „na dziecko” itd.) nie przechowujemy np. aktu urodzenia czy zgonu w aktach osobowych (chyba, że i tak już tam jest, bo był pobrany np. z powodu urlopu macierzyńskiego);  przechowujemy wówczas oświadczenie lub wniosek pracownika (np. o urlop okolicznościowy), a np. aktu urodzenia czy zgonu żądamy tylko do wglądu (i na wniosku odnotowujemy ten fakt, np. wskazując datę okazania aktu)

§ 3 pkt. 2 lit. m-o rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej

Zaświadczenie lekarskie o ciąży pracownicy (a w praktyce – lepiej jego kopia)

Tak, gdyż jest podstawą do ustalenia pracy dozwolonej pracownicy, przedłużenia umowy terminowej do dnia porodu. Może być podstawą do udzielenia urlopu macierzyńskiego przed przewidywaną datą porodu (stanowi wówczas jednocześnie podstawę do wypłaty zasiłku macierzyńskiego za okres takiego urlopu)

Art. 176 i art. 185 kp w zw. z § 3 pkt. 2 lit. m rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej

Zaświadczenie z urzędu gminy potwierdzające prowadzenie indywidualnego gospodarstwa rolnego

Tak, ponieważ zaświadczenie jest  podstawą prawidłowego ustalenia stażu pracy pracownika, np. do dodatku stażowego, nagrody jubileuszowej itp. (uwaga: jeśli jest to tylko podstawa do uzyskania wyższego wymiaru urlopu, bezpieczniej domagać się jedynie okazania, bez kopiowania)

§ 3 pkt. 1 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej (dostarczony na etapie rekrutacji) lub § 3 pkt. 2 lit. a rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej (dostarczony w trakcie trwania stosunku pracy)

Dokumenty potwierdzające odbycie stażu z PUP

Tak, ponieważ dokumenty te umożliwiają prawidłowe ustalenie ogólnego stażu pracy pracownika

§ 3 pkt. 1 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej (dostarczony na etapie rekrutacji) lub § 3 pkt. 2 lit. a rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej (dostarczony w trakcie trwania stosunku pracy)

Zaświadczenia, potwierdzenia, dyplomy ukończenia kursów

Tak*, pod warunkiem że potwierdzają kwalifikacje pracownika niezbędne do wykonywania pracy. Pozostałe dokumenty zawierające dodatkowe dane, np. zdjęcie pracownika mogą być przechowywane na podstawie zgody zatrudnionego

§ 3 pkt. 1 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej (dostarczone podczas rekrutacji), (dostarczony na etapie rekrutacji) lub § 3 pkt. 2 lit. k rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej (dostarczony w trakcie trwania stosunku pracy)

Kserokopia aktualnego orzeczenia i skierowania z badań profilaktycznych wykonywanych dla poprzedniego pracodawcy

Tak*, obowiązkowo, jeśli jest to orzeczenie potwierdzające zdolność do pracy na danym stanowisku w warunkach określonych w art. 229 § 1[1] pkt 2 kp (orzeczenie zastępujące orzeczenie z badań wstępnych)

§ 3 pkt. 1 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej

Dokumenty zawierające prywatny numer telefonu lub e-mail pracownika, np. oświadczenia, podania itp.

Tak*, pod warunkiem uzyskania wyraźnej zgody pracownika Brak zgody pracownika powinien skutkować usunięciem tych danych z dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych pracownika

Zgoda pracownika

Oceny okresowe pracowników

Tak*, pod warunkiem, że stanowią podstawę przyznania pracownikowi nagrody lub ukarania go karą porządkową

§ 3 pkt. 2 lit. l oraz pkt. 4 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej

Notatki o nagannym zachowaniu pracownika

Tak*, lecz jedynie pod warunkiem że są częścią dokumentacji dotyczącej nałożenia kary porządkowej

§ 3 pkt. 4 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej

Pochwała lub podziękowania dla pracownika napisane przez osobę spoza zakładu pracy, np. klienta, pacjenta, interesanta

Tak*, pod warunkiem, że taki dokument stanowi podstawę przyznania pracownikowi wyróżnienia lub nagrody

§ 3 pkt. 2 lit. l rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej