Jakie dodatkowe informacje przekazywać pracownikom wraz ze świadectwem pracy
Od 1 stycznia 2019 roku zaczyna obowiązywać nowy art. 94[6] Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację dotyczącą jego akt osobowych. Sprawdźmy szczegóły.
W związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych od 1 stycznia 2019 r. pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie musiał przekazać pracownikowi trzy dodatkowe informacje:
-
o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 kp;
-
o możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 kp;
-
o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.
Informacja przekazywana pracownikowi powinna być konkretna i zindywidualizowana.
Przykładowa informacja, którą trzeba przekazać pracownikowi
„Informuję Panią/Pana, że:
-
Okres przechowywania Pani/Pana dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
-
Ma Pani/Pan możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania.
-
W przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej w okresie, o którym mowa w pkt 2, zostanie ona zniszczona”.
Jak długo przechowujemy dokumenty kadrowe?
Zgodnie z nowym art. 94 pkt 9b kp pracodawca obowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem:
-
przez okres zatrudnienia, a także
-
przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w ciągu 10 lat pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W takiej sytuacji, zgodnie z nowym art. 945 § 2 kp, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.
