Zwolnienie od pracy dla pracowników z powodu powodzi – co pracodawcy powinni wiedzieć o ich udzielaniu

Ustawa powodziowa nie definiuje dokładnie, co oznacza „faktyczna niemożność świadczenia pracy”. W praktyce, jeśli pracownik nie może dotrzeć do miejsca pracy z powodu powodzi lub jest zaangażowany w usuwanie jej skutków, pracodawca powinien uznać tę nieobecność za usprawiedliwioną. Pracodawca ma prawo zdecydować, czy konkretna sytuacja kwalifikuje się do zastosowania przepisów ustawy. Inspekcja pracy zaapelowała do pracodawców o indywidualne podejście do każdego takiego przypadku.

Zgodnie z przepisami, pracownik powinien niezwłocznie poinformować pracodawcę o niemożności stawienia się do pracy. W przypadku zwolnienia związanego z powodzią, obowiązują zasady wynagrodzenia takie, jak przy innych usprawiedliwionych nieobecnościach. Pracodawca, w zależności od regulaminu pracy, może określić formę zawiadomienia – w formie pisemnej, elektronicznej czy ustnej.

Nowe przepisy nakładają na pracodawców dodatkowe obowiązki w zakresie zarządzania pracą w sytuacjach nadzwyczajnych, co wymaga nie tylko znajomości prawa, ale i zrozumienia dla sytuacji pracowników.

Pracownik w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Dotyczy to także przypadku opisywanego tu zwolnienia z art. 8 ustawy powodziowej.

Za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy z powodu niemożności świadczenia pracy w związku z powodzią, pracownikowi przysługuje prawo do odpowiedniej części minimalnego wynagrodzenia za pracę. Wynagrodzenie jest ustalane na podstawie odrębnych przepisów, przez okres nie dłuższy niż 10 dni roboczych wynikających z rozkładu czasu pracy pracownika.

W celu obliczenia wynagrodzenia należnego pracownikowi, za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy w związku z powodzią, należałoby wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę podzielić przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Następnie tak ustaloną godzinową stawkę wynagrodzenia należałoby pomnożyć przez liczbę godzin do przepracowania wynikających z rozkładu czasu pracy konkretnego pracownika, jednak obejmującego okres nie dłuższy niż 10 dni roboczych.

Wynagrodzenie za zwolnienie od pracy dla pracowników z powodu powodzi wypłaca pracodawca. W przypadku braku środków na jego wypłatę przedsiębiorca, który na skutek powodzi przejściowo zaprzestał prowadzenia działalności lub istotnie ją ograniczył, może złożyć do właściwego marszałka województwa wniosek o udzielenie nieoprocentowanej pożyczki z FGŚP.

W dniu 5 października 2024 r. weszła w życie ustawa z dnia 1 października 2024 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi oraz niektórych innych ustaw (tzw. specustawa powodziowa), która przyznaje dodatkowe zwolnienia od pracy dla pracowników z powodu powodzi.

Pracownicy dzięki tej nowelizacji zyskają nowe przywileje, czyli dodatkowe zwolnienia, które umożliwią im:

• podjęcie działań przeciwdziałającym zagrożeniom związanym z powodzią oraz
• ich zwalczaniem lub usuwaniem skutków powodzi. 

Zmieniające przepisy do ustawy z 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi przewidują zapewnienie pracownikom poszkodowanym w wyniku powodzi prawa do zwolnienia od pracy w wymiarze do 20 dni.

To zwolnienie jest udzielane pracownikom w celu usuwania skutków powodzi w odniesieniu bezpośrednio do swojego mienia lub mienia osób bliskich – z zachowaniem prawa do 100% należnego wynagrodzenia (obliczonego według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego).

Zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę z tytułu wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenia społeczne uprawnionych pracowników dokonuje Marszałek województwa ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Nowe przepisy wydłużają 10-dniowy okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy z powodu niemożności świadczenia pracy w związku z powodzią za które przysługuje minimalne wynagrodzenie za pracę.

Pracownik może być niezdolny do pracy z powodu powodzi, co uzasadnia usprawiedliwioną nieobecność. Przepisy nie przewidują formalnie „urlopu powodziowego,” jednak pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia opartego na minimalnym wynagrodzeniu przez maksymalnie 10 dni roboczych. Pracodawca wypłaca wynagrodzenie za czas usprawiedliwionej nieobecności, pod warunkiem, że jest ona spowodowana powodzią.

Przepisy nie wymagają, aby pracownik wykorzystał pełne 10 dni jednorazowo. Możliwe jest podzielenie tego okresu na krótsze odcinki, pod warunkiem, że łączna liczba dni nie przekroczy 10, a każda nieobecność pozostaje w związku z powodzią.

Ustawa powodziowa nie zawiera wyjaśnienia pojęcia faktycznej niemożności świadczenia pracy w związku z powodzią.  Przyjmuje się, że przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

To więc pracodawca tak naprawdę decyduje czy dana przyczyna stanowi podstawę do usprawiedliwiania nieobecności pracownika w pracy na podstawie przepisów wspomnianej ustawy.

Nowelizowane przepisy wprowadzają równie uprawnienie dla pracownika do udzielenia mu przez pracodawcę dodatkowych 4 dni urlopu w trybie tzw. urlopu na żądanie, w ramach przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego.

Uprawnienie ta ma wyjść naprzeciw sytuacjom, w których pracownik bezpośrednio nie został poszkodowany w wyniku powodzi, ale na przykład chce pomóc osobom poszkodowanym, czy to jako osoba bliska, czy wolontariusz, do czego jest mu niezbędne zwolnienie od pracy.

Przepis przewiduje jednocześnie, że prawo takie przysługuje pracownikowi tylko do końca 2024 r., a łączny wymiar urlopu udzielonego na podstawie przedmiotowego przepisu, urlopu udzielonego na podstawie art. 8a ustawy „powodziowej” oraz urlopu „na żądanie” udzielonego na podstawie Kodeksu pracy nie może przekroczyć 8 dni.

Pracownicy dotknięci powodzią mogą wykorzystać urlop wypoczynkowy w wymiarze godzinowym w ten sposób, że pracownik zyska możliwość skorzystania z urlopu np. w wymiarze 3 godzin w czasie 8-godzinnego dnia pracy (urlop udzielany w tym trybie nie może przekroczyć wymiaru 5 dni).

Wprowadzający przepis został tak skonstruowany, że pracodawca ma dobrowolność w udzieleniu tego urlopu (pracodawca może udzielić urlopu wypoczynkowego w dniu pracy, ale nie jest obowiązany). Czyli pracownik składa wniosek o urlop wypoczynkowy w wymiarze godzinowym, a pracodawca albo się do taniego przychyla albo nie. Obowiązuje więc zasada, że pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.

Okres przez jaki można korzystać z tego uprawnienia oraz wykaz gmin lub miejscowości poszkodowanych w wyniku wystąpienia powodzi, na terenie których stosuje się szczególne rozwiązania określone w ustawie każdorazowo powinien być wskazany przez Radę Ministrów w drodze rozporządzenia, na podstawie danych przekazanych Prezesowi Rady Ministrów przez właściwych wojewodów.

Możliwość złożenia przez pracowników wniosków o obniżenie wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy.

W związku z koniecznością sprawnego działania w sytuacji zagrożenia, pracownik może złożyć wniosek na 2 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy. Jeżeli wniosek zostanie złożony bez zachowania terminu, pracodawca obniży wymiar czasu pracy nie później niż z upływem 2 dni od dnia złożenia wniosku. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 2 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Zakaz zatrudniania pracownika zamieszkującego tereny objęte powodzią w godzinach nadliczbowych oraz delegować tego pracownika poza stałe miejsce pracy – bez jego zgody.

Zawieszenie przeprowadzania badań lekarskich oraz przedłużenie o okres 30 dni od dnia zakończenia okresu zagrożenia powodzią terminu ważności orzeczeń lekarskich.

Powszechny zakaz handlu nie obowiązuje w niedziele w zakresie wykonywania czynności związanych z handlem, polegających na rozładowywaniu, przyjmowaniu i ekspozycji towarów pierwszej potrzeby, oraz powierzania pracownikowi lub zatrudnionemu wykonywania takich czynności (zwolnienie z zakazu nie obowiązuje w niedziele, w które przypada święto).

Nowe przepisy wprowadzają też nowe zasiłki opiekuńcze umożliwiające sprawowanie opieki nad dzieckiem w okresie zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których uczęszcza dziecko w związku z powodzią.

Dodatkowy zasiłek opiekuńczy jest przyznawany w trybie i na zasadach określonych w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa i nie wlicza się do limitu opieki o którym mowa w tych przepisach.

Aby uzyskać dodatkowy zasiłek opiekuńczy do płatnika zasiłków należy złożyć oświadczenie zawierające min. dane osobowe, dane dziecka, okres za który wnioskodawca ubiega się o dodatkowy zasiłek opiekuńczy a także wszelkie oświadczenia takie jak do uzyskania „zwykłego” zasiłku opiekuńczego, np. informacje, czy jest drugi rodzic lub małżonek mogący zapewnić opiekę dziecku albo dorosłej osobie niepełnosprawnej lub zagrożonej niedostosowaniem społecznym we wnioskowanym okresie.