Dlaczego archiwizacja dokumentów jest potrzebna?

Archiwizacja dokumentów polega na bezpiecznym przechowywaniu dokumentów papierowych (przez dłuższy czas) na dowolnym nośniku danych (dysku twardym, płytach DVD, chmurze itp.). Takie informacje mogą – lub nie – zostać ponownie wykorzystane w przyszłości, niemniej jednak powinny być przechowywane do końca ustalonego harmonogramu.

Należy podkreślić, że po zarchiwizowaniu te dokumenty i ich dane można ponownie uaktywnić. Informacje powinny być zawsze łatwo dostępne w razie potrzeby w krótkim czasie. Te mogą wymagać zapisania ze względu na orzeczenia prawne lub swoją istotność.

Archiwizacja dokumentów jest niezwykle ważna dla zarządzania informacjami i może zapewnić firmie większą kontrolę nad procesami informacyjnymi.

Wraz z rozwojem dane przedsiębiorstwo będzie generować więcej danych. Te muszą być skrupulatnie zarządzane i monitorowane, aby mogły być właściwie wykorzystywane. Przy czym ich śledzenie może okazać się problematyczne dla firm nieposiadających systemu archiwizacji dokumentów.

Dokumenty, które nie są archiwizowane, są trudniejsze do zlokalizowania, zabezpieczenia i odpowiedniego rozpowszechnienia, jeśli są przechowywane w środowisku lokalnym – takim jak laptop pracowników – i tym samym będą niedostępne dla innych użytkowników. W końcu będzie to miało negatywny wpływ na funkcje biznesowe i wydajność pracowniczą.

Zalety związane z archiwizacją dokumentów przedsiębiorstw stawiający na rozwój prezentują się następująco:

• zapobieganiu utraty danych i dokumentów — dokumenty, które nie zostały zdigitalizowane i zarchiwizowane, mogą zostać utracone na zawsze. Szanse, że pracownik przypadkowo usunie lub zgubi plik, są niewielkie, ale niestety istnieją. Digitalizacja i archiwizacja, umożliwia pracownikom samodzielne i szybkie odzyskiwanie informacji z kopii zapasowej,

• wymagania prawne — archiwizacja dokumentów jest ważna również ze względów prawnych. Wiele firm przypadkowo pozbywa się dokumentów, które zgodnie z prawem powinny zostać zachowane. Skuteczny system archiwizacji zapewni przestrzeganie harmonogramów przechowywania specyficznych dla poszczególnych biznesów, niezależnie od wiedzy każdego pracownika. Organy ochrony danych nakładają na firmy bagatelizujące temat surowe kary, więc warto być tego świadomym.

Bagatelizowanie archiwizacji firmowych dokumentów w żadnym razie nie przyniesie korzyści, a jedynie jest w stanie wygenerować znaczne straty. Dlaczego należy mieć to na uwadze i w miarę możliwości skorzystać z usług przedsiębiorstwa specjalizującego się właśnie w bezpiecznym oraz skutecznym archiwizowaniu baz danych.

Artykuł partnera