Uproszczoną ewidencję można prowadzić tylko dla niektórych pracowników
Czy dla pracowników administracyjno-biurowych, osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy (kierowników), oraz osób zatrudnionych do nadzoru produkcji, mających stawkę miesięczną wynagrodzenia można prowadzić uproszczoną ewidencję czasu pracy w postaci list obecności obejmujących urlopy, zwolnienia lekarskie i inne nieobecności? Podstawą do wyliczenia wynagrodzenia (pensji zasadniczej łącznie z dodatkami, które przysługują na mocy układu zbiorowego pracy) są listy obecności oraz rozliczenie „wyjść osobistych” z zeszytu wyjść, przygotowywane przez kadry i zatwierdzane do proporcjonalnego obniżenia z wynagrodzenia przez Prezesa.
Uproszczoną ewidencję czasu pracy pracodawca może prowadzić tylko względem określonych w przepisach Kodeksu pracy pracowników.
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy zatrudnionych w zakładzie pracy pracowników wynika wprost z przepisów Kodeksu pracy. Ewidencja czasu pracy jest bowiem prowadzona dla celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracodawca jest zobowiązany bez względu na formę prowadzonej przez siebie działalności.
W ewidencji czasu pracy należy wykazywać: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Do kart ewidencji czasu pracy dołącza się również wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.
Pracodawca jest natomiast zwolniony z obowiązku od prowadzenia szczegółowej ewidencji czasu pracy (ewidencjonowania godzin pracy) w przypadku pracowników:
- objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
- zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy (tj. pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy, ich zastępców, pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy, głównych księgowych) - wyłączenie to nie dotyczy jednak kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych,
- otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w godzinach nocnych.
Dla wymienionych wyżej pracowników nie prowadzi się ewidencji czasu pracy w zakresie związanym z jego rozliczaniem (nie ewidencjonuje się godzin pracy). Natomiast w pozostałym zakresie dotyczącym np. urlopów wypoczynkowych czy zwolnień od pracy itp. pracodawca powinien taką ewidencję prowadzić.
Tym samym pracownikom zatrudnionym na stanowiskach administracyjno-biurowych, o ile nie są objęci systemem zadaniowego czasu pracy lub o ile nie otrzymują ryczałtu za godziny nadliczbowe lub pracę w porze, należy prowadzić ewidencję czasu pracy w pełnym zakresie.
Podobnie obowiązek prowadzenia pełnej ewidencji czasu pracy dotyczy kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych, przez których, zgodnie z praktycznym ujęciem, należy rozumieć pracowników kierujących zespołem pracowników wyodrębnionej organizacyjnie jednostki (np. kierownik magazynu nadzorujący, kierujący pracą magazynierów). Z tzw. kadry kierowniczej jedynie pracownicy zarządzający zakładem pracy w imieniu pracodawcy tj. pracownicy kierujący jednoosobowo zakładem pracy, ich zastępcy, pracownicy wchodzący w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz główni księgowi mogą być objęci skróconą formą ewidencji czasu pracy.
- art. 128 § 2 pkt 2, art. 149 § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
- § 8 i 8a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.).
Joanna Kaleta
