Informowanie pracowników o zmianach w przepisach kadrowo-płacowych na 2023 rok – czy jest obowiązkowe na koniec roku

Na posiedzeniu w dniu 1 grudnia 2022 r. Sejm przyjął nowelizację Kodeksu pracy w zakresie kontroli trzeźwości oraz pracy zdalnej. Proces legislacyjny w zakresie uregulowania pracy zdalnej nadal się jednak nie jest zakończony (aktualnie ustawa trafi pod obrady Senatu, który ma pracować nad nowelizacją na najbliższym posiedzeniu w połowie grudnia, w razie wprowadzenia poprawek ponownie trafi pod obrady Sejmu, a następnie będzie wymagała podpisania przez Prezydenta i publikacji w Dzienniku Ustaw). Projektowane nowelizacją rozwiązania mogą jeszcze ulec modyfikacjom w toku procesu legislacyjnego.

Projekt zmian w przepisach w aktualnym brzmieniu przewiduje wejście w życie zmian po upływie:

• 14 dni (dot. to m.in. regulacji w zakresie badań trzeźwości) i
• 2 miesięcy (w przypadku m.in. pracy zdalnej)

od publikacji ustawy w Dzienniku Ustaw.

Praca zdalna może być wykonywana indywidualnie (poszczególni pracownicy, w tym pracownicy, którzy mogą złożyć pracodawcy wniosek o obligatoryjną pracę zdalną, np. pracownica w ciąży) lub grupowo (np. cały zespół projektowy, poszczególne działy). Indywidualna praca na odległość może być wykonywana od samego początku zatrudnienia (np. pracodawca rekrutuje na stanowisko, gdzie obowiązuje praca na odległość) albo może zostać wprowadzona w trakcie trwania stosunku pracy (poleceniem pracodawcy, zgodną wolą stron na wniosek pracownika lub w oparciu o propozycję pracodawcy).

Natomiast praca grupowa może być wykonywana od razu, począwszy od nawiązania stosunku pracy (pracodawca rekrutuje pracownika na stanowisko objęte pracą zdalną, ustalone w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub w regulaminie pracy). Może także zostać wprowadzona poleceniem pracodawcy w danych okolicznościach (np. w stanie epidemii, w sytuacji wprowadzenia stanu nadzwyczajnego itp.).

W myśl nowych przepisów zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.

Jeśli w zakładzie pracy nie działają związki zawodowe lub wprawdzie działają, lecz w terminie 30 dni od przedstawienia projektu porozumienia nie doszło do jego zawarcia, pracodawca określa zasady pracy zdalnej w regulaminie uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

W porozumieniu lub regulaminie, pracodawca zobowiązany będzie określić w szczególności:

1. grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów;
3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,
4. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
5. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
6. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
7. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
8. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Określenia w regulacjach zakładowych nie będzie wymagała tzw. okazjonalna praca zdalna, która będzie mogła być wykonywana na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. 

Przeczytaj też:

• Praca zdalna wykonywana z zagranicy ­ – jakie przepisy mają zastosowanie
• Obowiązuje zmiana kwot diet i limitów noclegowych w delegacji zagranicznej
• Kontrola pracy zdalnej – jakie zasady określi Kodeks pracy po nowelizacji

Przykładowo, pracodawca nie musi pokrywać kosztów takiej okazjonalnej pracy ponoszonych przez pracownika (np. zużytej energii elektrycznej), ani nie ma obowiązku ustalania regulaminu takiej pracy.

W poniższej tabeli wskazano różnice pomiędzy wymaganiami dotyczącymi stałej pracy zdalnej i okazjonalnej pracy zdalnej

Nowe regulacje prowadzą również do uchylenia przepisów dotyczących telepracy. Warunki stosowania telepracy określone w porozumieniu lub regulaminie, będą mogły być stosowane nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy.

W myśl nowych przepisów na podstawie wyników tej oceny pracodawca powinien opracować informację zawierającą:

1. zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
2. zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
3. czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;
4. zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej będzie uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Przygotowywane przepisy Kodeksu pracy zakładają, że wprowadzenie zakładowej procedury badania trzeźwości nie będzie obowiązkowe. Bez jej wprowadzenia pracodawca nie będzie miał jednak miał możliwości samodzielnego przeprowadzania badania. W razie uzasadnionego podejrzenia, że pracownik znajduje się pod wpływem alkoholu w pracy, pracodawca będzie natomiast miał możliwość odsunięcia pracownika od pracy i żądania przeprowadzenia badania trzeźwości przez uprawniony organ (w szczególności policję). 

Przeczytaj też:

• Badania trzeźwości pracowników: jak pracodawca określi zakładową procedurę i udokumentuje wynik badania (wzory zapisów)

Nowelizowane przepisy zakładają wprowadzenie dwóch trybów prowadzących do niedopuszczenia do pracy przez pracownika znajdującego się w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy:

1) w wyniku przeprowadzenia prewencyjnej kontroli trzeźwości lub kontroli pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu i uzyskania wyniku wskazującego na znajdowanie się przez pracownika w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub w stanie po użyciu środka działającego podobnie do alkoholu;

2) na podstawie uzasadnionego podejrzenia pracodawcy – w odniesieniu do pracowników nieobjętych kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu (zarówno w przypadku, gdy pracodawca w ogóle nie wprowadził takich kontroli, jak i w odniesieniu do części pracowników, którzy nie spełniają ustawowych przesłanek objęcia kontrolą).

Zgodnie z projektowanymi przepisami, pracodawca wprowadzi kontrolę trzeźwości lub kontrolę na obecność środków działających podobnie do alkoholu, a także określi ww. kwestie w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pracodawca określi wskazane powyżej kwestie w oparciu o warunki wprowadzenia kontroli trzeźwości i kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu określone w ustawie.

W przywołanych powyżej aktach wewnątrzzakładowych pracodawca określi ponadto sposób przeprowadzania kontroli. Zatem pracodawca wskaże w szczególności, z jakiego rodzaju urządzenia będzie korzystał (np. czy będzie to alkomat ustnikowy, czy bezustnikowy bądź bramka z alkomatem), a także czy będzie codziennie przeprowadzał kontrolę wszystkich pracowników, czy jedynie ich części (np. rotacyjnie), określi również czas przeprowadzania kontroli (czy będzie jej dokonywał jedynie przed rozpoczęciem przez pracowników wykonywania pracy w danym dniu, czy również w czasie pracy).

O wprowadzeniu kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu pracodawca będzie musiał poinformować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania.

Druga z kluczowych nowelizacji Kodeksu pracy, w zakresie m.in. umów o pracę, polityki szkoleniowej, nowych uprawnień rodzicielskich, nadal nie trafiła do Sejmu.

Wspomniane przepisy nie będą wymagały wielu zmian w przepisach zakładowych.

Wiele zależy jednak od obecnej treści regulaminu pracy. Pewnych korekt mogą bowiem wymagać te zapisy regulaminu pracy, które dotyczą np.:

• przerw od pracy (np. regulamin pracy przewiduje obecnie jedną 15 minutową przerwę od pracy dla pracowników pracujących w równoważnym systemie czasu pracy z 12 godzinną dniówką; po zmianach tacy pracownicy będą mieli prawo do dwóch 15 minutowych przerw od pracy),
•  zwolnień od pracy (nowelizacja przewiduje zwolnienie od pracy „na siłę wyższą” z zachowaniem prawa do połowy wynagrodzenia),
•  urlopu ojcowskiego (skróceniu ulega termin wykorzystania urlopu),
•  urlopu rodzicielskiego (wydłużony wymiar tego urlopu, zwiększenie wymiaru urlopu dla części pracowników, wprowadzenie części nieprzenoszalnej urlopu w wymiarze do 9 tygodni),
•  wliczanie szkoleń do czasu pracy (projekt zakłada wliczanie do czasu pracy nie tylko szkoleń w dziedzinie bhp), czy
•  elastycznej organizacji czasu pracy (dla rodziców dzieci do lat 8).

Wiele zależy jednak od ostatecznego kształtu projektowanych przepisów oraz od treści samego regulaminu pracy.

Nie ma konieczności ponownego składania PIT-2 od 2023 r. w sytuacji, gdy oświadczenie osoby zatrudnionej nie ulega zmianie.

Zakład pracy zmniejsza obliczoną miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale skali podatkowej, jeżeli pracownik złoży zakładowi pracy oświadczenie według ustalonego wzoru, w którym stwierdzi, że:

1. nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika albo otrzymuje emeryturę lub rentę za pośrednictwem płatnika i złożył wniosek do organu rentowego (EPD-18) o niestosowanie kwoty zmniejszającej;
2. nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną;
3. nie osiąga dochodów, od których jest obowiązany opłacać zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3 (działalność gospodarcza, najem/dzierżawa);
4. nie otrzymuje świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
5. ten zakład pracy jest właściwy do stosowania tego zmniejszenia.

Przeczytaj też:

• PIT-2 – czy może z niego skorzystać pracownik będący udziałowcem spółki kapitałowej
• Oświadczenie o wspólnym rozliczeniu z małżonkiem, oświadczenie PIT-2 i ulga 4+ – jak opodatkować wynagrodzenie pracownika w 2022 r.
• Okres przechowywania PIT-2 i innych oświadczeń

• Nowy PIT-2 i miesięczna kwota zmniejszająca zaliczkę na podatek

Od 1 stycznia 2023 roku przepisy pozwalają na:

• stosowanie kwoty zmniejszającej podatek przez wszystkich płatników, którzy pobierają zaliczki na podatek (m.in.: przez pracodawców i zleceniodawców);
• dzielenie miesięcznej kwoty zmniejszającej podatek (300 zł) maksymalnie na 3 płatników w proporcji.

Dzięki powyższemu podatnikowi może swobodniej decydować o zastosowaniu kwoty wolnej przez płatnika i zamiast jednego płatnika ma możliwość wskazać do trzech płatników, którzy mogą zastosować kwotę zmniejszającą podatek.

Zgodnie z wyjaśnieniami resortu finansów, nie trzeba ponownie składać swojemu płatnikowi PIT-2, aby korzystać z kwoty wolnej przy poborze zaliczek od 2023 r. Dotychczasowe wersje formularza PIT-2 nie będą miały zastosowania od 1 stycznia 2023, przy czym dotychczas złożone wersje PIT-2 pozostają w mocy również w 2023 r. Oświadczenia i wnioski zawarte w PIT-2 są wiążące do momentu ich odwołania, czyli nie ma konieczności ich ponawiania. Wyjątek dotyczy wniosku zawartego w PIT-2 w sprawie niepobierania zaliczek, gdyż obowiązuje on wyłącznie na dany rok podatkowy.

Przeczytaj też: 

• Jakie wnioski i oświadczenia od 1 stycznia 2023 r. składają podatnicy w PIT-2

Przepisy ustawy o PPK przewidują tzw. autozapis. Polega on na tym, że osoby w wieku 18-55 lat są zapisywane do programu automatycznie, o ile nie złożyły deklaracji o rezygnacji. Następnie co 4 lata następuje ponowienie autozapisu. Pierwszy autozapis nastąpi w 2023 roku, a kolejne będą mieć miejsce co 4 lata.

W rezultacie podmiot zatrudniający będzie zobowiązany od 1 kwietnia przyszłego roku zacząć obliczać i pobierać wpłaty do PPK od wypłacanego wynagrodzenia osoby oraz przekazywać te wpłaty do instytucji finansowej (obowiązkiem obliczenia, pobrania, a następnie dokonania wpłat na PPK, zostaną objęte wypłaty dokonane począwszy od 1 marca 2023 r.). Nie stanie się tak jednak, jeśli osoba zatrudniona (uczestnik PPK) złoży mu deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.

Obejrzyj też:

• Ponowny automatyczny zapis do PPK już w 2023 roku