Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - problemy i uprawnienia pracowników na urlopach bezpłatnych

Problem dotyczy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w części dotyczącej tworzenia funduszu jak również uprawnienia do świadczeń. Pracodawca zatrudnia powyżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ma Regulamin Gospodarowania ZFŚS. Do roku 2022 u pracodawcy pojawiały się pojedyncze wnioski pracowników o udzielenie kilkudniowych (1-3 dni) urlopów bezpłatnych. W roku 2023 jest już 2 pracowników, którzy nabyli prawo do urlopu bezpłatnego w związku z wykonywaniem dobrowolnej służby wojskowej. Pracownik jeden ma udzielony urlop na okres od 28 sierpnia 2023 na 12 miesięcy, pracownik drugi na okres od 13 grudnia 2023 r. na 12 miesięcy. Jest również pracownik trzeci, któremu pracodawca udzielił w roku 2023 łącznie 3 dni (2 dni w listopadzie, 1 dzień w grudniu) urlopu bezpłatnego. W dniu 4 grudnia 2023 r. pracodawca chce przyznać pracownikom świadczenia zapisane w Regulaminie jako „upominki świąteczne". Czy pracodawca musi uwzględnić tych dwóch pracowników przy ustalaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS? Czy Ci trzej pracownicy mają takie same prawa do korzystania z ZFŚS w trakcie całego roku kalendarzowego? Czy pracodawca ma obowiązek przyznania tym pracownikom pomocy materialnej finansowej związanej ze świętami Bożego Narodzenia? Czy pracodawca może w Regulaminie gospodarowania ZFŚŚ ograniczyć uprawnienia pracowników do korzystania z ZFŚS wprowadzając zapis w brzmieniu „pracownicy przybywający na urlopie bezpłatnym 7 dni roboczych w ciągłości przed datą: *zakładowego urlopu wypoczynkowego (firma ma to wpisane do Regulaminu pracy, są to 2 tygodnie, w których wszyscy są na urlopie), *decyzji Komisji o przyznaniu pomocy materialnej finansowej związanej ze świętami Wielkiej nocy, Świąt Bożego Narodzenia, rozpoczęcia roku szkolnego, nie są uprawnieni do świadczeń". Czy można szybciej wprowadzić w życie zmiany Regulamin gospodarowania ZFŚS, czy musimy odczekać 14 dni? Czy zmiany do Regulaminu gospodarowania ZFŚS może wprowadzić sam pracodawca (nie ma związków zawodowych), czy musi przeprowadzić konsultację z pracownikami/ wybraną reprezentacją?