Urlop zaległy: czy można wymagać jego wykorzystania na kilka miesięcy przed ostatecznym terminem?
Czy pracodawca może „zmusić” pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego wcześniej niż do końca września (np. do końca kwietnia, maja itd.)? Nadmieniam, że chodzi o duży zakład produkcyjny i przede wszystkim o pracowników utrzymania ruchu, którzy w zaplanowanej przerwie urlopowej całego zakładu (pierwsza połowa sierpnia) pracują przy konserwacji maszyn i urządzeń w związku z czym nie wykorzystują całego urlopu należnego za dany rok. Pracownicy w chwili obecnej nie zgadzają się na wykorzystanie urlopu w terminach zaproponowanych przez kierownika twierdząc, że mają czas do końca września.
Pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu zaległego najpóźniej do 30 września kolejnego roku kalendarzowego i to bez konieczności uzyskiwania zgody pracownika. Jednak w praktyce przyjmuje się, że termin wykorzystania takiego urlopu warto uzgodnić z pracownikiem, a „przymusowe wysłanie pracownika na zaległy urlop” to środek ostateczny.
Urlop wypoczynkowy trzeba wykorzystać w roku jego nabycia…
Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, który powinien zostać przez niego wykorzystany:
- w naturze (wypłata pieniężnego ekwiwalentu jest dopuszczalna jedynie w sytuacji ustania stosunku pracy),
- w całości (podział urlopu na części jest możliwy tylko na wniosek pracownika, który musi uwzględniać przynajmniej jedną część obejmującą 14 kolejnych dni nieprzerwanego wypoczynku),
- w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (wyjątkowo może zostać wykorzystany w kolejnym roku kalendarzowym, jednak powinien on zostać udzielony nie później niż do końca września tego roku).
Jeżeli jednak wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w tym samym roku kalendarzowym było niemożliwe, np. z powodu choroby pracownika, to taki niewykorzystany urlop „przechodzi” na następny rok i staje się urlopem zaległym. Urlop zaległy natomiast musi zostać pracownikowi udzielony najpóźniej do końca września kolejnego roku (do końca 2011 r. ostatecznym terminem wykorzystania zaległego urlopu był 31 marca kolejnego roku).
…jednak wyjątkowo urlop zaległy – do 30 września kolejnego roku…
Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do udzielenia pracownikowi urlopu zaległego najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Jednak poza konkretną datą nie określa żadnych wskazówek co do sposobu „wysłania” pracownika na taki urlop. Mimo to powszechnie przyjmuje się, że takie „wysłanie” na zaległy urlop nie wymaga zgody pracownika. Powyższe wynika z faktu, że pracodawca, który nie udzieli urlopu wypoczynkowego w terminie popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika i naraża się na odpowiedzialność z tego tytułu.
Określona przez kodeks pracy data 30 września kolejnego roku jest datą ostateczną, co oznacza, że udzielenie zaległego urlopu pracownikowi po tej dacie jest naruszeniem przepisów prawa. Zdaniem PIP dopuszczalne jest jednak, że w tej dacie najpóźniej pracownik rozpocznie wykorzystywanie udzielonego przez pracodawcę, zaległego urlopu wypoczynkowego (stanowisko GIP z 30 sierpnia 2012 r., GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP). I to nawet wówczas, gdy zakończy korzystanie z udzielonego w taki sposób urlopu po tej dacie (np. pracodawca udziela pracownikowi zaległego urlopu w okresie od 29 września do 17 października 2017 r.). Nie jest to jednak jedyny sposób wykorzystania urlopu zaległego. Powszechnie przyjmuje się, że wykorzystanie takiego urlopu powinien określać plan urlopów (jeśli jest stosowany w danym zakładzie pracy) lub porozumienie pracownika z pracodawcą. Zdaniem PIP możliwa jest również i taka sytuacja, w której to pracodawca jednostronnie ustala kiedy pracownik wykorzysta urlop wypoczynkowy i wcale nie musi z tym czekać na koniec września danego roku.
Zdaniem PIP
Pracodawca będzie mógł „przymusowo wysłać” pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy wówczas, gdy ten odmawia udania się na taki urlop. W takiej sytuacji pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin wykorzystania zaległego urlopu, np. w okresie wakacyjnym (30 września to ostateczny termin wykorzystania zaległego urlopu).
Państwowa Inspekcja Pracy, Na urlop zaległy do 30 września, komunikaty bieżące, komunikat z 10 czerwca 2015 r.
… i najlepiej w terminie uzgodnionym z pracownikiem
Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia na swojej stronie internetowej, że pracodawca może udzielić pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego bez jego zgody, powołując się przy tym na wyroki SN z 2 września 2003 r. (sygn. akt: I PK 430/02) oraz z 25 stycznia 2005 r. (sygn. akt: I PK 124/05).
Zdaniem SN
1. (…) przepis art. 168 kp stanowi, że urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (mimo zmiany ostatecznej daty wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego orzeczenie SN jest nadal aktualne – przyp. autora). W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w powołanym przepisie (…).
Wyrok Sądu Najwyższego z 2 września 2003 r. (sygn. akt: I PK 430/02)
2. (…) art. 168 kp dopełnia regulację kodeksową, co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane nie uzależniając swego postanowienia, że ma to nastąpić "najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (do końca września – przyp. autora)" żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków. (…) z art. 168 kp nie da się wywieść warunku, (…), że zastosowanie art. 168 kp, zależne jest od zgody pracownika. (…) Wystarczy w tym kontekście przypomnieć, że prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (por. art. 152 § 2 kp) i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy (…).
Wyrok Sądu Najwyższego z 25 stycznia 2005 r. (sygn. akt: I PK 124/05).
PIP zastrzega jednak, że w kwestiach spornych dotyczących wykorzystania przez pracownika urlopu zaległego jednoznaczne rozstrzygniecie wydać może jedynie sąd pracy. Dlatego też wydaje się, że przed jednostronnym „wysłaniem pracowników na urlop bez ich zgody” warto zaproponować im kilka terminów wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego odpowiednio dokumentując ten fakt (np. w formie kopii pism kierowanych do pracowników, czy notatek służbowych). Jeśli mimo to pracownicy odmówią wykorzystania urlopu zaległego w terminach proponowanych przez pracodawcę, pracodawca będzie mógł sięgnąć po „ostateczne rozwiązanie” i podjąć decyzję o udzieleniu pracownikom urlopu zaległego bez ich zgody (np. w okresie przypadającym bliżej ostatecznego kodeksowego terminu wykorzystania zaległego urlopu).
Katarzyna Wrońska-Zblewska
