Ryczałt samochodowy – czy można go zwiększyć w miesiącu, w którym pracownik „nadrabia” zaległości
Z osobą odczytującą wodomierze, zatrudnioną na umowę o pracę, zawarliśmy dodatkową umowę na używanie prywatnego samochodu prywatnego do celów służbowych. W umowie określiliśmy – zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury – miesięczny limit kilometrów w jazdach lokalnych (300 km/miesiąc). Kwotę ustalonego ryczałtu pomniejszamy o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności w miejscu pracy. Jak należy postąpić w sytuacji, gdy z uwagi na konieczność „nadgonienia” pracy (spowodowanej nieobecnością urlopową w poprzednim miesiącu), w miesiącu bieżącym pracownik przepracuje dodatkowy dzień (np. w sobotę). Czy pomniejszony w poprzednim okresie ryczałt należy mu zwiększyć w obecnym miesiącu?
Ustalony w umowie ryczałt na jazdy lokalne nie powinien być wyższy niż określony w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. Rozporządzenie nie przewiduje również podwyższania ryczałtu za „dodatkowe dni pracy” przypadające w miesiącu, co jednak nie wyklucza możliwości żądania przez pracownika zwrotu kosztów realnie poniesionych.
Kwestię używania prywatnego samochodu do celów służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.). Zobowiązuje ono pracodawcę do zwrotu kosztów użytkowania prywatnego samochodu do celów służbowych w formie ryczałtu i ustala m.in. maksymalne limity kilometrów obowiązujące w jazdach lokalnych oraz maksymalną stawkę za 1 kilometr jazdy lokalnej.
Każdy dzień nieobecności zmniejsza ryczałt
Rozporządzenie nakazuje również pomniejszenie ryczałtu o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Rozporządzenie nie przewiduje jednak sytuacji odwrotnej, tj. takiej, w której pracownik wykonuje jazdy lokalne przez większą ilość dni w miesiącu. Zatem na jego podstawie, co do zasady, nie można mu np. podwyższyć ryczałtu o 1/22 za każdy dodatkowy dzień pracy w miesiącu.
Ryczałtu nie może być wyższy…
Ustalany na zasadach określonych w rozporządzeniu ryczałt za użytkowanie samochodu do celów służbowych ma charakter maksymalny. W praktyce oznacza to, że nie może być wyższy, niż wynika to z rozporządzenia.
… pracownik może jednak wnioskować o zwrot realnie poniesionych kosztów
Jednakże, jeśli okaże się, że ryczałt nie pokrywa rzeczywistych kosztów związanych z jazdami lokalnymi w celach służbowych, pracownik może wystąpić do pracodawcy o pokrycie faktycznie poniesionych kosztów. Zdaniem Sądu Najwyższego bowiem ustalony przez strony umowy o pracę ryczałt z tytułu używania własnego samochodu do przejazdów służbowych nie wyklucza żądania zwrotu kosztów realnie poniesionych (wyrok SN z 5 grudnia 2006 r., sygn. akt: II PK 94/06).
Wydaje się zatem, że pracownik, o którym mowa w pytaniu, może domagać się „wyrównania” w kwocie stanowiącej różnicę pomiędzy faktycznie poniesionymi kosztami a ustalonym ryczałtem. Musiałby jednak wykazać poniesienie zwiększonych kosztów.
Katarzyna Wrońska-Zblewska
