Jak rozliczyć koszty zakwaterowania zleceniobiorców z Ukrainy

Świadczenie w postaci zapewnienia zleceniobiorcy zakwaterowania w miejscowości, w której prace zlecone są wykonywane, ma charakter osobisty, niezależnie od celu i okoliczności w jakich zostało poniesione. Przez okres wykonywania umowy zlecenia zleceniobiorca zamieszkuje w danym miejscu noclegowym i wykorzystuje to miejsce przede wszystkim prywatnie. Pobyt w wynajętym mieszkaniu nie służy zleceniobiorcy jako narzędzie pracy, miejsce pracy (służące wykonaniu umowy) lecz zaspokojeniu potrzeb bytowych. Dzięki temu, że zleceniodawca zapewnia wykonawcom zakwaterowanie w miejscowości realizacji przez nich przyjętego zlecenia, oszczędzają oni czas na dojazdach oraz wydatki do ponoszenia których byliby zmuszeni, gdyby nie oferta zleceniodawcy.

Przychód powstaje, gdy można zindywidualizować świadczenie, określić jego wartość pieniężną oraz zidentyfikować odbiorcę. W sytuacji gdy otrzymane przez podatnika świadczenie jest świadczeniem, na które zleceniobiorca wyraził zgodę i które zostało spełnione w jego interesie co oznacza realne przysporzenie mu korzyści, problem ustalenia podstawy opodatkowania w zasadzie ulega rozwiązaniu (interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 stycznia 2018 r., 0114-KDIP3-3.4011.517.2017.1.AK).

Zatem, wartość ponoszonych przez zleceniodawcę kosztów zakwaterowania zleceniobiorców, w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stanowi dla tych osób przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 tej ustawy, ze źródła jakim jest działalność wykonywana osobiście.

Dla celów podatkowychwartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się – jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku – według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku. W razie świadczeń częściowo odpłatnych, przychodem jest różnica między wartością świadczenia ustaloną według powyższych zasad, a odpłatnością ponoszą przez podatnika.

Zleceniodawca ponosi koszt wynajmu mieszkań w wysokości 5 000 zł. Znana jest liczba korzystających z kwater poszczególnych zleceniobiorców. Można więc ustalić wartość przychodu przypadającą na osobę. Jednak każdy lokator dopłaca zleceniodawcy 7,50 zł za każdy dzień pobytu. Nie można uznać tym samym, że mamy do czynienia z nieodpłatnym świadczeniem.

Przychód danego zleceniobiorcy to 166,67 zł (5 000 zł : 30 osób). Dopłata wynosi 7,50 zł za każdy dzień czyli za miesiąc ok. 225 zł (7,50 zł x 30 dni). W rezultacie, podatnik nie uzyskuje przychodu. Przychód powstałby, gdyby zleceniobiorca nie korzystał z mieszkania przez cały miesiąc, a więc dopłata byłaby niższa niż wartość świadczenia. Wtedy przychód podlega opodatkowaniu tak jak wynagrodzenie.

Z kolei w świetle przepisów ubezpieczeniowych, wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku – jeżeli przedmiotem świadczenia jest udostępnienie lokalu mieszkalnego:

• dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego – w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,
  b) dla lokali komunalnych – w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,
• dla lokali własnościowych, z wyłączeniem wymienionych wyżej, oraz domów stanowiących własność prywatną – w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach – w danej dzielnicy,
• dla lokali w hotelach – w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.