Planowanie czasu pracy pracowników w okresie urlopowym – 9 przykładowych grafików

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167² kp, czyli urlopu na żądanie.

Planu urlopów nie ma obowiązku ustalać pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca nie ma również obowiązku sporządzania planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę.  Ustalony plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Przepisy nie określają jednak terminu, w jakim powinien być on sporządzony. Zwyczajowo robi się to bądź pod koniec danego roku kalendarzowego na rok następny, bądź na samym początku danego roku.

Ujęcie urlopu pracownika w planie urlopów nie jest wystarczające dla jego wykorzystania przez pracownika – konieczny jest jeszcze pisemny wniosek pracownika w tej sprawie i jego akceptacja przez pracodawcę. Choć pracownik idzie na urlop za zgodą pracodawcy jego nieobecność, szczególnie w sezonie urlopowym, gdy na urlopach przebywa więcej pracowników, może zdezorganizować pracę zespołu.

W takim przypadku, jeżeli zapotrzebowanie na pracę pracownika powstało po akceptacji wniosku urlopowego, w trakcie obowiązującego pracowników rozkładu czasu pracy, pracodawca może albo zlecić pracownikom nadgodziny albo zmienić rozkład czasu pracy.