Przed 1 stycznia 2019 r. zasadą było, że wynagrodzenie za pracę wypłacało się w formie pieniężnej do rąk własnych pracownika, a pracownik, który chciał otrzymywać wynagrodzenie przelewem na konto bankowe, musiał złożyć wniosek i wskazać numer rachunku bankowego. Względnie, możliwe było ustalenie w układzie zbiorowym pracy, że wynagrodzenie będzie wypłacane wprost na konto bankowe. Indywidualne wnioski o wypłatę na konto w praktyce najczęściej trafiały do akt osobowych pracowników i były w nich przechowywane. Niekiedy trafiały także do dokumentacji płacowej.
Wypłata na konto – obecnie jako zasada
Zasady te uległy zmianie z początkiem 2019 roku i od 1 stycznia 2019 r. regułą jest wypłata na konto, a wyjątkiem – wypłata do rąk własnych. Przepisy przejściowe nowelizacji zobowiązały pracodawców, aby do 22 stycznia 2019 r. poinformowali w sposób przyjęty w zakładzie pracy tych pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych, o obowiązku:
- podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo
- złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych.
Na podanie numeru rachunku bankowego lub złożenie wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych zainteresowani pracownicy mieli 7 dni od otrzymania informacji. W przypadku gdy termin ten upłynął bezskutecznie, tj. pracownik ani nie podał danych niezbędnych do przelewu, ani nie złożył wniosku o wypłatę do rąk własnych, pracodawca miał wypłacać wynagrodzenie do rąk własnych pracownika (art. 10 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją – Dz.U. z 2018 r. poz. 357).
Numer rachunku bankowego w kwestionariuszu dla pracownika
Począwszy od 1 stycznia 2019 r., wypełniając kwestionariusz osobowy dla pracownika, zatrudniony od razu podaje w nim numer rachunku bankowego, na który ma być przekazywane jego wynagrodzenie za pracę. Pracodawca ma bowiem prawo żądać tych danych (art. 221 § 3 pkt 5 kp); chyba że pracownik zamiast tego złoży wniosek o wypłatę do rąk własnych. Taki wniosek powinien zostać przygotowany i złożony na piśmie lub elektronicznie (art. 86 § 3 kp).
Co w przypadku, gdy nie ma ani numeru konta, ani wniosku o wypłatę do rąk własnych?
A co w sytuacji, gdy wypełniając kwestionariusz osobowy, pracownik nie wskaże numeru rachunku bankowego i nie złoży wniosku o wypłatę do rąk własnych? Czy można wówczas wstrzymać się z wypłatą do wyjaśnienia, w jaki sposób pensja będzie pracownikowi wypłacana?
Nie. W takiej sytuacji nie pozostaje nic innego, jak wypłacić wynagrodzenie do rąk własnych pracownika w terminie wypłaty ustalonym w zakładzie pracy. W tym dniu pracownik powinien bowiem mieć wypłatę do dyspozycji. Niewypłacenie wynagrodzenia w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które grozi pracodawcy grzywna w wysokości od 1.000 do 30.000 zł (art. 282 § 1 pkt 1 kp).
Ważne: Niewypłacenie wynagrodzenia w ustalonym terminie lub jego bezpodstawne obniżenie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Wykroczeniem jest także dokonanie bezpodstawnego potrącenia z wynagrodzenia. Za takie wykroczenia pracodawcy grozi grzywna w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł (art. 282 § 1 pkt 1 kp). Natomiast przepisy Kodeksu pracy nie przewidują sankcji za wypłacanie wynagrodzenia do rąk własnych nawet bez pisemnego lub elektronicznego wniosku pracownika, w sytuacji gdy pracownik nie podał pracodawcy numeru swojego konta bankowego.
Wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych – do kiedy pracownik powinien złożyć?
W przypadku osób nowo zatrudnionych najlepiej ustalić sposób wypłaty wynagrodzenia od razu, a więc na etapie wypełniania dokumentów związanych z zatrudnieniem (w tym m.in. kwestionariusza osobowego dla pracownika). Warto wówczas przygotować kwestionariusz do wypełniania oraz wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych i poinformować pracownika, że powinien jasno określić, w jaki sposób chce otrzymywać pensję.
A jaki jest termin złożenia wniosku dla pracownika, który dotychczas otrzymywał pensję na konto i chce to zmienić?
Pracownik zmienił zdanie – wniosek o wypłatę na konto
Pracownik ma prawo swobodnie zadecydować, w jaki sposób będzie otrzymywał wynagrodzenie. Może więc zmienić dotychczasowy sposób wypłaty z przelewu bankowego na konto na wypłatę do rąk własnych i odwrotnie. Przepisy prawa pracy nie określają terminu na złożenie wniosku w tej sprawie, więc wszystko zależy od pracownika. To on decyduje, od kiedy chce otrzymywać wynagrodzenie do rąk własnych zamiast na konto (lub odwrotnie) i w związku z tym powinien odpowiednio wcześnie poinformować o tym pracodawcę, składając wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Przykład
W zakładzie pracy wynagrodzenia są wypłacane 5. dnia następnego miesiąca przypadającego po miesiącu, za który to wynagrodzenie przysługuje. Pracownik, który otrzymuje wynagrodzenie za pracę na konto, 30 listopada złożył pracodawcy wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. We wniosku zaznaczył, że dotyczy on listopadowej pensji wypłacanej 5 grudnia.
Wniosek został złożony z takim wyprzedzeniem, że pracodawca powinien zdążyć ze zorganizowaniem wypłaty do rąk własnych pracownika.
Przykład
W zakładzie pracy wynagrodzenia są wypłacane 2. dnia następnego miesiąca przypadającego po miesiącu, za który to wynagrodzenie przysługuje. Pracownik, który otrzymuje wynagrodzenie za pracę na konto, 1 grudnia na koniec pracy złożył pracodawcy wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. We wniosku zaznaczył, że dotyczy on listopadowej pensji wypłacanej 2 grudnia.
Wniosek został złożony na tyle późno, że pracodawca nie miał realnej szansy na zmianę dotychczasowego sposobu wypłaty wynagrodzenia. Pensje pracowników zostały już bowiem przelane na ich konta, aby mogli z nich korzystać 2 grudnia (przelewu nie można już cofnąć). Wypłata do rąk własnych będzie więc realizowana począwszy od pensji grudniowej wypłacanej w styczniu.
W praktyce więc granicę wyznacza termin, w którym pracodawca przekazuje wynagrodzenia pracowników na ich konta bankowe – chyba że wniosek pracownika nie dotyczy najbliższej pensji, lecz kolejnych.
Gdy wniosek dotyczy przyszłych wynagrodzeń
Pracownik, który zmienił zdanie co do dotychczasowego sposobu wypłaty pensji, może zaznaczyć we wniosku, że dotyczy on nie najbliższego wynagrodzenia, lecz przyszłych pensji.
Przykład
Składając wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych w październiku, pracownik zaznaczył w nim, że dotyczy pensji wypłacanych od stycznia następnego roku.
Do końca roku pracownik powinien więc otrzymywać (zgodnie z wnioskiem) pensję na konto, a od stycznia już do rąk własnych.
Potwierdzenie otrzymania wypłaty do rąk własnych przez pracownika
W przypadku dokonywania wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych pracownika warto zadbać o potwierdzenie, że pracownik faktycznie otrzymał pełne, przysługujące mu wynagrodzenie. Przepisy prawa pracy nie określają, w jaki sposób powinno to nastąpić. Do celów dowodowych lepiej jednak zadbać, aby takie potwierdzenie zawierało datę i własnoręczny podpis pracownika. I to niezależnie, czy będzie to np. na dokumencie KW, czy na indywidualnej liście płac.
Przechowywanie wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
Wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych nie powinien trafić do akt osobowych pracownika, lecz powinien być przechowywany wraz z dokumentacją płacową dotyczącą danego pracownika (§ 6 pkt 3 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej).
