Korekta składek zleceniobiorcy przez ZUS po latach – czy nadpłatę składki zdrowotnej trzeba zwrócić
W 2026 r. otrzymaliśmy z ZUS informację dotyczącą zleceniobiorcy, którego w okresie od 1 lipca do 31 sierpnia 2020 r. zgłosiliśmy wyłącznie do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 00.
ZUS ustalił, że w tym okresie zleceniobiorca nie osiągał minimalnego wynagrodzenia z innego tytułu stanowiącego podstawę do ubezpieczeń społecznych. W konsekwencji z tytułu umowy zlecenia zawartej z naszą firmą powinien podlegać obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu oraz zdrowotnemu.
Sprawa została ujawniona w związku z wystąpieniem zleceniobiorcy do ZUS o wydanie zaświadczenia na potrzeby tzw. ustawy stażowej.
Z uwagi na obowiązujące przepisy dotyczące terminów przekazywania korekt dokumentów rozliczeniowych płatnik nie ma możliwości samodzielnego sporządzenia korekt raportów za lata 1999–2021. ZUS uporządkował więc konto zleceniobiorcy za okres od 1 lipca do 31 sierpnia 2020 r. i wskazał następujący schemat podlegania ubezpieczeniom:
- kod tytułu ubezpieczenia: 04 11 00,
- okres podlegania ubezpieczeniom: od 1 lipca do 31 sierpnia 2020 r.,
- kod przyczyny wyrejestrowania: 600,
- ubezpieczenie emerytalne – obowiązkowe,
- ubezpieczenia rentowe – obowiązkowe,
- ubezpieczenie wypadkowe – obowiązkowe,
- ubezpieczenie zdrowotne – obowiązkowe.
Po otrzymaniu informacji, że konto ubezpieczonego zostało uporządkowane, zwróciliśmy się do ZUS o rozliczenie konta płatnika. W odpowiedzi ZUS wskazał, że na koncie powstała nadpłata na ubezpieczeniach społecznych w łącznej wysokości 49,62 zł.
Pierwotne rozliczenie zleceniobiorcy przedstawiało się następująco:
Lipiec 2020 r.:
- przychód brutto: 1 496,00 zł,
- składka zdrowotna: 134,64 zł,
- zaliczka na podatek: 88,00 zł.
Sierpień 2020 r.:
- przychód brutto: 3 400,00 zł,
- składka zdrowotna: 306,00 zł,
- zaliczka na podatek: 199,00 zł.
Po uporządkowaniu konta przez ZUS rozliczenie wygląda następująco:
Lipiec 2020 r.:
- przychód brutto: 1 496,00 zł,
- składka emerytalna finansowana przez zleceniobiorcę: 146,10 zł,
- składka rentowa finansowana przez zleceniobiorcę: 22,44 zł,
- składka chorobowa: 0,00 zł,
- składka zdrowotna: 119,48 zł.
Sierpień 2020 r.:
- przychód brutto: 3 400,00 zł,
- składka emerytalna finansowana przez zleceniobiorcę: 331,84 zł,
- składka rentowa finansowana przez zleceniobiorcę: 51,00 zł,
- składka chorobowa: 0,00 zł,
- składka zdrowotna: 271,54 zł.
Na koncie płatnika w eZUS pojawiło się saldo:
- za lipiec 2020 r. – 19,00 zł,
- za sierpień 2020 r. – 30,62 zł,
czyli łącznie 49,62 zł nadpłaty.
Z naszych wyliczeń wynika natomiast, że kwota 49,62 zł odpowiada łącznemu zmniejszeniu składki zdrowotnej:
- za lipiec 2020 r.: 134,64 zł − 119,48 zł = 15,16 zł,
- za sierpień 2020 r.: 306,00 zł − 271,54 zł = 34,46 zł,
- łącznie: 49,62 zł.
Powstała zatem rozbieżność. ZUS określił kwotę 49,62 zł jako nadpłatę na ubezpieczeniach społecznych, natomiast z porównania pierwotnych i skorygowanych rozliczeń wynika, że kwota ta odpowiada zmniejszeniu składki zdrowotnej. Ponadto kwoty przypisane w eZUS do poszczególnych miesięcy, tj. 19,00 zł za lipiec i 30,62 zł za sierpień, nie odpowiadają różnicom w składce zdrowotnej wynoszącym odpowiednio 15,16 zł i 34,46 zł.
W związku z powyższym prosimy o wyjaśnienie z czego wynika różnica pomiędzy miesięcznymi saldami wykazanymi w eZUS a różnicami wynikającymi z porównania pierwotnie naliczonych i skorygowanych składek zdrowotnych? Czy kwotę 49,62 zł należy traktować jako nadpłatę składek finansowanych ze środków zleceniobiorcy, mimo że ZUS określił ją jako nadpłatę na ubezpieczeniach społecznych? Czy w związku z korektą dokonaną przez ZUS jesteśmy zobowiązani zwrócić zleceniobiorcy kwotę 49,62 zł? Jeżeli zwrot jest konieczny, w jaki sposób należy go rozliczyć pod względem składkowym, podatkowym i księgowym? Czy przy rozliczeniu tej kwoty znaczenie ma fakt, że należności z tytułu składek za okres od lipca do sierpnia 2020 r. uległy przedawnieniu?
Nadpłata w kwocie 49,62 zł odpowiada różnicy pomiędzy składką zdrowotną pobraną od zleceniobiorcy w 2020 r. a składką należną po objęciu go obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi, które obniżyły podstawę wymiaru składki zdrowotnej. Jeżeli ZUS rozliczył tę nadpłatę na koncie płatnika (przez jej zwrot lub zaliczenie na inne należności płatnika), kwota odpowiadająca składce zdrowotnej sfinansowanej przez zleceniobiorcę powinna zostać z nim rozliczona. Samo ustalenie nadpłaty przez ZUS nie oznacza jednak jeszcze, że podlega ona wypłacie zleceniobiorcy.
- Z czego wynika różnica pomiędzy miesięcznymi saldami wykazanymi w eZUS a różnicami wynikającymi z porównania pierwotnie naliczonych i skorygowanych składek zdrowotnych?
- Czy kwotę 49,62 zł należy traktować jako nadpłatę składek finansowanych ze środków zleceniobiorcy, mimo że ZUS określił ją jako nadpłatę na ubezpieczeniach społecznych?
- Czy w związku z korektą dokonaną przez ZUS jesteśmy zobowiązani zwrócić zleceniobiorcy kwotę 49,62 zł?
- Jeżeli zwrot jest konieczny, w jaki sposób należy go rozliczyć pod względem składkowym, podatkowym i księgowym?
- Czy przy rozliczeniu tej kwoty znaczenie ma fakt, że należności z tytułu składek za okres od lipca do sierpnia 2020 r. uległy przedawnieniu?
Sprawdź też:
- Utrata statusu studenta przez zleceniobiorcę a obowiązek zgłoszenia do ZUS i korekta składek
- Zgłoszenie zleceniobiorcy do ZUS po utracie statusu studenta – obowiązki pracodawcy
- Umowa zlecenia a obowiązki wobec ZUS – 11 przykładów jak poprawnie zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczeń
- Zmiany w składkach ZUS w 2026 roku – poradnik z tabelami i przykładami
Ustalenie kwoty podlegającej rozliczeniu
Po objęciu zleceniobiorcy obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podstawa wymiaru składki zdrowotnej uległa obniżeniu o składki społeczne finansowane przez ubezpieczonego. W konsekwencji składka zdrowotna należna za lipiec i sierpień 2020 r. okazała się niższa od składki pierwotnie pobranej, a różnica wyniosła łącznie 49,62 zł, co odpowiada kwocie nadpłaty wykazanej przez ZUS.
Kwoty salda widoczne na koncie eZUS za poszczególne miesiące nie muszą odpowiadać różnicom wynikającym z korekty dokumentów dotyczących jednego ubezpieczonego. Konto płatnika rozliczane jest całościowo, dlatego miesięczne salda mogą różnić się od prostego porównania wysokości składek przed i po korekcie.
Przed rozliczeniem ze zleceniobiorcą warto upewnić się, czy ZUS zwrócił nadpłatę płatnikowi albo zaliczył ją na jego bieżące lub przyszłe zobowiązania. Dopiero wówczas można przesądzić o sposobie rozliczenia tej kwoty między stronami.
Rozliczenie ze zleceniobiorcą i skutki podatkowe
Składka zdrowotna była finansowana z wynagrodzenia zleceniobiorcy, dlatego jeżeli nadpłata została rozliczona na korzyść płatnika, odpowiadająca jej kwota powinna zostać zwrócona zleceniobiorcy.
Przedawnienie należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne oznacza, że ZUS nie może ich dochodzić od płatnika. Nie przesądza jednak samo w sobie o wzajemnych rozliczeniach między płatnikiem a zleceniobiorcą. W przedstawionym stanie faktycznym brak jest podstaw do pomniejszenia kwoty zwracanej zleceniobiorcy o niepobrane w 2020 r. składki społeczne finansowane przez ubezpieczonego.
Nie ma również podstaw do korygowania informacji PIT-11 ani zaliczek na podatek za 2020 r. Dokumenty te odzwierciedlały stan faktyczny istniejący w chwili ich sporządzenia. Zleceniobiorcę należy natomiast poinformować o kwocie zwróconej składki zdrowotnej oraz o części tej składki, która w 2020 r. podlegała odliczeniu od podatku, ponieważ zwrot ten wywołuje skutki podatkowe w roku jego otrzymania.
Podsumowując, jeżeli ZUS zwrócił nadpłatę płatnikowi albo zaliczył ją na jego zobowiązania, płatnik powinien rozliczyć ze zleceniobiorcą kwotę odpowiadającą nadpłaconej składce zdrowotnej. W opisanym przypadku jest to 49,62 zł. Nie ma natomiast podstaw do korygowania dokumentów podatkowych za 2020 r. ani do automatycznego przyjmowania, że przedawnione składki społeczne mogą zostać potrącone z kwoty należnej zleceniobiorcy.
- art. 24 ust. 4 oraz ust. 6a–6d i art. 41 ust. 7b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 199 ze zm),
- art. 81 ust. 1 i 6 oraz art. 85 ust. 4 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 1461 ze zm.),
- art. 45 ust. 5a pkt 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm).
Jakub Pioterek
