Elektroniczne kopie dokumentów – czy wystarczą do wypłaty zasiłku macierzyńskiego
Czy od 1 lipca 2026 r. pracodawca będący płatnikiem zasiłku może uznawać elektroniczne kopie dokumentów jako załączniki do wniosków o zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego oraz ojcowskiego? Czy elektronicznymi kopiami dokumentów, o których mowa w art. 61b ust. 4 ustawy zasiłkowej, mogą być skany dokumentów urzędowych i medycznych, np. odpisu skróconego aktu urodzenia, zaświadczenia ze szpitala, orzeczenia o niepełnosprawności albo zaświadczeń od innych pracodawców? Czy przepisy wymagają dodatkowego potwierdzania takich kopii za zgodność z oryginałem, tak jak przewiduje to rozporządzenie w sprawie dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków? Czy rozporządzenie to nadal obowiązuje?
Tak. Od 1 lipca 2026 r. pracodawca będący płatnikiem zasiłku może przyjmować elektroniczne kopie dokumentów jako załączniki do wniosków o zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego i ojcowskiego. Przepisy nie wymagają, aby elektroniczne kopie dokumentów dodatkowo potwierdzać za zgodność z oryginałem.
- Jakie elektroniczne kopie dokumentów można dołączyć do wniosku o zasiłek macierzyński
- Kiedy wystarczy skan albo czytelna fotografia dokumentu
- Dlaczego elektronicznej kopii nie trzeba potwierdzać za zgodność z oryginałem
- Jak postąpić, gdy przesłana kopia jest nieczytelna lub budzi wątpliwości
Sprawdź też:
Forma załączników po zmianach od 1 lipca
Od 1 lipca 2026 r. do wniosku o zasiłek można dołączyć:
- dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku,
- kopie tych dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem,
- elektroniczne kopie dokumentów.
Przepisy nie ograniczają możliwości składania elektronicznych kopii do wybranych rodzajów dokumentów. Oznacza to, że w tej formie można składać również wymagane dokumenty urzędowe, medyczne oraz dokumenty wystawiane przez innych pracodawców lub płatników, jeżeli są potrzebne do ustalenia prawa do zasiłku.
Czym jest elektroniczna kopia dokumentu
Elektroniczna kopia dokumentu nie jest dokumentem elektronicznym opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym ani podpisem osobistym. Jest elektronicznym odwzorowaniem istniejącego dokumentu, np. jego skanem albo czytelną fotografią, które pozwalają ocenić treść dokumentu.
Czy kopię trzeba potwierdzać za zgodność z oryginałem
Przepisy nie przewidują obowiązku potwierdzania elektronicznych kopii dokumentów za zgodność z oryginałem. Wymóg potwierdzenia zgodności z oryginałem dotyczy wyłącznie kopii składanych jako kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem.
Czy rozporządzenie nadal obowiązuje
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków nadal obowiązuje. Rozporządzenie określa katalog dokumentów wymaganych do ustalenia prawa do poszczególnych zasiłków. Natomiast art. 61b ustawy zasiłkowej reguluje dopuszczalne formy ich składania, w tym możliwość dołączania elektronicznych kopii dokumentów.
Wskazówki dla pracodawcy
Pracodawca będący płatnikiem zasiłku może przyjmować jako załączniki do wniosków elektroniczne kopie wymaganych dokumentów, w tym np.:
- odpisu skróconego aktu urodzenia dziecka,
- zaświadczenia ze szpitala,
- orzeczenia o niepełnosprawności,
- zaświadczenia od innego pracodawcy.
Elektroniczna kopia powinna być czytelna i umożliwiać weryfikację treści dokumentu. Jeżeli przedstawiona kopia jest nieczytelna albo budzi uzasadnione wątpliwości co do kompletności lub autentyczności, do ustalenia prawa do zasiłku może być konieczne przedstawienie dokumentu w innej dopuszczalnej formie.
- art. 61b ust. 1, 4, 5b i 6 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2026 r. poz. 854 ze zm.),
- § 9, § 22, § 24 i § 26 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (tekst jedn.: Dz.U. z 2026 r. poz. 890 ze zm.).
Jakub Pioterek
Słowa kluczowe:
wypłata zasiłku
