Nagroda za polecenie pracownika – w jakich przypadkach będzie zwolniona z podatku i składek

Nagroda wypłacana w ramach opisanego programu poleceń nie korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego. Stanowi przychód podlegający opodatkowaniu PIT niezależnie od tego, czy otrzymuje ją pracownik, osoba świadcząca usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, czy osoba trzecia.

Jeżeli program jest rzeczywiście dostępny na jednakowych zasadach także dla osób spoza firmy, udział w nim jest dobrowolny, a polecanie kandydatów nie należy do obowiązków wynikających z umowy o pracę ani umowy cywilnoprawnej, nagroda stanowi przychód z innych źródeł i nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne.

W takim wariancie firma wypłaca uczestnikowi nieprowadzącemu działalności gospodarczej pełną kwotę nagrody bez potrącania zaliczki na PIT, nie nalicza od niej składek społecznych ani składki zdrowotnej oraz wykazuje jej wartość w informacji PIT-11 jako przychód z innych źródeł. Informację przekazuje uczestnikowi programu oraz właściwemu urzędowi skarbowemu. Uczestnik samodzielnie rozlicza podatek w zeznaniu rocznym według skali podatkowej.

Opodatkowaniu podlegają co do zasady wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem tych, które przepisy wyraźnie zwalniają z podatku albo wobec których zaniechano poboru podatku. Wynika to z art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ustawa o PIT nie przewiduje odrębnego zwolnienia dla nagród wypłacanych za polecenie kandydata do pracy. Nie ma przy tym znaczenia, że wysokość nagrody wynosi od 500 do 1500 zł.

W szczególności nie można zastosować zwolnienia do kwoty 2000 zł określonego w art. 21 ust. 1 pkt 68 ustawy o PIT. Przepis ten obejmuje wartość wygranych w określonych konkursach i grach oraz nagród związanych ze sprzedażą premiową. Program poleceń, w którym każdy uczestnik otrzymuje określoną kwotę po spełnieniu warunków, np. po zatrudnieniu kandydata i przepracowaniu przez niego ustalonego okresu, nie ma zasadniczo charakteru konkursu. Nie występują w nim bowiem elementy współzawodnictwa, porównania wyników uczestników ani wyłonienia najlepszych spośród nich.

Jeżeli program jest skierowany na jednakowych zasadach do pracowników, zleceniobiorców oraz osób trzecich, a prawo do nagrody nie wynika wyłącznie z faktu pozostawania w stosunku pracy ani wykonywania umowy cywilnoprawnej, nagrodę można zakwalifikować jako przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 w związku z art. 20 ust. 1 ustawy o PIT.

Samo wskazanie w regulaminie, że program obejmuje również osoby trzecie, nie jest jednak wystarczające. Aby zachować taką kwalifikację, powinny zostać spełnione łącznie następujące warunki:

• program jest faktycznie dostępny dla osób zewnętrznych, a nie tylko formalnie określony jako otwarty,

• pracownicy, zleceniobiorcy i osoby trzecie uczestniczą w nim na takich samych zasadach,

• udział w programie jest dobrowolny,

• wyszukiwanie i polecanie kandydatów nie należy do obowiązków pracownika ani do przedmiotu umowy cywilnoprawnej,

• nagroda nie stanowi elementu regulaminu wynagradzania, regulaminu premiowania, umowy o pracę ani umowy zlecenia,

• wysokość nagrody nie zależy od wynagrodzenia, stanowiska, wymiaru etatu lub sposobu wykonywania umowy,

• brak udziału w programie nie wpływa na ocenę pracy, zatrudnienie ani wysokość wynagrodzenia uczestnika.

Podobną kwalifikację przyjął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 31 grudnia 2024 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.902.2024.2.KF. Organ uznał, że nagrody wypłacane w programie dostępnym dla pracowników, zleceniobiorców oraz osób trzecich stanowią przychód z innych źródeł, jeżeli udział w programie jest dobrowolny, a polecanie kandydatów nie wynika z obowiązków służbowych.

Jeżeli program jest dostępny wyłącznie dla pracowników, zgodnie z aktualnym stanowiskiem organów podatkowych nagrodę należy zakwalifikować jako przychód ze stosunku pracy. Dotyczy to również sytuacji, w której udział w programie jest dobrowolny, a polecanie kandydatów nie należy do obowiązków służbowych. O zakwalifikowaniu świadczenia do przychodów ze stosunku pracy może bowiem przesądzać to, że program jest skierowany wyłącznie do osób zatrudnionych przez organizatora. Firma powinna wtedy doliczyć nagrodę do pozostałych przychodów pracownika, pobrać zaliczkę na PIT oraz naliczyć składki ZUS.

Takie stanowisko Dyrektor KIS przedstawił m.in. w interpretacji indywidualnej z 28 stycznia 2025 r., nr 0115-KDIT2.4011.528.2024.1.ŁS. Odmienna kwalifikacja jako przychodu z innych źródeł jest uzasadniona przede wszystkim wtedy, gdy program jest rzeczywiście skierowany do szerszego kręgu odbiorców, w tym osób spoza firmy.

Analogicznie, jeżeli poszukiwanie lub polecanie kandydatów jest objęte przedmiotem umowy zlecenia albo innej umowy cywilnoprawnej, wypłatę należy potraktować jako przychód z tej umowy. Nie będzie ona w takiej sytuacji przychodem z innych źródeł.

Podstawę wymiaru składek pracownika tworzy przychód osiągany ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o PIT. Taką zasadę określa art. 18 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy systemowej.

W przypadku zleceniobiorcy do podstawy wymiaru składek wlicza się przychód uzyskany z wykonywania umowy cywilnoprawnej, jeżeli strony określiły odpłatność kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie. Wynika to z art. 18 ust. 3 ustawy systemowej.

Jeżeli nagroda za polecenie stanowi przychód z innych źródeł, a nie przychód ze stosunku pracy lub umowy zlecenia, nie wchodzi do podstawy wymiaru składek społecznych. Nie mamy tu do czynienia ze zwolnieniem składkowym przewidzianym w rozporządzeniu składkowym. Brak składek wynika z tego, że uczestnik nie uzyskuje tej wypłaty z tytułu zatrudnienia ani wykonywania umowy cywilnoprawnej.

Skoro nagroda nie stanowi podstawy składek społecznych pracownika albo zleceniobiorcy, nie wchodzi również do podstawy wymiaru składki zdrowotnej. W odniesieniu do osoby trzeciej brak składek wynika dodatkowo z tego, że sam udział w programie poleceń nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego.

W przypadku osoby trzeciej brak składek zakłada, że jej aktywność ogranicza się do incydentalnego polecenia kandydata. Jeżeli uczestnik zobowiązuje się do stałego wyszukiwania kandydatów lub wykonywania czynności rekrutacyjnych, relacja może zostać zakwalifikowana jako umowa o świadczenie usług, co wymagałoby odrębnej oceny podatkowej i składkowej.

Odrębnie należy ocenić przypadek, gdy nagrodę otrzymuje osoba prowadząca działalność gospodarczą, a polecanie kandydatów ma związek z tą działalnością. W takiej sytuacji wypłata może stanowić przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej. Firma nie wystawia wtedy PIT-11, a przedsiębiorca samodzielnie rozlicza uzyskany przychód. W zależności od charakteru wykonywanych czynności trzeba również ocenić skutki w VAT.